企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求

2018-02-15李佳

建材与装饰 2018年26期

李佳

（曲靖市沾益区创鑫供排水有限责任公司云南沾益 655331）

企业在经营和发展中需要人力资源、现金资源、技术资源、政策资源、自然资源等各种不同的资源，而人力资源是所有资源中最重要也是最基础的资源。随着社会经济的不断发展和变化，组织环境不断的调整，企业的人力资源在管理中很容易受到各方因素的影响，而人力资源管理工作的有效性，在很大程度上取决于人事档案工作质量的高低，二者是一个相互促进、互相发展的整体，人事档案的管理工作要随着企业人力资源的变化而进行调整。在新的市场经济条件下，过去传统的人事档案管理工作已经无法满足市场需求，改革是势在必行的。

1 人事档案管理对人力资源管理的重要性

1.1 可以提供给人力资源管理真实可靠的信息和数据

人力资源管理者通过对人事档案的分析与整理，能够对员工的信息有整体的了解，了解员工过去的个人履历和经历，包括个人成长、工作经验等，从而客观、合理的分析出员工当前的工作能力，对其未来的发展进行初步评估。人事档案所提供的信息是具有一定的客观性、真实性、有效性的，可以简化人力资源工作者日常的工作环节，提高工作效率。根据人事档案所提供的信息，可以更加科学的安排员工的职位，放在合适的位置上，发挥出优势，发挥出资源最佳利用的状态。避免造成企业人才的流失。因此，人事档案管理工作对于人力资源的分配、利用、价值发挥等具有重要意义。

1.2 有利于合理配置人力资源管理

在企业管理中，针对人力资源的管理可以说即是微观的，又是宏观的。从微观的角度说，主要在事务性的行政管理上，包括了对员工的培训、福利薪酬、对员工的招聘、以及处理员工之间的矛盾等。从宏观的角度说，主要体现在企业的战略发展上，包含了对现有资源的开发与利用、对企业机构的精简和充足、制定发展规划和实现发展目标等。从这些具体的内容来看，不管是微观的还是宏观的，都最终会影响到企业的整体发展。而通过有效的人事档案管理工作可以实现部门之间的信息共享，提高信息沟通的效率，从而提高各项人力管理工作的有效性，使得信息可以在员工之间、部门之间、甚至是企业之间高效流动，让企业合理的配置人力资源。

1.3 有利于更准确的预测人力资源的需求

对于企业来说，想要在竞争激烈的21世纪实现自身的可持续发展，必须要保持自己的核心竞争力，通常来说这个竞争力包含了人才和技术两个方面，而技术又是通过人才的研究而产生的，所以归根结底，企业竞争力的核心还是人才。通过对人事档案信息的整理与分析，可以充分的了解企业发展过程中多人才、人力资源的需求状况，并据此制定一个高效的人力资源计划。企业要先对人事档案进行充分了解与分析，获得最全面、最有效的信息和数据，才能从客观、真实的角度预测企业人力资源需求。

2 我国企业人事档案管理中存在的问题

2.1 人事档案信息缺乏真实性、材料片面

目前，多是人事档案资料中都是程序化的内容，对员工表现多半是赞扬的内容，关于过错、过失方面的距离基本没有，信资料存在一定的片面性，这样就难以提供给人力资源管理者最真实的信息，难以对员工个人情况做出最全面的评价。另外，在很多人事档案信息中，会出现对人事个人信息前后记录不一致的情况，没有根据最实际、最真实的情况填写，而是根据个人或者公司某个时间段发展的需求填写的。这类情况目前是广泛的存在于人事档案管理工作中，对人力资源管理工作的有效性会造成严重干扰。

2.2 企业档案管理机制缺乏灵活性

当前，随着市场经济的持续发展，企业的用人机制、薪酬制度也在多样化发展，过去单一的只以信息记录为主要内容的档案管理工作已经无法适应企业新时代的人才管理机制了。企业在进行人才招聘时，对员工的个人能力、专业技能更为看重，而相对来说员工之前的工作经历、工作地点等并不十分重要，企业和员工之间的约束主要是依靠协议和用工合同，而非人事档案。在合同旅行过程中，如果员工履行了合同中规定的各项义务和责任，就可以自由选择离去和留下，选择自己最满意的环境与职位。伴随着人才市场的激烈竞争、用人制度的变化等，很多人才为了更好的发展、更高的待遇都会选择“跳槽”，当这些“跳槽”的员工回到原公司要取走人事档案时，经常会出现原公司不予以配合的情况，于是发生“人档脱节”、“死档弃档”、“克隆档案”等情况。另外，部分中小企业的人才流动模式较快，现有的人力资源管理机制难以真正发挥出功效。

2.3 企业人事档案管理方法较为落后

近年来，随着信息技术的发展，给人们的生活、工作带来了很多便利。但企业在进行人力资源开发、人事档案管理的过程中，还停留在简单的信息输入阶段，没有应用先进的信息管理系统。

另外，由于组织体系的不健全，造成过多的管理层、人员分配混乱、权责不明确等现象，管理机构本身的建立并不是以市场需求为基础，缺乏一定的市场应变能力。随着经济的发展人才种类也逐渐呈现出多样化，对待不同类型的人才所采用的管理方式也应该有所不同，但目前社会中多数企业的用人机制还是保留着过去的选拨和任用等形式，缺乏相应的考核与激励机制，这种管理模式本身也会严重影响员工工作的积极性，很容易造成人才的流失。

2.4 对人事档案的开发利用程度较低

当前，很多企业对员工的档案、个人信息的利用都是很被动的状态，如果没有相关部门、领导提出对个人履历信息的查阅，那么人事档案基本处在“无人问津”的状态。基本利用人事档案都是集中在薪资调整、政策落实、党员材料等几个方面，而在关于员工培养和开发、人才选拨等方面缺很少利用人事档案信息。

3 强化人事档案管理工作的建议

3.1 创新现有的人事档案管理方式和制度、提高管理水平

①要建立科学、合理的人事档案管理体系。随着经济模式和结构的不断变化，企业员工也逐渐呈现多样化，要对不同岗位、不同职责的人才进行区别管理，建立符合员工特点的成长模式，提高公司对员工的吸引力。②加强人力资源培训。企业可以根据自身发展的特点和需要建立一个现代化的信息资源管理系统，将与员工发展有关的各项信息进行真实存储与记录，通过这个数据库，可以检索、查询、统计、整合和分析成企业人力资源管理所需要的表格与名册，进一步发挥出人事档案管理的潜力。

3.2 加强控制人事档案的真实性

①在进行人事档案信息收集的过程中，必须要坚持实事求是的原则，保证前后信息的一致性，不能出现相互矛盾的情况，加强对信息真实性、可靠性的审核力度，准确、全面的反应对当事人的信息。②政府、公共人力资源管理部门要加强对档案管理相关法规的宣传工作，提高公民、企业对档案法的认识和重视。从事于人事档案管理工作的人员要做到无论在什么场合、什么情况下，都要严格按照制度和程序调到档案；同时，随着市场环境、政策的变化，要及时对人事档案管理条例进行修改和完善。