“自动填充”在Excel中的妙用

刘嫦艳

摘要 Exce12010是Office2010办公软件中的主要组件之一，它可以帮助我们更有效更便捷地进行数据处理。而Excel中的自动填充功能是Office系列产品的一大特色。如果你已经厌倦了反复填写同类信息的数据，那么只需用自动填充功能就能一次性完成。

[关键词]Excel 2010数据自动填充序列

Excel 2010在数据的记录、计算、统计等方面功能强大，是日常办公中不可或缺的应用软件。利用电子表格处理软件可以方便地制作各种复杂的表格，进行复杂的数学计算，能对数据进行各种复杂的统计，能形象地将大量的数据以色彩丰富、形式多样的商业图表呈现。总之，电子表格可以将种类繁琐、枯燥的数据组织起来，通过分析，整理出用户所需要的信息，为决策提供依据。

使用Excel时，经常会接触到各种数据。而在Excel中输入数据时，经常会遇到相邻单元格为一些有规律的数，比如100，101，102……一月，二月，三月……等等。如果你对填充功能的应用不熟悉，那你只能老老实实逐条输入，但这种做法明显效率太低。如果使用Excel提供的自动填充功能则能快速地进行数据填充，而且不易出错。

“自动填充”可以通过“填充柄”或“序列”对话框来完成。所谓的“填充柄”是指位于选定区域右下角的黑色小方块。将鼠标指向填充柄时，鼠标的指针更改为黑色十字，此时可以用鼠标拖动填充序列，也可以双击填充柄，自动完成序列填充。“序列”对话框位于“开始”选项卡“编辑”组中的“填充”选项处。

自动填充主要分为以下三种：数字填充、日期填充、文本填充。

1 数字序列填充

数字填充主要有三种填充类型：等差序列、等比序列和自动填充。以等差序列或等比序列方式填充需要在“序列”对话框中输入“步长值”和“终止值”。步长值不一定非得是正整数，也可以是负数或小数。自动填充功能类似于单元格复制，即将所选择的单元格区域全部用于填充与初始单元相同的数值。

举个例子：从初始单元格Al开始沿列方向填入10，20，30，40……100这样一组数。我们知道这是一个等差序列，初值为10，步长（也就是等差数列中的“公差”）为10，可以采用以下几种方法填充：

1.1 鼠标拖动

鼠标拖动法是指用鼠标按住填充柄进行（上、下、左、右四个方向皆可）拖动，进行数据填充。

具体方法如下：初始单元格Al中填入10，A2填入20，用鼠标选定Al、A2单元格后按住填充柄向下拖曳至单元格Al0后松开。操作结果：从A3单元格开始依次以“步长值”为10（即“公差”为10）的等差序列进行填充，即A3单元格为30，A4单元格为40，A5单元格为50……至Al0单元格为100，填充完毕。

1.2 填充序列对话框

1.2.1 等差序列

在初始单元格Al输入10，打开填充序列对话框，选择“序列产生在”一一列，“类型是”一一等差数列，“步长值”——10，“终止值”——100，然后“确定”。具体见图1。

1.2.2 等比序列

序列产生在“行”，步长值为2的等比数列，从10--160。操作步骤与图1类似。

1.2.3 鼠标右键

在初始单元格Al中输入10，用鼠标右键按住填充柄向下拖动到单元格Al0，松开鼠标后弹出快捷菜单，选择快捷菜单中的“序列”命令，即能打开“序列”对话框，操作方向前面已有详细说明。

1.2.4 仅填充格式与不带格式填充

若初始单元格进行文字颜色与底纹颜色的设置，分别对以下几个单元格进行“仅填充格式”与“不带格式填充”操作。则操作结果分别见图2和图3。

“仅填充格式”一一不填充内容，复制文字颜色与底纹颜色。

“不带格式填充”一一填充内容，但不复制格式。

2 日期填充

日期序列包括日期和时间。

2.1 使用对话框

当单元格里的数据为日期格式时，填充对话框可进行如下设置：“类型”设为“日期”，“日期单位”可选为一一“日”、“工作日”、“月”、和“年”，默认步长值均为1。“自动填充”默认步长值为1。详见图4。

2.2 鼠标拖动

鼠标拖动方法与数列相同，填充结果与“自动填充”相同，默认步长值是1。

3 文本填充

文本填充时，常见的有三种情况：

3.1 全为数字

数字在Excel中也可能作为文本处理，所以在文本单元格格式中，填充时按等差序列方式进行。

3.2 没有数字

若文本中只有字符没有数字，那么结果只是进行内容上的复制而己。

3.3 文本中有数字

文本含字符的部分保持不變。含数字的部分又可分为以下两种情况：

3.3.1 文本中仅含一个数字

则该数字按等差序列，步长为1填充（见图5）。

3.3.2 含两个或更多的数字

前面的数字保持不变，只有最末一个数字按步长值为1的等差序列进行填充（见图6）。

注意：填充可以按行填充，也可以按列填充。可以向下或向右填充，也可以向左或向上填充。如果向右或向下填充时，则以步长值为1进行递增填充，向左或向上填充时，则以步长值为.1进行递减填充。

以上对填充的方法和技巧进行了简单的阐述，更多的方法和技巧需要我们在使用Excel 2010中不断地积累和总结。

参考文献

[1]陈建军，主编.计算机应用基础[M].北京高等教育出版社，2014 （07）

[2]曹岩.主编.中文Exce12007应用教程[M].西北工业大学出版社.2010.