计算机技术在办公自动化中的应用

2018-02-21马月生

现代工业经济和信息化 2018年4期

马月生

（山西职业技术学院，山西太原 030024）

引言

21世纪是一个信息化高度发展的世纪，计算机技术的发展和互联网的普及，预示着人们已经逐渐进入高速发展的信息化时代。现如今，在我们的日常生活、工作和学习的过程中，计算机始终都发挥着重要的作用，成为必不可少的重要工具之一，特别是当我们在面临着异常繁琐和沉重的办公业务时，计算机技术所发挥的作用不可估量。在以计算机技术为主导作用下的办公自动化的帮助下，处理、加工以及存储信息都能够做到一步到位，实现一体化办公，由此可以极大地促进工作效率和质量的显著提升。

1 办公自动化的概况

所谓办公自动化是指在计算机技术的帮助下，类似于处理数据、整合资源和存储档案等各种办公室内部业务都能够在最短的时间内高质量高效率的完成，故计算机技术是办公自动化最强大的支撑，在此基础上它能够把信息管理和互联网技术有机地结合在一起，换言之办公自动化是信息化时代发展到一定阶段的重要产物。办公人员在实际工作过程中，只需要借助专业的计算机设备和处理软件，便可以有效地处理和加工各种信息，然后在互联网的辅助作用下存储或者上传那些已经处理好的信息。对信息的处理和加工的整个过程基本上都是通过操作计算机实现的，工作人员也只是对计算机进行相应的操作，故这种在办公室工作中依赖计算机完成对各种信息的处理和加工的模式被称为办公自动化[1]。

2 计算机技术在办公自动化中应用的具体特征

2.1 互不干扰的逻辑结构

在平时的办公过程中，办公自动化用户在对信息进行处理时通常会借助专业的软件，并且从办公数据库中可以将所需要的信息直接调用出来。若同时运行数据库和应用软件，则极有可能出现数据紊乱的情况，进而不能全面地将数据库的数据导出来，更有甚者还会出现各种乱码的现象。然而，计算机技术所采用的结构具有一定的逻辑性，能够明确地将数据库和应用软件区分开，即使二者的操作同时运行，数据紊乱的情况也不会出现，这便在很大程度上为办公自动化本身的准确性提供了重要的保障[2]。

2.2 同步更新的数据库

充分发挥办公自动化的作用，离不开计算机对数据库中各种数据和信息的调用和处理，由此办公自动化的功能才能很轻松的实现。出于对办公自动化用户的考虑，相同的用户在不同地区和计算机上通过软件进行登录时，是可以将相同数据库内的信息和数据直接调用出来的，并且数据库的内容也可以实现异地的同步更新，大大提高了在异地进行办公的效率。

此外，办公自动化中应用计算机技术，通过对数据进行加密和授权，以及防火墙的启动等，在很大程度上提高了办公信息的安全性。

3 计算机技术在办公自动化中的功能

3.1 对数据进行自动备份

计算机技术在办公自动化的应用过程中，由于忘记存储的错误操作、突然的断电和线路出现损耗的计算机自身的故障造成数据被错误删除的现象时常出现，为此给后序办公的正常开展造成非常不利的影响。借助计算机自动备份数据的功能，便可以很大程度上提高数据的完整性与安全性，待计算机对办公自动化用户的数据进行自动备份后，由于用户错误的操作和计算机本身故障所导致的数据丢失的现象便可以得到有效的控制[3]，在已经备份数据的帮助下可以在最短的时间内将原先的数据进行恢复。另外，当计算机数据库的存储设备出现一定的故障，导致不能将已经丢失的数据重新恢复或者不能继续进行数据的存储时，数据库管理员还可以通过数据恢复的强大功能，将所丢失资料的日志备份尽可能地恢复，从而使数据存储的有效性得到最大限度的保证。

3.2 对数据进行密码保护

计算机数据库的破坏主要与内部和外部的破坏有关，有些用户对计算机数据库的用户名与密码通过非法盗取而获得其他用户数据库是最主要的破坏行为，并且这种不法行为在很大程度上已经严重威胁了用户数据库的安全性，故为有效防止出现用户丢失或者泄露数据的现象，最大限度地确保办公自动化用户能够对计算机运行程序进行安全且方便的调用，计算机数据密码保护技术就在其中发挥着至关重要的作用。

通过计算机密码保护系统可以帮助数据库管理系统实现对计算机办公自动化数据安全性和可靠性的有力保护[4]。同时，该保护系统能够防止不法分子对用户数据库数据进行随意且非法的篡改与盗取，从根本上为众多办公自动化用户提供有效的保障，保证计算机数据的安全。

除此以外，随着计算机技术和互联网技术的普及发展，办公自动化技术的发展日渐成熟，应用于计算机密码保护的范围越来越广，为促进办公信息安全等级的显著有效提升，一大批具备较高安全等级的保护系统与软件正不断地涌现出来。