数字化档案管理的应用与发展趋向分析

武纪领

摘 要：档案管理在政府部门工作中一直有着举足轻重的地位，本文首先就档案管理的意义进行探讨，对数字化档案管理工作存在的问题进行分析总结，分析数字化档案管理的应用与发展趋势。

关键词：数字化 档案管理 应用 发展趋势

中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）12-00-01

社会发展极其迅速的今天，提升档案管理工作的效率是亟待解决的问题，数字化无疑是提高档案管理工作效率的重要方法。数字化档案管理对政府部门工作及其相关材料的整理和归纳起着重要作用。随着时代的不断变化及发展，档案管理也一直在不断变化，提高效率对于档案管理工作一直具有重要意义，我们要探讨数字化在档案管理工作中运用的途径。

一、数字化档案管理在政府工作中的意义

1.紧跟时代潮流

数字化档案管理工作之所以非常重要，是因为其对于信息的保有和价值的提升，是信息产业用于机关工作的重要组成部分。数字化档案管理的资料为政府部门工作人员后期借鉴和查阅前人文献和资料具有重大意义，数字化极大地节省了时间，同时也提高了工作效率。信息时代档案管理方式发生了翻天覆地的变化，对于查阅资料的要求也逐渐提高，办公室档案管理也不仅仅限于纸质资料的管理，而应该跟随大潮流，结合现代化信息工具，紧跟社会的要求，加大数字化档案管理的运用。

2.数字化对档案事业的发展具有积极作用

由于档案管理工作本身的特点，要求政府部门工作对档案管理工作给予高度的重视，需要投入相应的人力、物力。档案管理的特点主要是连贯性，需要以可持续发展的管理措施来应对办公室档案管理工作。而且由于档案管理工作的特殊性，它的成果具有一定的历史性，并且对于时间比较敏感，因此为了档案工作的有效进行，就需要相关部门加大数字化建设力度，寻求档案管理工作发展。

3.促进档案事业与政府工作的协调发展

社会发展与工作经验离不开总结，而好的经验总结一般都会留在档案里。因此，数字化档案管理对促进档案事业与政府工作的协调发展具有举足轻重的作用。

二、当前数字化档案管理存在的问题

1.管理人员意识不足

由于大多数管理人员缺乏系统的数字化档案管理培训和教育，对于先进的管理经验和现代化信息技术的接受能力呈现明显薄弱的状态。这种薄弱导致政府部门档案管理的效率不高，且经常会出现错误。

2.档案管理方式落后

由于管理人员的意识不足，对于先进的管理经验缺乏接受能力，导致我国大多数办公室档案管理方式一直处于落后状态，很多地方依然使用纸质的档案管理方式，档案管理工作繁琐，工作效率低，保存需要大量的空间，浪费人力物力。

3.数字化档案管理工作缺乏规划

数字化档案管理的应用普遍落后于其他部门的管理工作，没有得到有关部门的重视。要想做好这一项繁重的工作，需要相关部门好好规划，结合自身实际情况制定目标与方案。

三、数字化档案管理未来应用的发展趋向

1.管理理念服务化

档案搜索与整理综合是档案管理工作的重点，在数字化档案管理过程中，档案管理的服务功能却未能得到提升，笔者认为档案管理工作在未来的发展趋向，有必要重视服务理念，让服务化在数字化档案管理工作中得到体现。档案管理理念趋向服务化应具备怎样的表现呢？

1.1数字化档案管理中的服务功能应当主动表现出来，传统档案管理工作中的服务意识不足，服务功能往往是被动的，在数字时代，获取信息的渠道不断增加，因此，在档案管理工作中，应该分析用户的需求，从而有针对的主动向用户提供服务。

1.2数字化档案管理的服务应趋向综合化，数字化用于档案管理工作，不仅仅能丰富信息的获取渠道，更具有智能化的服务模式，可以通过对众多档案关联性的分析为用户提供潜在的服务，让用户获取更全面的信息。傳统档案管理服务中基本上是“一档一查”的形式，具有很大的局限性，不能契合用户的实际需求，通过数字化，能够让档案管理工作服务更全面。

1.3数字化档案管理工作能够整合一类档案，使档案管理工作在服务环节中具体、直观、高效的展示给用户。

2.管理内容网络化

随着互联网的发展，数字化不断完善，也为了环保，政府部门正逐步用电子档案取代纸质档案。但是目前数字化档案管理工作还停留在初始阶段，即信息化阶段，档案的数字化程度和应用价值没有完全体现，仅仅可以搜索一些电子文档和对纸质档案进行数字化处理。因此，在数字化档案管理的发展趋向上，网络化是行业的必然选择，网络化的便捷、海量、共享等众多性能，可以让数字化档案储存在互联网数据中，能够有效的拓宽档案管理工作服务范围和用途。网络化具有一定风险，来自黑客的攻击和病毒入侵，会威胁档案管理安全，因此，要完善政府部门数字化档案管理的防火墙技术，做好对数字化档案管理的防护工作。

3.管理人才复合化

人才是数字化档案管理应用与发展趋向的关键因素，数字化档案管理停留在初始阶段的重要原因就是相关人才的匮乏。数字化档案管理是办公室档案管理的一次改革，无论是从管理对象、管理方法还是管理目标上看，都和传统档案管理工作有很大的区别，大多数档案管理工作者未能适应管理模式的转型，难以适应数字化档案管理的需求。在数字化档案管理发展中，管理人员既要求熟悉掌握档案管理的专业问题也要对信息技术有一定的了解。因此，政府部门要不断引进复合型人才，同时加大对管理者的信息技术培训教育。

综上所述，互联网时代科技突飞猛进，档案管理工作也要紧跟时代潮流，加大数字化档案管理建设尤为重要。因此，相关部门要优化数字化档案管理模式，完善管理制度，加大资金投入，培养专业人才，为我国档案管理工作可持续发展寻找更好的出路。由于政府部门办公室档案管理工作是工作中重要的组成部分，因此，数字化档案管理工作要在未来的发展中得到重视，加大档案管理行业数字化建设，探索未来发展的趋势，在工作中明确数字化档案管理的重要性，分析数字化档案管理所存在的问题，并针对不同问题，给出相应的对策和方法建议，积极探索数字化档案管理应用与发展的趋向。

参考文献

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