信息化背景下高校档案管理建设工作研究

何玉兰

（黄冈广播电视大学 湖北 黄冈 438000）

1 引言

在高校档案管理工作开展过程中，要结合高校教学机制和科研项目，对具体信息进行及时登记，为人事调动以及后勤管理工作提供最直观的数据和信息，因此，学校要结合实际情况和具体要求建立健全完整的整合机制，不仅要引进先进的技术流程，也要对管理工作的信息化整合程度予以关注，从根本上维护管理项目的整体质量。

2 信息化背景下高校档案管理建设工作存在的问题

2.1 管理意识缺失

部分高校管理人员依旧受到传统思想的影响，没有对信息化监督机制和手段给予足够的重视，就使得档案信息化管理水平不能满足时代发展需求，无论是信息化建设步伐还是相关管理框架，都无法有效发挥信息化优势[1]。另外，高校档案管理部门没有认知到信息化建设的功能和实际作用，利用传统的管理机制和管理策略约束具体执行操作，就会导致管理信息化建设项目运行完整性受到严重制约。

2.2 技术滞后

在信息化背景下，高校档案管理建设工作还不能建立有效的技术框架，就会导致信息化运行计划不能有效落实。尤其是高校档案管理人员对硬件设备和软件系统的时效性缺乏认知，就导致信息化建设过程受到制约，加之高校项目经费较为有限，将重心都落在了教学项目、科研项目等，就使得高校档案信息化管理工作的实际效率和运行水平并不能满足实际需求，整体项目管理结构和效果不能尽如人意[2]。

2.3 安全管理缺失

在信息化发展环境中，网络安全十分关键，若是不能对安全运行结构和运维措施有明确的认知，就会留存严重的安全隐患。在高校发展进程中，忽视了网络开放性带来的弊端，没有对信息资源的安全使用和管理进行约束，加之黑客攻击和电脑病毒问题，就会造成严重的安全隐患问题。需要注意的是，高校部分档案信息涉及文化、经济以及政治等机密，若是不能建立有效的安全监督防控措施，就会导致严重的后果[3]。

3 信息化背景下高校档案管理建设工作优化措施分析

在信息化背景下，高校档案管理建设工作要想从根本上提高整体质量，就要积极落实系统化的监督管控机制，维护管理措施的完整性，针对存在的问题建立具有实效性价值的管控结构，提升实际工作水平，也能为后续档案项目深化整合奠定坚实基础。

3.1 提高认知水平

为了有效提高高校档案管理建设工作的实际水平，就要从思想认知层面进行集中整合。高校领导层以及档案管理工作人员要对具体工作给予更多的重视，积极建构完整的管控工作流程，并且按照标准化运行机制有序推进相关工作。避免由于不重视工作流程导致的问题，也能从根本上提升项目运维管理机制的完整性。也就是说，要树立正确的档案信息管理理念，高度重视工作的基本流程和实际收效，强化档案管理项目信息化建设的宣传流，整合具体管控措施，确保信息化建设工作能在全校内得到有效落实。另外，要针对不同阶段内出现的相关问题进行集中处理和管控，落实信息化监督机制和维护措施，确保认知水平和管理技术结构都能顺应时代发展的需求，促进管理信息化项目的有序升级[4]。

3.2 完善资金链

在运行高校档案管理信息化运维机制的过程中，资金链的完整性十分关键，因此，相关部门管理人员要对计算机硬件和软件设施给予关注，整合设备管理流程的同时，优化基础物质保障，提高资金关注力度的同时，建立有效的资金链条，强化档案管理信息化的资金管理水平。另外，相关管理人员要对信息化技术条件和资金结构予以监督，确保管理人员能利用更加有效的管理机制维护高校档案管理建设工作和信息化技术之间的协同作用。

除此之外，也要对高校档案管理建设工作人员进行定期培训，不仅要提升其专业化知识水平，也要集中提高工作人员的责任意识，整合管理标准和管控效率，维护高校档案管理工作的实际水平。将培训项目、考核体系和奖惩机制结合在一起，提高管理人员的工作积极性，创设良好的竞争氛围，共同促进高校档案管理信息化建设工作的发展。需要注意的是，在队伍建设工作中，也要从信息意识、信息知识能力、信息资源开发、信息道德等多方面进行统筹性分析，全面加强管理水平和管控实效性，维护高校档案管理信息化建设工作的发展水平。

3.3 优化安全措施

要想顺应信息化发展需求，提高高校档案管理建设工作的实效性，就要对网络安全问题给予重视，有效整合相关资源和运维技术，提升安全监督管理水平，整合安全监督机制。需要注意的是，高校档案管理本身具有特殊性和机密性，因此，要建立健全更加贴合高校实际发展需求的档案管理措施[5]。

第一，要结合高校档案的机密性程度，对其进行差异化等级划分，分为机密资料、内部资料、绝密资料等，从而设置相应的访问权限，利用最新的计算机技术对其进行集中加密，保证相关人员能在查询资料的过程中，按照标准化操作完成相关工作。也就是说，只有在指定身份后，用户才能在验证后搜索相关信息，一定程度上提高了高校档案管理建设工作的安全性。

第二，要制定有效的管理流程，在高校档案管理建设工作和信息化技术结合的过程中，集中整合管理流程能为后续工作的完整性升级奠定坚实基础，整合标准化运维机制和规范化档案管理模型，从而建构必要的信息隔离手段、信息监控手段，利用更加有效的管理措施避免信息受到外界侵扰。并且，在整合信息运维机制的同时，也要对纸质档案进行备份和保存处理，从根本上减少安全隐患问题，也能有效避免重要的档案出现丢失问题。

3.4 建构数字化档案信息资源库

近几年，大数据技术和信息整理操作工序成为了档案管理项目中的重点，高校也要顺应时代发展趋势的具体要求，整合信息资源管理水平，按照高校自身的特色和实际需求建立健全完整性较好的项目管理结构，整合资源共享机制和信息处理体系，尤其要着重开发数字化档案，确保资料科学化整理工作的完整性，提高查找的实效性，开发相关资源的同时，为服务水平的优化奠定坚实基础[6]。在实际工作体系建立的过程中，也要对信息信息共享机制和资源共用给予一定的重视，维护档案数字化建设的综合水平，为高校档案管理建设工作的全面优化提供保障，更好地服务高校师生。

4 结语

总而言之，在信息化背景下，高校档案管理建设工作要充分融合信息化技术的优势，整合现代化管理理念，顺应时代发展变革的趋势，充分认知信息化档案建设工作的价值和时代优势，推进建设进程，保证高校档案信息管理工作的可持续发展。

[1] 王亚菲.信息化视角下高校审计档案管理绩效的提升策略研究[J].人才资源开发，2015(18)：240-241.

[2] 马林刚，门佳宝.新形势下高校研究生学位档案的利用和开发[J].兰台世界，2016(13)：40-41.

[3] 杨舒丹，杨韦洁，杨颍川等.信息化视阈下高校民生档案服务利用探究[J].兰台世界，2017(08)：38-41.

[4] 付玲.信息化背景下高校兼职档案员培训工作探析[J].亚太教育，2015(09)：298-298.

[5] 马英.信息化背景下的高校财务档案管理工作探析[J].统计与管理，2014(10)：129-129，130.

[6] 周毅敏.关于加强高校廉政档案建档工作的思考--以大理学院为例[J].科技视界，2015(14)：174-174.