基建工程档案管理中存在的问题及对策探讨

刘 峰

(山西交通职业技术学院,山西 太原 030031)

0 引言

随着近几年工程项目建设的快速发展,给基建工程档案管理工作提出了巨大的挑战。基建工程档案管理主要是将建筑工程从立项、施工至竣工整个过程进行整理以文字、图纸、视频等方式进行管理。管理的文件包括前期项目文件、设计、施工技术、监理以及竣工验收书等。基建工程档案能够有效的反映建设项目整个真实的建筑过程。

1 基建工程档案管理中存在的问题分析

1.1 档案管理模式陈旧

大部分基建工程具有周期相对较长、阶段多、涉及的部门广泛等特点,从而给档案管理工作造成巨大困难,并且在具体基建工程中还会出现延误工期等因素,造成档案管理不及时,容易出现差错,引起档案管理滞后,严重者甚至出现档案分散、丢失等现象,给基建工程发展造成障碍。

1.2 档案管理人员意识较差

在基建工程档案管理中存在部分领导与管理人员对档案管理的重要性意识不足,同时因为基建工程队伍流动性相对较大,档案管理人员不稳定,从而极易造成基建档案管理工作脱节严重,引起部分档案资料流向不清,还有就是档案管理人员对工程施工的技术、流程等不了解,缺乏基建档案管理的实践能力,使得档案管理在收集、整理和归档过程中出现不及时、不规范等现象,对档案管理造成严重影响。

1.3 档案管理制度存在不足

部分基建工程档案管理制度不完善,没有规范的档案管理方法和具体的操作流程,并且基建档案管理的每个环节都存在一定的缺陷。现阶段,基建工程参建单位较多,没有统一的档案管理标准,其格式和内容也是五花八门,因此给档案管理部门造成巨大困难。基建工程参建单位对档案管理监管、检查以及指导等职能严重不足,对基建工程档案管理工作的实施造成影响。

2 针对基建工程档案管理对策分析

2.1 创新基建工程档案管理模式

完善的档案管理模式对基建工程档案管理工作的顺利实施有重要作用,因此在档案管理过程中需要严格按照管理程序、管理标准开展。档案管理人员还需要对以往管理经验进行总结,并结合新时期的具体要求对基建工程档案管理模式进行创新。在对档案管理创新中共分三个方面：第一,重视基建档案的收集工作,将档案管理工作中每个环节进行紧密相连,防止因为个别档案资料不全而对整个管理工作的顺利实施造成影响,基建档案管理部门需要对管理工作进行全程跟踪、监督和服务,并且加强对档案管理工作的宣传,制定合理的档案管理模式,将流程和方法进行统一,在确保档案无误后才可进行归档和移交；第二,提升档案管理质量,经过以上分析档案管理中具有工期长、环节复杂等,对此档案管理部门需要做好档案管理的分类、编号、组卷以及保管等工作,严格按照基建档案的形成规律实施,并且还需要与各参建单位时刻保持联系,制定统一的操作规范,建立分类清晰、结构合理、内容完整的基建档案管理模式；第三,在确保安全不会出现信息泄露的前提下,将纸质档案转换成电子文件,从而网盘、U盘等进行储存,同时做好备份处理,防止因为潮湿、火灾等造成基建工程档案出现毁损、丢失等现象[1]。

2.2 提高档案管理人员综合素质

基建档案管理部门需要定期组织档案管理人员进行培训,在培训过程中不仅需要对其管理能力、操作规范等进行提高,还需要加强对管理人员思想、政治以及文化等综合素质进行培训,增强管理人员的法律意识和管理意识,在对基建档案管理过程中一定要秉承认知负责的态度,在项目完结一部分后就应该及时对档案进行归档、处理,防止出现“检查资料时,档案管理人员现场准备”现象发生。

同时加强与其他参建单位之间的沟通,引起其他单位档案管理人才培养的先进理念,特别需要注意加强对基础理论、知识和操作的学习,并充分利用网络和计算技术,在基建档案管理过程中做到与时俱进,成立电子档案数据库,从而提高档案管理的准确性和管理效率[2]。

2.3 健全档案管理体制

健全档案管理体制是促进档案管理工作有效实施的基础,重视过程管理。在管理体制实施时需要做到以下三点：第一,在签订合同时,需要详细记录和说明移交档案的质量要求、档案数量以及具体的归档时间,同时制定基建工程合同制、监管制和契约等起到约束性作用,从而确保档案的有效性实施监控和规范作用；第二,控制基建档案管理工作与工程建设同步进行,在工程项目申请立项成功后需要马上开展档案的收集和整理。在工程竣工验收过程中,也需要及时对文件归档验收,档案管理整个过程做到及时性和准确性,以此提高基建档案管理的质量和效率；第三,在档案管理过程中应按照“三纳入”和“四同步”全面开展,其中“三纳入”是指纳入基建工程计划、岗位责任制、基建工程规章制度；“四同步”是指基建工程立项、工程工作检查以及工程建设进度、工程竣工同步。

结语：综上所述,基建档案管理不仅能够体现出工程项目建设管理的全过程,同时还体现出档案管理工作者爱岗敬业和认知负责的精神。经过上文分析可得,在基建档案管理工作开展过程中需要不断引进先进的管理制度,充分利用互联网技术,加强档案管理的准确性和安全性,从而为参建单位的发展提供理论基础。因此,档案管理工作能够充分应用到基建工程管理中来。