高校行政办公自动化系统基础设计实现与趋势

田蓓 王晓东

摘要 高校行政办公自动化系统建设是高校数字校园建设的重要组成部分，是提高高校管理水平的有效途径，对于推进高校信息化进程和智慧校园建设具有重要意义。本文分析了行政办公自动化系统的建设目标，提出了系统的总体设计，对重要功能模块设计进行了详细分析，并对系统的开发环境及具体的系统技术实现方式进行了探讨，对移动互联网时代高校行政办公自动化系统的发展趋势进行了分析，对其提出了思路和建议。

[关键词]高校行政 办公自动化系统 设计实现 趋势展望

办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机技术结合起来的一种新型的办公方式。尽管办公自动化得到普遍认同和广泛应用，但是当前一些高校在行政办公信息化水平仍然不高，信息碎片化、信息缺失以及信息决策失误等情况时有发生，极大制约了高校基础管理水平的提升。建立安全、高效的办公自动化系统能够促进高校行政部门内部结构优化，推进高校行政部门向管理服务型转化和高校行政信息公开，改善学校的教学、科研、管理与服务环境，促进高校行政办公管理现代化的实现。因此，建立并运用行政办公自动化系统，不仅是适应新形势的需要，也是加快教育事业发展，提高高校管理水平的需要。

1 系统建设目标

从OA办公系统功能实现层面分析，我们可以将其分为日常事务型、知识管理型以及分析决策型，高校的OA办公系统建设可以分步实施，最终要在满足日常事务管理的基础上，逐渐实现知识管理和分析决策功能。OA办公系统建设的基础目标包括以下方面：

1.1 规范审批业务

OA办公系统将全面规范高校基础管理，以电子化的方式规范审批业务，如对审批流程、审批权限、审批时限、审批意见、审批委托、审批转办、历史审批查看等项目和环节进行规范，有效提高高校制度的执行力的同时实现了审批过程的可追溯性。

1.2 提高业务审批效率

OA办公系统通过将审批事务电子化和模板化、线下审批流程网络化，助推高校行政实现自动化和移动化办公，节省了办公时间，拓展了办公空间，极大提升了审批效率。

1.3 实现高效沟通和协作

OA办公系统通过部署各种信息化的沟通工具，如即时消息、邮件、论坛、通知、公告等模块，帮助高校各部门以及教师之间实现更及时、更有效、更广泛的沟通和协作。同时，通过OA办公系统的消息引擎能够实现人与系统之间的信息互动，系统能及时将信息变更、待办工作等事项发出提醒，防止行政办公人员遗漏工作。

1.4 实现目标计划管理

通过OA办公系统的计划管理模块，行政人员可以按照不定期计划、月计划、周计划、日计划等安排个人工作，领导可以通过流程追踪、进度监控、流程督办、计划查询等功能实现对目标计划的全程管控并及时跟进督办、检查和考评下属工作，提高行政办公工作效率。

1.5 实现事件管理

艺术高校专门演出、教师讲座、师生交流、大型国际交流等活动频繁，事件管理模块可以方便实现教室、会议室、演出厅、车辆申请、会议提醒等功能，极大方便了师生的日常工作学习生活。

2 系统设计及功能

2.1 总体系统设计

高校OA系统涵盖的内容比较广泛，不同的高校有不同的模块需求，本文接下来将重点介绍常见通用的模块，主要包括公文管理、目标管理、会议管理、文化建设，综合办公、组织机构管理等。

2.2 系统功能简介

2.2.1 公文管理

公文管理采用的是工作流技术，是个人、团队、组织之间传递信息和执行组织管理规则的事务处理工具，可以实现如正式发文流程、请示等流程。其逻辑功能主要包含新建事项、待发事项、己发事项、待办事项、己办事项、督办事项等，具体如下：

（1）新建事项：发起一个协同工作。

（2）待发事项：新建了一个协同工作，只是暂存，没有启动工作流程。

（3）己发事项：新建一个协同工作，并已经启动该工作流程，已经开始审批流转了。

（4）待办事项：已经发起的一个协同工作，下一步轮到登录者审批，登陆者登录OA办公系统时，会在待办事项里看到该协同工作。

（5）己办事项：已经启动的所有协同工作中，审批节点包含自己的并且自己已经处理完毕的流程。

电子签名技术、电子印章的使用和管理功能将主要运用于公文管理审批模块。

2.2.2 目标管理

目标管理包含任务管理、项目管理、工作计划、日程事件、时间视图。

（1）任务管理：领导可以向自己的下属或平级发起任务，并指定规定的时间内完成，对于一项任务有六个状态：未完成、进行中、未开始、已超期、己完成、己取消。任务模块方便快捷，可以让领导和一般工作人员随时关注自己的任务进展，提高工作效率。

（2）项目管理：类似于任务管理，只是项目是范围比较大，周期比较长。

（3）工作计划：此模块可以指定规定时间内完成一个工作计划，包括周计划、日计划、月计划，一方面可以提高工作人员的工作效率，一方面提升管理水平。

（4）日程事件：主要是提醒个人的相关事宜，对于重要的计划节点系统会自动推送到首页面比较显眼的地方，方便承担任务的人员查看。

（5）时间视图：该模块类似于一个统计模块，将时间按日历的形式展现出来，并将某一天甚至某一时间段的任务、項目、工作计划展现出来，让工作人员一目了然。

2.2.3 会议管理

该模块包含会议安排、待开会议、己开会议、会议资源（申请会议室）等功能。教师可以在该模块中申请会议室，可以查看某一时间段某个会议室是否可用，并以图形的形式直观展示，通过不同颜色标注可用使时间段和己占用的时间。

2.2.4 文化建设

文化建设包含单位的新闻，单位的公告、部门的公告、单位讨论、部门讨论等。在该模块，高校行政人员和教师可以方便快捷地看到单位发出的所有新闻和公告。系统还可以设置部门专属公告空间和讨论区，仅限本部门人员用于内部交流。

2.2.5 综合办公

综合办公包含车辆管理、办公用品管理、办公设备管理、报销管理、档案管理等。比方说要申请办公用品，则需要填写一个申请表，待有权限部门审核毕后即可领取办公用品。再比如，重要活动需要派车，也需要在综合办公模块中发出流程，在申请表填上需要派車的时间和车辆类型，待审批后即可使用。

2.2.6 组织机构、应用设置和权限设置

只有系统管理员才有权限看到组织机构、应用设置和权限设置界面。系统管理员可以对学校的部门、人事、岗位、角色进行管理，各个部门的人员结构是什么样的，哪些工作人员有发文的权限，哪些工作人员有某个模块申请的审批权限等等都需要在权限设置模块中进行设置。

3 系统技术实现

3.1 系统架构

当前OA办公系统的开发通常有两种开发模式，分别为C/S（客户端/服务器）和B/Sf浏览器/服务器）模式。高校OA办公系统规模和业务量较大，软件结构较为复杂，基于c/s架构下开发的系统中，客户侧和服务器负荷较重，系统运行效率、移植性等均无法达到系统运行需求。在B/S架构包含了客户层、表现层和数据服务层三层次的模型，软件应用的业务逻辑完全在应用服务器端实现，用户表现完全在Web服务器实现，客户端只需要浏览器即可进行业务处理，基于B/S架构下系统从开发到后期维护只需在服务器侧进行操作，使得系统开发、维护和操作变得简单，降低系统运维成本，提升系统安全性。此外，在客户侧与服务端中间添加一个逻辑应用层，使得系统可将客户侧的业务与其他独立开来，系统结构更加灵活，是高校OA办公系统开发的首选架构。

3.2 开发语言及开发环境

为了更好支持B/S结构，保证系统良好的可扩展性，建议使用java语言开发系统，开发模式采用基于目前OA技术中最为先进优秀的技术架构J2EE框架，即Struts+Hibemate+Spring，其核心是一组技术规范与指南，其中所包含的各类组件、服务架构及技术层次，均有共通的标准及规格，让各种依循J2EE架构的不同平台之间，存在良好的兼容性。SSH架构如图1所示。

采用上述开发模型不仅实现了视图、控制器与模型的彻底分离，而且还实现了业务逻辑层与持久层的分离。这样前端调整后，模型层只需做较少改动，且数据库变化亦不会对前端有所影响，大大提高了系统的可复用性。通过J2EE框架可简化且规范应用系统的开发与部署，还便于系统集成整合和数据端口对接（比如可以与根据高校办公自动化专业需求开发的教务管理、科研管理、人事管理、财务管理、图书馆管理等子系统进行集成整合）显著提高系统的可移植性、安全性与再用价值，完全能够适应高校行政办公自动化功能需求，同时便于OA办公系统的升级改造。

4 发展趋势展望

2016年12月15日，国务院印发了《“十三五”国家信息化规划》，《规划》指出“截至2015年底，第三代移动通信网络（3G）覆盖全国所有乡镇，第四代移动通信网络（4G）商用全面铺开，第五代移动通信网络（5G）研发步入全球领先梯队，网络提速降费行动加快推进。”同时明确提出“信息化发展指数”将从2015年的72.45上升到2020年的88。《规划》作为“十三五”国家规划体系的重要组成部分，是指导“十三五”期间各地区、各部门信息化工作的行动指南。可以预见的是随着技术的不断突破和硬件的不断提升，中国将全面进入移动互联网时代，这将极大变更我们的工作生活的原有形态。同时，大数据、云计算等新兴技术的发展，能够很好解决信息的碎片化和信息弱加工问题，挖掘、发挥大数据的价值，进行数据处理、加工和整合显得十分重要，智能化办公将成为趋势。未来，OA办公系统适应形势发展必须满足以下需求：一是满足业务移动化需求。移动互联网变革了传统的集中办公方式，扩大了办公区域，可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接即时办公，OA办公系统在设计开发时需具备移动端功能以满足移动协同办公的迫切需要。二是要满足协作社交化需求。互联网时代要求具有快速响应能力，OA办公平台需要具备社交功能以便高校行政办公人员通过同一平台共享信息，加快信息的汇聚和流通速度，实现高效沟通和高效协同。三是满足应用智能化需求。一方面OA办公系统将向大平台方向发展，必须具有强大的整合性和扩展性，消除信息孤岛，实现数据的互享互通，作为基础平台整合人事、财务、科研、教务等系统。另一方面通过对数据的深度加工、处理，支持管理者更科学地做出判断以及预测，从而制定合理的决策。

5 结束语

高校OA办公系统建设对于推进高校信息化进程具有重要意义，不但是智慧校园建设的重要组成部分也有助于提升学校的管理水平和整体形象。基于J2EE技术和B/S架构的高校OA办公系统是一个具有较强安全性、可维护性、良好的可扩展性的信息平台，为后续建立全面覆盖教研、教学管理和师生服务各项工作的智慧校园综合系统打下了坚实的基础。社会和技术的发展日新月异，高校OA办公系统的设计、规划和实现要具备一定前瞻性，才能跟上时代的步伐更好地服务高校各项工作。

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