建筑学及相关专业教学档案数据化管理浅析——以东北大学江河建筑学院教学档案管理改革为例

于晓飞 王 莹 周 琴

（东北大学 辽宁沈阳 110000）

一、研究背景

教学档案管理是高校教学管理的重要组成部分，在高校内涵式发展，高校改革不断深入的背景下，教学档案管理作为改革的一环，革新已势在必行。

高校教学档案繁杂，教学档案管理难度大，难以形成系统。教学档案经历了纸质柜存，纸质档案柜存和电子移动存储并存、部分档案系统化网络化的时期，而随着“云时代”的到来，未来教学档案管理的无纸化、程序化将是必然趋势，高校教学档案管理改革随之而来。我们在江河建筑学院进行了为期一年的改革实践，以期寻找到符合时代发展并且专业适合的管理范例。[1]

本文旨在通过对现存教学档案管理中存在问题的分析，对江河建筑学院改革过程的整理，在个案中寻找共通，总结出具有专业特色的教学档案管理制度，形成切实可行的教学档案运行管理机制，以供各位同行参考。[2]

二、教学档案管理现存问题及形成原因

1．教学档案管理问题

学院成立于 2013 年，下设建筑学与城乡规划学两个专业，经调查，江河建筑学院资料和档案建设现存问题主要有以下几方面。首先，区别于其他工科专业，建筑学和城乡规划学教学资料特别是设计作业的存档量大且复杂；第二，相比于国内其他高校，学院教学档案管理仍然停留在纸质资料柜保存状态，档案管理处于初级阶段，资料管理方式严重落后，教学资料极易丢失；第三，教学档案管理制度不健全，档案管理工作不规范、不系统；第四，教学档案管理机制、运行机制不完善。

2．教学档案问题形成原因分析

我们通过对东北大学江河建筑学院历史及现状的分析，总结出教学档案管理混乱的几点原因。学院于 2013 年从原资源与土木工程学院分离，单独建立，成立时日尚短，档案管理人才培养尚未形成系统，职责不明，导致教学档案管理难以形成系统。

教师对教学档案管理没有明确的责任标准，不重视。由于建筑学及其相关专业的特殊性，在教学过程中以及最终的教学档案会产生大量不可替代的手绘图纸、纸质作业并且不能完全数据化，导致学院教学档案纸质柜存数量庞大。

三、江河建筑学院教学档案改革

1．改革目标

教学档案改革主要目标是在发现学院现存问题的同时，力图寻找解决的途径和方法，改变现状问题，引入数据化、信息化、网络化等现代教学管理方式，科学规范数据化教学档案建设。建立教学档案制度，形成教学档案运行的规范流程，建立教学档案尤其是作业、试卷等资料的动态数据库，以期达到专业评估的要求，进而深化教学体制改革，促进学院教学工作可持续发展。

2．改革方案

根据建筑学和城乡规划学专业指导委员会和专业评估相关文件要求，结合相关论文、数据库、网页等文献资料的调查，并对国内其他相似高校进行对比研究，分析、整合、建立行之有效的学院教学档案管理规章制度；按照教学档案的分类分别进行归档的规范化数据化存储；教学档案按照规范要求分批次进行数据化建设与管理；制定可行的规范教学档案运行机制，保证教学档案动态运行的有据可依；建立教学档案（主要为设计类作业、实习实验报告、试卷、论文等）从产生到归档的动态数据库。

3．改革过程

学院教学档案改革持续时间为一年，首先对学院教学档案存储现状进行全方位调研，重点排查课堂教学产生的图纸、作业、报告等档案存储情况。[3]

我们对江河建筑学院的教学档案管理现状进行了汇总，主要体现在以下几个方面。一、档案保存大面积停留在纸质柜存阶段。二、没有统一的存储标准。三、档案管理随意性强。四、没有统一的教学档案管理运行制度。

经过对学院现状的调查，广泛征集学院教师建议，制定了《东北大学江河建筑学院本科生教学文档归档管理办法》，统一教学档案的存储标准，各部分人员的权利及职责，教学档案的运行流程。

办法摘要：“一、教学文档管理责任制度。为促进教学文档归档程序规范，教学文档使用正当，我院采用任课教师和资料管理员两级责任制度。”“二、保存形式、年限及原则。教学文档保存分为实物保存及电子文档保存两种保存形式。实物保存采用固定年限保存制。实物类试卷及作业采用封存制度，相关文件一经存档，保存期限内不得外借。如有特殊情况需要查阅或外借需经教学主管院长批准。电子文档可用于学院网站等对外宣传用途，任何人员不得转为他用。”

经过半年的试运行，学院绝大部分教学档案尤其是作业等实现了数据化存储，作业缺失现象有极大改善并建立了规范合理的档案运行机制。教学档案管理初步实现数据化管理。

4．改革难点

（1）观念的转变。在改革过程中，不可避免的与原有的观念、习惯模式产生冲突。

在本次改革中，是固有模式的转变，广大教师很不适应，教学档案管理人员也在不断磨合，在经过半年的试运行后才渐渐步入正轨。

（2）庞大的工作量。本次改革中，我们力求实现教学档案的完全数据化。在分批次数据化教学资料的过程中，发现部分教学档案数据化过程中的失真不可避免，在经过充分论证之后，决定保留这部分的纸质内容。尽管如此，教学档案的数据化也花费了教学档案管理人员大量的时间。

四、结语

1．建筑学及相关专业数据化管理的特色

通过对东北大学江河建筑学院教学档案改革的梳理，我们发现建筑学及其相关专业教学档案的数据化管理是可行的，同时也应该是具有专业特色的。

建筑学及相关专业的特性决定了，不能采用一刀切式的完全数据化管理。其教学过程中产生的部分图纸的纸质版本意义与电子版本不同，还是应该以纸质形式保存，数据化存储只能作为辅助手段。

2．数据化管理的要义

数据化管理的前提是数据化边界，即必须明确什么档案完全数据化、什么档案半数据化、什么档案不能数据化。数据化管理的基础是存储，即存储的规范性。在现阶段，数据化管理是建立在教学档案数据化存储的基础之上，档案存储的规范与否直接决定了管理的难易程度。数据化管理的核心是程序化。教学档案之所以改革根本是为了实现管理的方便、快捷、高效，而程序化是实现这一目标的核心。数据化管理即是在意识层面建立程序化概念，在制度层面制定程序化依据，在执行层面规范流程、依制度办事、管理，实现最终完全程序化。

数据化管理是在纸质管理基础之上衍生而来，虽然这仅仅是教学档案改革中的一小步，但这是奠定“云时代”下系统集成管理的基石，数据化管理的改革在整个教学档案改革中意义非凡。

[1]高霞.信息化环境下高校教学档案管理研究综述[J].档案管理，2016（4）：75-77.

[2]张斐,朱江伟,汤易兵,易荣华.关于高校二级学院教学档案管理平台建设的若干思考[J].浙江档案，2016（12）：59.

[3]陈燕凌.创新教学档案管理模式 规范教学档案管理[J].教育教学论坛,2017（36）：12-13.