实现办公室行政管理精细化的思路与对策

任红艳

摘 要：精细化管理是在精益管理系统识别、消除浪费管理理念的基础上，依据标准规范进行管理工作。在现代工业转型优化的大趋势下，精细化管理模式可以有效摒除以往精益化管理弊端，提高整体管理效益。本文以某货车运输企业办公室行政精细化管理为例，对精细化管理模式在办公室行政管理中的应用进行了简单的探究。实践表明：精细化管理可以有效提高整体货车运输效率。

关键词：办公室 行政管理精细化 货车运输企业

中图分类号：G472 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）12-00-01

前言

某铁路货车运输企业，承担着铁路自备货车定期检修、运输维修、机车大中修、运输组织等任务。在现阶段发展过程中，该企业在办公室行政管理模块还需进一步优化，如精细化管理没有充分实现、管理效率不高等，严重影响了具体工作的顺利开展。因此，依据该公司总部办公室、财务部、人力资源部、检修管理部、安全质量部、科技部、资产经济开发部、财务部、党建工作部、物资管理部、工会等职能机构组成，对其办公室行政进行精细化管理非常必要。

一、办公室行政精细化管理思路

1.量化管理科目

管理科目量化主要是以管理的延续性、实效性为目标，彻底摒除模糊化管理方式。针对某一项工作在一定逻辑指导下将其细化为不同模块，以时间控制为抓手，实现各个工作模块的有效连接。

2.管理项目流程化

管理项目流程化主要是在工作任务分解的基础上，结合相应模块自然运作情况，进行各个模块管理指标的构建，以便达到高质量、高效率优质行政管理的目的。

3.管理工作协同化

办公室行政工作本身就需要协同各个部门。如在基础文件签收管理过程中，办公室管理人员需要协同收文、办理、存档、传递等各个相关部门人员，保证工作顺利进行。

二、办公室行政管理中存在的问题

1.各岗位工作流程混乱

由于现有企业对员工能力、绩效、品德没有定量划分。也没有依据具体行政事业单位岗位特点进行针对分析，导致各岗位实际工作较为盲目，缺乏系统可行的实践操作流程，对整体行政数据全面、准确性造成了极大的影响。

2.办公室精细化管理机制缺失

在现阶段办公室精细化管理过程中，并没有完善的办公室精细化管理机制，制约了办公室行政精细化管理工作的正常开展[1]。

3.行政管理方式落后

虽然铁路货运企业在实际业务开展过程中进行了一系列办公室行政工作改革，但是由于在现行的货运企业办公室行政管理过程中，仍然依照传统固定模式的形式进行组织施工，单一缺乏创新的组织管理模式难以满足现代企业运行需求。在具体业务开展过程中，极易出现影响铁路货运顺畅进行的情况，最终降低整体企业在铁路货运市场的竞争力。

三、办公室行政管理精细化思路与对策

1.梳理各岗位工作流程

一方面，精细化行政管理是铁路货运企业正规化、标准化管理相实施层的纵向加深。从理论层面，整体办公室精细化管理可划分为学习、统筹规划、执行、汇总几个方面。而由于铁路货运企业办公室行政管理过程中，不同业务开展要求不同的管理目标，因此在精细化理念下的办公室行政管理应依据业务开启情况，制定具有一定可行性的行政管控计划。并对内部人员具体工作层面实施标准进行细化执行，提高各项工作流程利用效率，为办公室行政管理工作顺利开展提供依据。

2.制度管理

精细化行政管理机制是办公室行政精细化管理的主要指导。铁路货运企业办公室行政精细化管理是一项大规模系统性工程，其不仅要求整体办公室行政人员参与，而且将各个办公室人员进行了紧密连接。因此，在精细化行政管理机制构建过程中，首先，企业主管机构可借鉴企业总体制度建设需求，结合各项业务开展情况，进行精细化制度实施会议的组织。在具体精细化管理机制执行过程中，基层办公室行政人员可在精细化协作意识的主下，导进行三级会议机制进一步完善[2]。

其次，利用定期学习意见交流会议，进行高效、精确行政办公方法交流，为先进的工作方法的有效推广提供依据。同时办公室行政人员可组织企业内部相关部门，每间隔一个月在月初进行一次总结会议的举行。在具体会议后，可由铁路货运企业主管人员进行宏观政策、或者重大业务开展方案的宣读，而铁路货运企业办公室人员可将具体会议中议题、议案信息进行收集整理，并以文件或数字化文档的方式下发到各个部门。

再次，进一步简化工作流程，如在每月月初召开的工作会议中，可利用互联网进行自动化办公信息收集，如对一定时期内人员签到情况、惩处奖励情况进行实时记录，结合上层主管机构发展政策的传达，为中层干部、上层主管间搭建一个有效沟通的互联网平台。从上到下建立垂直管理体系，结合横向层面的不断拓展，避免管理盲区对各工作信息传递的不利影响。

最后，依据工作任务逻辑性，综合考虑采购、财务、宣传、薪酬、销售等工作任务。采用民主决策机制，以公正、公开透明为原则，充分发挥辅助决策优势。需要注意的是，在精细化行政管理机制运行过程中，企业主管人员应充分征求基层行政管理人员的意见，将办公室行政优秀合理建议转化为具体的管理措施。在这个基础上，可建立精细化督办管理体系。实现单位任何事都能落实到人，为及时、准确信息传递提供依据。

3.执行量化绩效精细化考评

绩效激励是企业内部基层人员激励的主要措施。而为了充分提升企业内部人员工作积极性，编制科学、恰当的绩效分配方案就变得非常重要。精细化管理理念下的办公室行政绩效管理，主要结合正常业务开展，统筹各个业务进行阶段技术要求、劳动强度，进行业务阶段分配系数的量化设置。同时以到达发送局车、自行配备车辆数量为基准，对基层工作人员生产任务量进行量化统计。每周可由总负责人进行汇总。需要注意的是，为了保证量化绩效考核效果，在实际管理过程中，办公室行政主管人员应综合考虑技术要求、工作时间、劳动强度等因素，制定合理的量化考核项目及考评指标[4]。在现有的绩效考评制度之上，还要结合实际情况及时调整相关考评制度，不断优化与完善考评规则与标准，充分发挥其激励作用。

其次，对于铁路货运企业办公室内部各个人员应进行定岗，确定各个岗位人员工作职责。依据铁路货运企业办公室行政工作特点，在具体办公室行政管理职责规划过程中，可针对车间主任、办公室文书、办公室档案员、办公室事务员等各个岗位异同点进行逐步细化。并将具体办公室行政人员工作职责以及日常表现、工作情况、工作态度等纳入月度绩效考核、年终绩效考核评定规划中，对绩效考核工作实现进一步完善。若在办公室行政具体管理阶段出现责任重叠或交叉情况，办公室行政管理人员可依据实际业务开展情况，确定相应责任事故中主要人员、次要人员及相关人员。同时进行相關管理机制的优化完善，在整体办公室行政人员工作效率的提升提供依据[3]。

最后，为了降低办公室行政管理层管理负担，在铁路货运企业重大决策执行、制定阶段，可进行辅助决策机制的构建。即在简化相关业务管理资料的基础上，进行对应文件信息的审核校对，并定期上报铁路货运企业亟需解决的问题。同时根据已审核通过的文件信息，对主管人员制定的决策资料进行审核校对。结合铁路货运企业办公室起草文件、资料的定期复审，可为上层主管人员决策执行提供良好的帮助。

综上所述，办公室行政精细化管理可以有效提高行政数据统计工作效率，并保证数据统计工作精准度。因此，在实际企业运行过程中，企业行政主管人员可依据现阶段业务开展情况，加大计算机及先进计算机软件的应用，实施现代化无纸办公。同时在精细化管理理念的指导下，从管理机制、绩效考评等各个方面进行逐步优化，培养内部人员精细化工作习惯，为精细化管理机制的有效实施奠定基础。

参考文献

[1]张力明. 精益化管理及在铁路货车生产中的应用[J]. 时代农机， 2015， 42（12）：65-65.

[2]袁昌莉. 试论实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J]. 东方企业文化， 2015（9）：125-125.

[3]徐晖. 办公室行政管理精细化思路与对策分析[J]. 经济管理：文摘版， 2016（7）：00046-00046.

[4]周阳. 实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J]. 现代企业文化， 2017（2）：125-125.