一种基于JAVA的资源共享管理系统

朱皖苏 钱诚 刘彩霞 齐红涛

摘 要：目前公司知识资料种类繁杂，形式多样，具体资料类型包括可研报告、QC资料、规章规范、企业标准、青创赛活动材料、会议材料、项目资料、台账资料、个人收集材料等等，以word、PPT、PDF、图片等多种表现形式。资料基本上是各部门分别管理，杂乱无序，且基本上是采取个人存储保管，难以集中和共享，相互之间通过邮件、QQ、微信等方式传递，实际应用中存在查找不方便，难以共享，容易丢失等现象，给日常工作带来了极大的不便。

关键词：资源共享；创新课题；移动应用

中图分类号：TP391 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2018）24-0018-02

1 引言

目前公司资料种类繁杂，形式多样，具体资料类型包括可研报告、QC资料、规章规范、企业标准、青创赛活动材料、会议材料、项目资料、台账资料、个人收集材料等等，以word、PPT、PDF、图片等多种表现形式。资料基本上是各部门分别管理，杂乱无序，且基本上是采取个人存储保管，难以集中和共享，相互之间通过邮件、QQ、微信等方式传递，实际应用中存在查找不方便，难以共享，容易丢失等现象，给日常工作带来了极大的不便。

因此，迫切希望通过开发一款工具能让人员在系统中分享知识资源和想法，为公司创新项目，提供资料来源。

具体需求如下：

1.1 创建资源共享平台

资料共享，公司员工能够在平台中分享成功的典型经验、知识、文档等。

资料审核，管理员对上传的资料具有审核权限，只有通过审核的材料，才能在平台上共享，严格控制资料的质量。

1.2 资料关联和版本控制

对同一类别或同一主题的资料进行自动关联，对同一名称资料不同版本进行跟踪登记，在资料检索结果时一并提示相关联资料或同一资料的不同版本信息。

1.3 资料备份与下载控制

对系统上传的所有资料进行可靠备份，确保资料及其信息不会出现物理丢失。对通过系统检索下载的资料进行日志记录和查阅。

1.4 资料应用

提供对所有资料信息的检索应用，可根据资料名称关键字进行模糊查询快速检索，可根据资料分类进行分类检索，可根据检索结果和浏览权限对资料进行浏览和下载。

1.5 针对关键问题进行专题管理

搜索过滤高质量的问题的想法，形成专题，邀请专家进行评审和提相关意见，并对进行修改完善。

1.6 及时跟进创新进度

公司团委及时跟踪攻关兴趣小组的进展情况，给予帮助和指导，并将有价值的项目推荐给相应部门科技团队。

1.7 注册信息管理

平台提供自由注册功能，注册时需要填写手机号，姓名，身份证等相关信息。

2 工具原理及功能

资源共享管理系统分为移动端和后台管理端。移动端主要实现资源共享管理、资料检索、专题发布管理、系统管理等功能。

系统管理端主要维护基础配置信息。

为满足系统应用需求，将APP功能设计为知识资源共享管理、资料检索、专题发布管理、系统管理四个模块。如图1所示。

2.1 知识共享管理

按照知识知识资料分类可上传各类知识知识资料，在上传知识知识资料时需一并录入知识知识资料相关，不同分类知识知识资料其维护信息不同，上传知识知识资料时自动记录上传时间和上传人，不同分类知识知识资料其维护信息如下：

（1）规章规范及标准：知识知识资料名称、发布单位、发布日期。（2）文件：文件名称、发文单位、发文日期、文号。（3）内部工作报告及材料：知识知识资料名称、知识知识资料类别、编写年月、编写部门、编写人、专题。（4）个人收集知识知识资料：知识知识资料名称、知识知识资料类别、收集人、收集日期。

2.2 专题发布管理

2.2.1 问题管理

员工可以进行提问和回答问题，员工可以邀人回答自己提的问题，可以对自己提的问题进行补充和修改。同时，如果发现不合适或自己感兴趣问题，员工也可以评论。

2.2.2 重点课题管理

通过严格的专题评审流程，实现将普通专题转换成重点课题，同时转换成重点课题的专题，自动设置负责人和小组成员，并通知相关人员准备材料，包括可研报告、技术报告等文档，最终为科技项目提供专题来源。如图2所示。

3 资料检索

资料检索模块主要提供对各类资料的快速检索和分类检索，以及对检索结果的浏览及下载。

3.1 快速检索

快速检索提供通过关键字进行模糊与精确搜索，关键词可包括分类、资料名称、发布单位、发布年月、主题词等，对于出现关键字的的检索内容用列表按照发布时间顺序列出，用户可以双击浏览资料内容。

3.2 分类检索

提供对资料按照规章规范及标准、文件、内部工作报告、个人收集资料等分类导航检索。对某些分类提供按特定的类别进行查询，系统建立多维度导航树，比如按照发布部门、资料类别、专题、时间等。

3.3 台账资料检索

用列表列出各市县设备台账的统计资料、明细资料，选择某项可浏览具体内容。

3.4 资料浏览下载

在通过某种方式对资料库进行检索后，选择某项检索结果，可浏览资料内容，也可将资料下载到本地。资料浏览时将检查用户是否具备浏览权限，如当前用户未获授权，则不能对资料内容进行浏览和下载。

4 系统管理

系统管理主要提供对使用系统的部门员工及其操作权限进行设置。

4.1 部门及人员维护

提供对市县公司部门树的维护，以及在基于部门树维护使用本系统的管理人员信息。

4.2 系统权限管理

提供對不同角色分配系统操作权限功能。

5 结语

建立一个集中部署、分级管理的知识资料一体化管理平台，实现对公司所使用的规章规范、可研报告、QC资料、企业标准、各类文件、各类内部报告、会议材料、项目资料、台账资料等资料进行统一归档，覆盖公司各部门，提供快速检索、分类检索等灵活多样的查找方式，快速方便找到所需的资料，实现公司知识资料一体化应用，能有效地推进知识资料管理体系建设。同时通过系统的使用，公司员工能够在平台中同时可以自由提出自己的问题和想法，与所有有兴趣的人一起攻克课题，最终为科技项目提供专题来源。

参考文献

[1]盛小平，何立阳.知识管理系统研究综述[J].图书馆，2003（1）：36-39.

[2]邱晖，孙政顺.知识管理系统的构建及其策略[J].计算机工程与应用，2001，27（1）：52-54.

[3]丁蔚.知识管理系统：建构学习型组织的工具[J].图书情报工作，2001（6）：5-8.