档案管理工作的优化方法初探

2018-02-18朱乔芙

信息记录材料 2018年6期

朱乔芙

（吉林省四平市人事考试中心吉林四平 136000）

1 引言

根据实际情况，注重档案管理工作优化方法的深入探讨，降低档案管理工作落实中的问题发生率，使得其潜在应用价值得以不断提升。因此，需要在了解档案管理工作实际概况及功能特性的基础上，加强其所需的优化方法使用，最大限度地满足档案管理工作要求，实现档案管理中的资源优化配置。

2 加强档案管理工作优化方法使用的必要性分析

（1）有利于提升档案管理工作水平，确保档案资源利用充分性。实践中通过对档案管理工作实际概况的深入分析，运用有效的优化方法对其中存在问题进行高效处理，能够为档案管理工作落实提供所需的参考信息，使得其管理水平得以不断提升，并确保档案资源利用充分性。

（2）有利于降低档案管理工作问题发生率，保持其良好的管理工作状况。结合档案管理工作开展的实际要求，并通过对当前形势变化的深入分析，若能加强档案管理工作优化方法使用，则能为这项管理工作开展提供必要的支持，使得其管理中的问题发生率下降，且在长期的实践过程中保持良好的档案管理工作状况。

（3）有利于优化档案管理工作方式，提高其管理工作效率及质量。在档案管理工作落实过程中，若能加强与之相关的优化方法使用，则能使档案管理人员的工作思路逐渐拓宽，在实践过程中借助优化方法的优势，使得档案管理工作方式得以优化。在此基础上，将会使档案管理工作效率及质量逐渐提高。

3 档案管理工作中的存在问题分析

3.1 缺乏有效的管理及运行机制，管理工作落实受阻

在档案管理工作开展中，因其所需的管理及运行机制缺乏有效性，使得其管理工作落实受阻，间接地降低了档案管理工作水平。具体表现为：（1）在档案管理工作过程中，既有的管理机制及运行机制有所落后，难以达到当前形势下的档案管理工作要求，使得其管理工作实践过程中难以落实到位；（2）实践中因档案管理工作所需的管理及运行机制制定与实施中未能及时融入创新理念，使得其管理工作开展中缺乏科学指导，间接地加大了档案管理工作中的问题发生率。

3.2 信息化管理工作水平有待提升，管理工作方法不丰富

当前形势下信息技术及计算机网络应用范围的扩大，为我国经济社会生产力的提高带来了重要的保障作用。而在档案管理工作中因信息技术利用不充分，相关人员的信息化意识薄弱，使得档案信息化管理工作水平难以提升，且因其管理工作方法不丰富，引发了档案管理工作方面的问题。具体表现为：（1）在档案管理工作落实中，因网络基础设施不完善、信息化工作方式利用不充分，使得档案管理工作水平下降，影响着其管理效果；（2）在档案管理过程中，受到信息技术利用效率低、档案管理系统构建不及时等因素的影响，使得档案管理工作中所需的方法缺乏多样性。

3.3 管理人员专业能力不足，创新意识薄弱

在开展档案管理工作过程中，管理人员的职能作用能否得到充分发挥，与档案管理工作质量是否可靠、管理工作效率是否良好密切相关。但是，实践过程中因某些管理人员专业能力不足，自身的创新意识薄弱，使得档案管理工作水平下降，并影响了档案资源利用效果。具体表现为：（1）在进行档案管理时，部分管理人员因自身的专业能力未能得到科学培养，难以达到档案管理工作顺利进行要求，使得这项管理工作开展难以达到预期效果；（2）一些档案管理工作人员受到创新意识薄弱的影响，使得档案管理工作方式、水平等缺乏有效性。

4 档案管理工作的优化方法分析

4.1 完善档案管理及运行机制，落实好管理工作

实践中为了更好地做好档案管理工作，则需要完善档案工作的管理体制和运行体制，并落实好其所需的管理工作。具体表现为：（1）相关人员应给予档案管理工作足够的重视，建立起高效的档案管理及运行机制，使得档案管理中所涉及的部门能够共同参与到档案管理工作中，确保档案管理工作顺利开展；（2）对于传统的管理理念要及时转变，对既有的档案管理及运行机制进行不断优化，增强这些机制适用性，从而为档案管理工作落实提供科学指导。在此基础上，落实好档案管理工作，提升档案的潜在应用价值。

4.2 加强信息技术使用，提升档案信息化管理工作水平

为了实现档案管理工作方法多样性，确保其管理效果得以不断增强，则需要加强信息技术使用，提升档案信息化管理工作水平。具体表现为：（1）在档案管理过程中，应注重信息技术的引入与使用，实现功能强大的档案管理系统使用，从而为档案管理工作效率及质量提高提供保障，优化其实践中的管理方式；（2）在信息技术与计算机网络的支持下，借助档案管理系统的优势，提高档案管理工作问题处理效率，使得其信息化管理水平得以提升。

4.3 重视管理人员素质培养，强化其创新意识

在实现档案管理工作优化方法高效利用过程中，也需要重视管理人员素质培养，并强化这些人员的创新意识，使得档案管理工作落实能够达到预期效果。具体表现为：（1）定期开展档案管理工作方面的专业培训活动，并结合档案保密性、安全性方面的要求，对档案管理人员素质进行科学培养，使得他们能够注重自身专业能力的锻炼，保持高度的责任感，确保档案管理工作顺利进行；（2）建立高效的激励机制及责任机制，使得档案管理工作人员能够保持良好的认知水平，逐渐强化自身的创新意识，增强档案管理工作中的创新性。