煤炭贸易企业整合管理体系建设策略研究

2018-02-21白镇铭

现代工业经济和信息化 2018年8期

白镇铭

（唐山开滦德诚洁净能源有限公司，河北唐山 063000）

引言

当前，我国的经济进入了一个中低速增长时代，煤炭产业告别了多年的增长态势，进入到一个更加过剩的阶段，整个下行态势非常明显。这对各主要煤炭产地省份的经济造成了很大的影响，很多煤炭贸易企业的发展也受到了严重的冲击，处于低位运行的状态。

受近年来全球贸易形势严峻、市场环境恶劣、宏观贸易市场行情低迷、大宗产品价格下跌等不利因素影响，煤炭贸易企业的生存现状再次引起各方关注，传统煤炭贸易企业纷纷陷入“零利润”的困境，急需调整升级转型。传统煤炭贸易行业除了要进行产业升级、拓展产业链条、创新贸易模式、另辟蹊径寻找利润空间之外，还需要苦练内功，加强企业内部建设，大力推进企业人力资源管理、财务管理、业务监管、风险控制、信息战略、企业文化体系建设，确保企业经营目标实现和持续、快速、有效、协调发展[1]。

就企业整合管理体系建设的实施方案来讲，确定目标后，首先是要成立企业体系组织。领导组织是企业整合管理体系建设的核心，负责提出建立整合管理体系的目标、总体规划、运行效果要求；负责体系实施方案的审核并督促实施；负责整合管理体系建设中重大问题的研究；负责各专业管理体系规划、管理方案、管理程序的审批；负责对各专业工作组阶段性工作进行管理评审，提出改进要求等工作[2]。

执行组织则负责整合管理体系建设方案的制定、审核、上报；提出整合管理体系培训方案，做好体系建设专业知识培训工作；负责整合管理体系方案的推进、体系审核、持续改进；协助各专业组推进工作进程，提出可行性建议；负责为各专业组工作提供必要的资源，保证工作进度按计划进行[3]。

与此同时还需要借助专业管理组织制定本专业管理体系工作规划；组织制定专业培训计划；制定体系文件编写计划；组织宣贯体系文件内容；指导相关部门、岗位执行体系文件的管理要求；组织专项管理体系审核，系统查找体系运行中的问题，制定整改措施；落实整改措施，编写体系运行报告，提交管理评审会议。

就实施步骤而言，企业整合管理体系建设总体分为组织启动、体系建立、体系运行、体系审核、完善规范五个阶段进行。

1 组织启动阶段

这一阶段的任务是启动整合管理体系建设工作，主要是编制企业整合管理体系实施方案，组建整合管理体系领导组、各专业领导组及工作组成员；领导组织召开整合管理体系建设工作专题会议，明确工作目标、计划；制定管理体系培训计划。各专业组制定体系建设工作实施规划；明确文件编写要求；组织各体系专业知识培训；编写《整合管理体系文件编写导则》、《程序文件编写指南》并组织沟通；制定文件编写计划及编写体系文件目录；统筹落实体系建设工作时间表、责任人；制定体系建设的推动制度和定期沟通制度，计划落实督促制度，工作考核制度。

2 体系文件编写阶段

建立文件化的整合管理体系按照“统筹规划、分部建设、集中协调、交叉审核、不断完善”的方针逐步完成。

每一专业管理体系文件（不包括文化建设体系）包括：管理体系目标；体系组织结构及相应岗位职责；保证管理体系目标实现的程序文件；支持程序文件的工作标准、规范、考核制度等支持性文件；记录体系有效实施的工作记录等部分。

在整合体系文件编写的过程中，各专业组进行本专业体系文件系统学习，确定分管理体系目标；采用“过程方法”，分析达到体系目标的“管理过程”，制作过程网络图，体现“横向到边、纵向到底”的要求，全方位对管理过程进行梳理，根据专业管理要求找出关键过程及关键控制点；编制各过程的管理程序，规范各过程管理流程，提出管理要求；补充完善支持管理程序的工作标准、规范、制度等文件；设计工作记录，以记录执行管理程序文件运行的过程及结果。

最后，各体系文件编制的同时，需编制《整合管理体系手册》，把不同体系及体系内外相同或相似的要求加以融合，如文件、记录、内审、管理评审、方针目标管理等在多个体系中都有要求，在整合体系中予以合并，在OA系统上进行归口管理，提高综合管理的广度。所谓“个性互补”，是把不同体系及体系内外的个性要求或特殊作用的要素，在整合体系中予以凸显，并相互借鉴运用，形成“一套制度文本支持多个管理体系”的整合管理体系文件，实现企业的一体化管理[4]。

3 体系运行阶段

体系运行分为文件审定、文件发布、文件运行等步骤，重要的是要制定培训计划，组织员工学习文件要求，指导相关岗位按文件要求执行文件，做相应记录。

4 体系审核阶段

审核阶段的首要工作是培训管理体系内审员并成立内部管理体系审核组；制定内部管理体系审核计划，落实管理体系文件；实施内部管理体系审核；开具内审不合格项；召开内部审核末次会议，通报内审不合格项，分析评价管理体系文件及运行中存在的问题，制定改进措施；跟踪落实内审不合格项的整改情况；编制管理体系审核报告，提交公司最高管理层。