智慧校园背景下的档案信息化

谷惠敏

摘要 从IBM“智慧地球”概念的提出，到“智慧校园”建设思路的形成，大数据、云计算等技术的发展，也为档案信息化管理提供了发展契机。如何将现代信息化技术融入到高校档案管理中，切实从档案资料信息的网络化、数字化转换中，来提升档案信息的高度共享，实现档案信息查询、传递、接受、存储等一体化管理。本文将着重从“智慧校园”背景入手，来探析档案信息化管理的必要性，并从面临的现实难题上提出积极的改进对策和建议。

【关键词】智慧校园 档案管理 信息化建设

现代网络化技术的不断成熟和发展，特别是大数据、云计算的广泛应用，将之应用到高校档案管理实践中，来推进高校档案信息化建设。以IBM公司提出的“智慧地球”概念，催生了众多学者对“智慧校园”的建设思路。2012年教育部印发《教育信息化十年發展规划》中提出“以数字化校园建设为基础的智慧校园建设是高等教育信息化建设核心任务之一”，南京邮电、浙江大学、西南大学等高校也纷纷跟进和筹划“智慧校园”建设。档案工作是高校“智慧校园”建设的重要部分，能否借助于“智慧校园”发展契机，以现代信息技术为支撑来提升档案管理信息化水平，充分发挥档案数据的综合价值。鉴于此，从“智慧校园”的内涵及当前档案信息化建设面临的问题入手，来提出纾解对策和建议。

1 “智慧校园”的内涵及档案信息化管理面临的挑战

从“智慧校园”的内涵来看，学者们对其研究的侧重点不同，给予的定义也迥异。但就“智慧校园”的发展趋势来看，强调“以人为本、深度融合”受到广泛认可，特别是在大数据背景下，利用物联网、云计算等技术来支撑高校教学、科研、管理和校园生活服务等环境，来实现高校校园信息资源的综合开发，提升校园管理信息化水平。档案是知识管理的重要内容，也是“智慧校园”中的知识库、数据库。从档案信息化建设中来推进档案信息的采集、积累、存储、传输、应用，发挥档案知识在“智慧校园”中的决策、预警、管理、社交等领域的积极作用。不过，在高校“智慧校园”建设进程中档案信息化管理依然面临诸多挑战，主要表现在以下三方面。

1.1 对档案信息化管理中管理内涵不断延伸

从档案管理的内容及范围界定上，已经突破了传统基础档案范畴，如校史档案、文博工作等等，不断扩充和拓宽了档案管理内涵。同时，在“智慧校园”背景下，依托时间戳、过程控制等技术，提升了电子档案的有效性，也让电子文档、电子邮件等也纳入了档案管理范畴。

1.2 对档案信息资源系统各业务整合的挑战

从概念上来对照，“智慧校园”远高于“数字校园”，特别是在不同业务系统的集成性管理中，“智慧校园”所具有的开放性、可扩展性，需要协同高校教学、科研、管理及服务多个业务系统，无疑给传统的封闭的档案管理提出新的挑战。如通过对北京、上海、南京、广州、成都、武汉等地重点高校档案管理信息化管理的现状进行调研发现，采用B/S体系结构的占比95%，但能够与其他系统实现有效对接的却不足45%，符合“面向服务架构”设计的不足9%，反而背离了“智慧校园”能够满足互联互通、可扩展性的建设初衷。

1.3 来自大数据检索与分析的技术挑战

从“智慧校园”的发展动力看，大数据是根本驱动力，而档案信息资源所包含的大数据，更是构成教学、科研、管理和服务的基础信息。然而，“智慧校园”与大数据的衔接还不畅，所能提供的“决策支撑”作用还很有限。

2 “智慧校园”背景下实施高校档案信息化管理的必要性

从高校档案信息化建设内容来看，信息化管理是建立在档案信息资源基础上，以电子化档案信息为核心，利用现代网络技术来提升信息资源的利用率，提升档案信息化管理的综合效益。从当前网络时代的发展，信息化技术已经渗透并覆盖所有行业。高校档案管理作为“智慧效益”建设的重要部分，更应该从信息化管理中来实现档案信息资源的共享、共用。

2.1 高校档案信息化管理是实现“智慧校园”的必然途径

高等院校作为承载文明、传播知识的重要学府，其自身所积淀的文化内涵，如悠久的办学历史，丰富的校园文化底蕴，收集的各类学科资源信息等等，都将成为档案事业健康发展的基础信息。近年来，随着高校教改的深入，院校对外交流更趋频繁，档案管理的分类方法逐渐增多。如信用档案、个人档案等。同时，档案信息在形式上，突破单纯纸质档案的局限，还有音像档案、图像档案、电子磁盘数据等等。这些档案信息都迫切需要通过档案信息化管理来实现高效、综合利用。

2.2 高校档案信息化管理是提升档案从业人员素质能力的重要手段

从高校档案信息化管理现状来看，现代信息技术的广泛应用，无疑对档案管理人员提出了更高要求，特别是大数据背景下，以“智慧校园”为载体的新兴档案管理技术，云计算、物联网等，对传统的档案管理方式已经难以满足需要。由此，档案管理人员只有不断学习新技术，增强信息化水平，才能满足档案信息化管理要求。

2.3 高校档案信息化管理是实现档案资源开发与共享的必然选择

高校档案信息化管理的基础是电子档案信息的整合与利用，而对于电子档案信息，由于其存在形式的电子化，需要从现代信息资源挖掘技术上来提升档案信息的开发水平。如电子档案存储量大，体积小，传递速度便捷，具有长时间使用、易于保存和快速复制等优点。由此，来加强档案信息化建设，就要抓住“智慧校园”建设机遇，争取主动权来开创高校档案信息的共享新局面。

3 当前高校档案信息化建设面临的突出问题

3.1 档案信息化资金不足，筹资渠道局限

从高校建设档案信息化目标来看，必然需要配置高性能的计算机、路由器、存储设备，以及相关联的周边设施设备，还要架设满足信息安全的互联互通设备。这些设备设施的购入，需要大量的资金。同时，由于电子产品在更新换代的速度太快，其所使用的周期太短，难以一次性完成投入，期间还要做好设备的维护、升级、管理，也需要经费投入，单一的教育投资模式制约了档案信息化进程。

3.2 档案信息化建设任务繁重，工作成效不显著

推进高校档案信息化建设，需要对现有的档案信息进行数字化转换，特别是引入扫描设备、缩微设备、网络设备等，实现纸质资料、影像资料格式的有序化转换。事实上，由于现有的文档处理系统软件，难以实现数据库直接调用和管理，还需要从档案数据库建设上，优化档案数据的检索、查询和使用。另外，考虑到档案数据管理的安全性，特别是在网络环境下，需要增加相应的数据防护措施。如增加网络防火墙、配置网关、以及相关的网络杀毒软件，来防范档案资料被窃取，保障档案信息安全。不过，由于电子化过程中可能出现因技术升级而带来的失去原来效用、造成档案资源受损问题，加之档案管理中对电子化信息、纸质信息的同时存储与管理，增加了工作量，也降低了档案信息化管理效率。

3.3 档案信息化建设需要高技能专门人才与当前人才缺失的矛盾

提升高校档案信息化管理水平，人才是必不可少的，特别是具备信息化专业知识技能，又熟悉档案管理业务的专门性人才。然而，当前的教育体制下，档案管理工作与计算机操作应用能力的人才还较少，特别是复合型人才缺失严重，使得档案管理部门信息化人才队伍不足，加之档案管理部门工资待遇低，对优秀人才吸引力不足，也制约了档案信息化管理的全面展开。

3.4 高校档案信息化建设对现有档案管理环境提出更高要求

长期以来，档案管理仍以封闭环境为主，管理思想、管理方式、创新意识不足。在档案信息化管理中，需要转变理念，特别是认识到网络化环境下，档案管理人员要树立服务理念，拓宽档案管理方式，增强档案信息化利用率，提升档案服务质量。

4 纾解高校档案信息化管理的有效对策和建议

4.1 拓宽高校档案信息化资金渠道，提升档案信息化管理软硬件水平

高校档案信息化管理的有序开展，需要从当前软硬件设备更新上，拓宽资金渠道，加大投入，重视高校档案信息化管理与建设“智慧校园”的关系。一方面，高校要在资金使用上，对档案部门给予倾斜;另一方面，高校要积极向财政部门提出申请，赢得支持。如在档案信息化建设网络设备、存储设备、软硬件设施上，配备高性能计算机及其他设备，来为档案信息化建设提供发展基础。

4.2 完善法律，健全制度规章

以档案信息化建设为中心，着力完善档案管理法律文件和规章制度，一方面保障档案管理人员的权益，另一方面保护档案信息安全。建立完整的电子档案管理法律制度，如制定档案信息鉴定制度，提升档案信息的准确性、真实性。

4.3 加强档案人员专业化培训，提升综合素质

档案信息化建设的主力在于人才，利用专项业务培训活动，如座谈会、专家辅导和专家讲座等，来激励档案人员参加学习，提升自身知识、技能水平。同時，引入档案人员绩效考核机制，选聘具备计算机技术、档案管理经验的优秀人才来充实档案工作队伍。

4.4 完善档案信息化数据库，优化档案服务模式

高校档案管理部门要建立完整的档案数据库，将大量的档案信息集中储存在一个可以共享的数据库里，从而实现网络资源的共享。在增进档案信息资源服务效率上，要依托大数据、云计算等技术手段，来改变服务模式，实现用户在线查询，提升档案利用率。

参考文献

[1]郎志英，高校档案信息化管理工作改革与创新发展[J].信息化建设，2016 （01）：1 68.

[2]李永战.高校档案信息化管理平台的构建及相关问题阐述[J].高教学刊，2016 （13）：161-162.