事业单位档案管理存在的问题和应对措施

董建峰

（白城市卫生急救中心 吉林 白城 137000）

1 引言

档案在保证事业单位高效、协调、有序运行具有重要的作用。国家制定了事业单位档案管理工作制度，各单位应严格执行，体现制度的规范性和严肃性。同时不同单位的服务范围和工作性质不尽相同，要根据自身特点和国家相关法律法规，制定并完善符合自身实际的档案管理体系，最大程度发挥档案管理的作用。为此，笔者结合实际工作，总结分析事业单位档案管理存在的问题和应对措施如下。

2 存在问题

2.1 投入力度不足

受到事业单位人力资源的限制，档案管理人员以兼职为主，往往只是按部就班完成领导派发的任务，执行有关部门派发的文件，不重视档案管理工作在单位和经济社会发展中的重要性。在日常工作不能及时归类、存放档案，档案杂乱不堪，不便于档案检索和利用，不利于单位工作的顺利开展。

2.2 基础业务较薄弱

领导没有认识到档案管理的重要性，有的事业单位可能尚未形成完善的档案管理体系，甚或停留在纸面上难以真正落实。对于落实档案体系的事业单位，档案管理没有系统指导，没有明确归类存放档案文件，出现杂乱不堪这一严重现象。

2.3 工作环境简陋，安全性差

由于单位不重视档案管理工作，工作环境往往非常恶劣。档案室往往十分简陋，不能提供一个安全的档案保存环境，具有发生火灾或被盗的风险；其次，有的档案室设立在办公室内，不利于其他部门查找档案；最后，档案管理设施陈旧，防火防盗设施不足，不能保证档案的绝对安全。

2.4 档案管理队伍素质不高

有的事业单位没有专门的档案管理队伍，往往由其他专业人员兼职档案管理工，致使档案管理不具有专业性，不能根据业务需要收集、归档、保存和利用档案。频频更换档案管理人员不利于档案管理工作的顺利开展，交接时难免存在不同问题，增加了后续档案管理工作的复杂性。

2.5 不能合理开发和利用档案信息资源

档案管理是目的是为了开发和利用。实际工作中，事业单位往往只重视档案收集和存储，工作重点仅保证档案的安全无损，没有积极开发和利用档案信息资源，不能及时应用现代科学技术实现档案的信息化管理，失去了档案本身的社会价值。

3 应对措施

3.1 建立健全档案管理体系

以科学性和合理性为依据，制定各项档案管理规章制度并落到实处。规章制度不要长篇大论，应以方便日常管理工作为原则，具有可操作性，充分发挥管理体系的应有价值。

规章制度具有平等的约束力。建立档案管理体系不只约束档案利用者，同样约束档案管理者。在制度面前人人平等，才能真正落实档案管理体系。

建立明确的奖惩机制，约束员工遵守规章制度。档案管理部门要建立明确的奖惩机制，惩治那些破坏档案和不严格履行规章制度的人员，表扬表现优秀人员。

3.2 提高档案管理水平

要积极宣传档案管理工作在经济社会发展中的作用，明确档案管理对单位高效、协调、有序运行的意义，突出档案管理工作的重要性；要建立一支专业的档案管理监督队伍，负责检查和监督档案管理工作，保证科学有完成档案管理工作；要建立档案管理考核机制，定期考核并公示档案管理工作质量及其考核结果，让档案管理者及时找出自身工作的不足，以不断改进；要制定和实施档案管理工作质量评价体系，促进档案管理工作的科学化和规范化。

3.3 推动档案信息化管理

随着科技水平的飞速发展，高科技设备的应用提高了工作效率和工作质量。在档案管理工作中，应充分利用高科技设备，实现档案信息化管理，不断提高档案的效能，延长档案的存储寿命，缩短档案检索查询时间。首先，事业单位档案管理部门要及时收集和整理本单位档案，保证档案的实效性；其次，档案管理应引入计算机、扫描仪等现代科技设备，将纸质档案传输保存到计算机内形成数据库，实现档案的科技化管理和数字化管理；最后，要利用网络的共享性，向全社会提供一流、专业和最新的档案信息，实现相关数据的全社会共享，方便利用者高效利用档案信息。

3.4 加强档案保密工作

档案部门一定要实现独立化办公，与其他办公部门分开，保证涉密档案的安全性。对于国家要求保密的档案，一定要加大保护力度，设立独立的保护区域，专人负责，杜绝泄露现象的出现，防止威胁和损害单位本身和国家的利益与安全。

要认真做好档案审查工作。档案的审查工作是档案利用前的重要工作，是档案利用的重要环节，关键性工作是科学而准确地区分、判定档案的利用与控制使用范围，必要时请档案管理部门的专家把关。档案管理者根据标准逐件初步审查所利用的档案，判定好利用与控制使用范围；由具有较高政策水平和业务能力的管理者进行中审，重点对初审中没能判定利用与控制使用的部分档案确定范围；由业务领导根据初审和中审的情况综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。

妥善做好档案的解密工作。根据《保密法》规定确定涉密档案的不同等级，不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但秘密不是一成不变的，具有一定的时效性：随着时间的推移或秘密保管期限届满，会失去保密价值此时不能按原有保密文件管理，应按公开文件管理。在成为公开文件前，保密文件必须遵循《保密法》“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。”之规定解密。

3.5 做好档案利用的基础工作

要利用原有基础进行系统整理，达到科学分类、合理组卷、清楚编目、系统排列的要求，进一步提高利用档案案卷的内在质量。同时按照适应利用后检索与管理的要求，建立健全档号，编制新的检索工具。对珍贵重要的档案要采取抄录、复印、照相等形式复制，留好档案副本，提高档案资料的使用寿命，最好采用现代科技设备进行数字化信息化管理。

综上所述，事业单位档案管理存在投入力度不足、基础业务较薄弱、工作环境简陋安全性差、档案管理队伍素质不高以及不能合理开发和利用档案信息资源等问题，档案管理者要增强自己的责任感和职业归属感，明确档案管理的重要性，完善档案管理体系，创新档案管理模式，应用现代科技推动档案信息化管理，加强档案保密并做好档案利用的基础工作，不断提高工作效率与质量，推进档案管理工作稳定运行，提高档案管理水平，实现事业单位经济利益和社会效益的最大化。

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