电子档案的优势及其管理的特殊性基本要素和策略

李 峰

（白城市红十字中心血站 吉林 白城 137000）

1 引言

电子档案是通过信息技术保存的文档资料。国家质量监督检验检疫总局颁布的《电子文件归档与管理规范》认为“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”为电子文件。随着计算机技术和信息技术的不断发展，信息化程度越来越高，电子档案数量在逐年递增。这要求必须加强电子档案管理工作，保证归档资料真实性、完整性和准确性。为此，笔者阐述电子档案优势及其管理特殊性基本要素和策略如下。

2 电子档案的优势和管理的特殊性

2.1 电子档案的优势

满足不同需求。在利用档案信息资料时，可分为高低不同层次，不同利用者的使用层次需求不同。低层次需求是指基本信息的使用，高层次需求是在基本信息基础上进行更深层次信息化后的使用。科学合理管理电子档案，能够提升档案信息的使用效率，满足不同利用者的使用要求，充分发掘档案内有信息，能根据档案资料建立时间、性质、内容等进行分门别类，能去伪存真和查缺补漏档案信息资料。增强电子档案科学管理，能较好地满足高层次利用者的使用要求。电子档案管理不断标准化、流程化和智能化，能满足更多不同层次利用者的需求。

节约成本。在没有电子档案管理系统前，保存易破损档案会产生较大管理成本，即便如此往往仍不能妥善保存，无法避免会出现彻底损坏情况。电子档案能有效解决这一问题，将极易破损纸质档案输入电子设备使其成为电子文件，不仅降低了档案资料的损毁情况及其管理成本，还可节省档案存储空间。

提升服务质量。档案标准化、智能化、信息化管理后，能有效弥补传统纸质档案资的不足，使利用者可更方便、快捷地查阅到所需要的档案资料，减少其中繁琐的使用程序，极大提高档案服务质量。

2.2 电子档案管理的特殊性

信息内容数码化。电子档案以数码或符号等形式存储和传输相关的文书等档案信息，查询和阅读必须通过相应的软硬件技术还原后才能完成。

文档处理一体化。档案管理人员并不参与纸质档案归档前管理，但要参与设计指导电子档案的处理过程，使之形成满足归档要求的电子档案信息。在此过程中，为保证电子档案的可存取性、可用性和可理解性，档案管理者相互之间必须通力协作，实现文档处理一体化管理。

存储技术复杂化。只要符合相关存储的内外条件要求，纸质档案即能实现长期保存的目的；要长期存储电子档案信息要面对和解决诸多技术问题，有效保存和利用电子档案必须有一套相匹配的支持技术措施。

开发利用形式多样化。开发利用纸质档案已有现成的经验，但开发利用电子档案信息存在采取何种利用方式和范围、在什么时间地点以及涉密档案的保护等诸多现实问题。这要求管理部门要根据电子档案的特性和单位的实际情况制定切实可行的措施，以良好的硬软件设备及其相关技术，保证电子档案开发利用率，发挥电子档案的作用。

3 管理基本要素

3.1 加强队伍建设

档案管理工作质量高低与管理队伍素质密切相关。应采取针对性措施，通过教育和培训不断提高档案管理人员的专业水平和职业道德，适应科技发展和档案管理事业的发展需求，显著提高管理水平，不断提高服务质量。

3.2 建立管理系统

要充分利用档案信息资源，应当建立有效的档案管理系统。要强化前后台、网络、数据库或仓库等建设，构建并形成全面系统可操作性较强的档案管理系统应用体系。

3.3 制定并不断完善规范标准

传统和现代电子档案管理都有自身的规范标准。在管理过程中存在问题的原因之一是操作流程和工作标准的不规范。所以，应针对电子档案信息的实际，构建并不断修改和完善电子档案管理规范标准，并形成独具特色的管理标准体系。在互联网+时代，档案信息存储要合理运用分布式、集中、云技术、数据仓库等手段开展相应管理工作。

每个基层单位应根据电子档案管理的客观实际，制定并完善电子档案管理工作标准。在管理过程中，要严格按照工作标准和流程进行操作，并做好监督工作。为提高电子档案管理效率和水平，要制定并落实相关奖惩制度和措施，奖优罚劣，真正落实到位工作规范和标准。

3.4 硬软件建设

硬软件设备仪器是电子档案管理的基础，在管理过程中必须合理应用。要根据实际情况做好在安全、网络和应用系统的建设、服务器、计算机等相关设备仪器的合理配置。

4 电子档案管理策略

4.1 建立管理制度

要建立完善的档案信息利用批度，使利用者在查阅和使用档案信息时明确其权限，减少档案信息的滥用和乱用。要建立健全档案信息管理制度，有效存储和利用档案信息。相关部门可利用互联网技术收集与管理档案信息，及时收集完整档案，确保电子档案的实时性，全面满足不同要求和层次的使用需求。要做到纸质档案与电子档案互补，根据档案信息实际情况来创新科学合理的管理模式，不断提升电子档案利用效率和服务质量。

4.2 规范利用方式

应根据档案利用者的实际情况和档案密级严格规范档案信息利用内容和利用方式。绝密的电子档案信息应禁止使用拷贝方式进行查阅和使用，要全程监控浏览过程，避免资料被复制和盗取。在应用互联网提供档案信息利用时，要加密处理绝密档案，定期更改安全密钥，避免人为原因导致无法挽回损失。

4.3 增强管理意识

要提高电子档案管理水平，必须增强管理意识，使管理者明确电子档案管理在经济社会发展中的重要性和意义，提高管理者的重视程度。相关部门应定期开展管理人员培训和教育工作，使其深入学习和掌握电子档案管理的知识和理念，增强责任感，使其认识到管理工作的重要性，断完善和加强电子档案管理工作。

要根据本单位实际确定是否采用推广使用电子档案管理方式，不得强行推广。各单位要因地制宜地开展电子档案管理。馆藏量较少的单位较易推广低程度电子档案管理，原因在于数据量有限，难以提高管理效率。

4.4 保存与维护电子档案

保证电子档案的原始性。应用计算机技术，以原始形式还原显示较为特殊的档案。

保证电子档案载体物理安全。电子档案是在磁光介质载体脱机存储档案信息资料，应直立排放电子档案载体，满足避光、防尘、防变形以及远离强磁场和有害气体的基本要求，必要时配备防磁柜等设施，保证电子档案载体物理安全。

定期有效检测维护电子档案。电子档案载体易受保存环境的影响，不外借电子档案封存载体，定期检测、拷贝和维护电子档案信息及其设备仪器，在登记表中详细记载定期检测和维护结果，对出现的问题及时予以解决。

4.5 保证电子档案网络安全

病毒会不断威胁电子档案网络系统的安全，应建立安全的网络体系。要设置防火墙和访问者身份验证两道防线，针对网络非法操作设置网络权限。

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