浅谈大数据背景下的电子信息档案管理

2018-02-16顾凤来

信息记录材料 2018年5期

顾凤来

（中建海峡建设发展有限公司福建福州 350014）

1 引言

随着云计算技术、互联网技术的诞生，大数据又带来了一次技术革命，并行较短时间内席卷各行各业。麦肯锡研究所认为大数据即一种规模庞大的数据集合，其特征为数据规模十分庞大、数据流转十分迅速、数据类型十分多样以及价值密度比较低。其中，人事档案主要是记录各种人才相关信息，通过大数据来管理人事档案，能够有效节约档案信息查找的时间，提供更加便捷的服务。

2 大数据背景下的电子档案管理优势分析

2.1 利于提升效率

采取电子信息形式档案有助于提升相关工作者的工作效率。利用计算机相关管理系统能够减轻从事档案管理方面工作人员的工作负担，有效提升其工作效率，是现阶段档案管理工作实现现代化发展的必然趋势。

2.2 利于保密存档

采取电子信息形式档案有助于保密存档，当需要对档案文件进行查阅的时候，无需提供整卷形式的档案，只需利用智能检索工具查找自己所需文件即可，如此不仅使查阅更加快速便捷，还有效避免了其他档案资料在查阅过程中被泄露出去，增强了档案管理的保密性。

2.3 利于查漏补缺

采取电子信息形式档案有助于对档案文件进行补漏增缺。对档案文件进行查漏补缺时，传统形式档案管理必须以手工形式进行拆卷、装卷，而电子信息形式档案管理只需在相关管理系统中对其内容直接修改即可，十分便捷，有效提升了工作效率。

2.4 利于标准化管理

采取电子信息形式档案，通过计算机统一制定标准，对档案实施智能化管理，使其工作环节更加规范、更加标准，不仅有效提升了工作质量，还减轻了工作人员的工作负担。

3 当前企业电子档案管理现状及存在问题

3.1 档案管理设施与技术相对落后

对企业单位而言，其在对人事档案相关管理队伍进行建设的时候，缺乏不但精通档案管理相关技术，而且精通计算机相关技术的综合性人才。企业在进行档案信息化管理过程中需要计算机方面的技术支持[1]，尽管目前大部分企业都具备档案管理的信息系统，但因为对人事管理方面基础设备的相关投入不够，导致现行的技术手段仍相对落后，部分企业甚至还采用传统的管理模式，档案优势无法得到最大化的发挥，对企业发展造成了一定的影响。

3.2 档案管理制度欠缺

目前大部分企业在其人事档案相关管理方面缺乏完善的管理制度，档案收集及档案管理缺乏规范性，经常出现档案丢失现象或者信息缺失现象。此外，企业在其档案利用及相关评估方面也缺乏合理性，无法体现档案真正的利用价值。

3.3 档案管理人员素质相对低

现阶段我国大部分企业中从事档案管理方面工作的人员通常都身兼数职，其档案缺乏专人管理，导致档案管理工作效率低下；从事档案管理方面工作的人员其学历普遍较低，且年龄也普遍偏大，因此对新事物方面及新知识方面的接受能力不强；大部分档案管理者缺乏相关培训，专业知识匮乏，专业技能较差[2]。目前大部分企业仍采取传统的档案管理模式，信息化管理的程度普遍较低。

4 大数据背景下电子档案管理完善措施

4.1 加强档案设备与技术投入

基于大数据社会背景，企业要想有效解决其目前的困境，一方面需加大档案管理所需硬件的投入；另一方面需加强软件方面的建设及相关投入力度。在建设相关管理队伍的过程中，不仅要配备档案管理相关专业的人才，还需配备计算机相关专业的人才。如此才能有效提高其工作效率及工作质量。

4.2 完善档案管理制度

企业单位在收集档案相关信息、整理信息以及提取信息的过程中需采取一体化形式的控制，而且还应在档案管理相关工作中实施相应的考核机制，特别是基于大数据社会环境下，其相关工作者必须不断丰富自身的专业知识、不断提升自身的专业技能，做到与时俱进，此外还能对其相关工作者进行督促，激励其工作积极性。

4.3 提升档案管理人员素质

伴随大数据的广泛应用，对于档案管理而言，传统的管理模式已无法与社会发展需求相适应，必须对其进行创新，提升相关工作者的综合素质[3]。主要可从两方面改进：其一，从事档案管理的工作者必须具有较强的时代意识，确保其知识水平和技术能力做到与时俱进，以符合大数据社会背景的发展要求；其二，从事档案管理的工作者必须熟练掌握大数据相关技术，可以利用这些技术对档案数据进行开发、利用，增加其利用范围。

4.4 增强档案管理数据的安全性

基于大数据社会背景下的档案管理，需充分发挥网络平台的巨大优势，建立便于档案管理相关工作人员操作的管理软件平台。主要可从三方面入手∶其一，健全档案管理信息化方面的水平，建立大数据网络平台；其二，需将大数据这个平台的优势进行最大化发挥，整合其相关业务，改进其工作流程；其三，基于大数据社会环境，严格把控档案管理相关部门的制度要求，确保档案信息的安全性。