从固定资产管理角度谈高校图书管理

2018-02-14宋昌健

现代盐化工 2018年5期

宋昌健

（南京审计大学，江苏南京 211815）

随着近年来高等教育事业的发展，高校的资产管理也越来越被重视、越来越规范。但是高校的一项重要资产—图书资产的管理，没有得到同样的重视。很多高校只是将图书资产简单地作为图书“资料”进行管理，国有资产管理部门对图书资产的管理大多有名无实。《事业单位固定资产管理办法》第九条将图书纳入固定资产管理范畴，明确了图书资产是固定资产的一部分。图书资产的特点决定了它不同于土地房产类、家具设备类等其他固定资产，而图书资产的管理也通常以图书馆为主体。图书馆的主要功能和工作重点侧重于提供信息、服务读者，对图书资产管理的目标与方法与国有资产管理部门也有所不同。本文试从固定资产管理角度来分析高校图书管理中存在的问题，以期能为如何发挥图书固定资产效用并实现图书固定资产的保值增值提供参考。

1 高校图书资产管理存在的问题

1.1 图书资产账实不符

《普通高等学校图书馆规程》规定，“图书馆应重视馆藏文献等资产的管理，建立完整的资产账目和管理制度。”图书资产因其自身种类多、体积小、数量大的特殊性，全面的清点盘查不容易做到，馆藏图书资产的状态只能知其大概，无法百分之百地准确把握。账实不符（大多数情况为账多物少）的现象普遍存在。由于盘点工作难度较大，加上没有固定的盘点制度和周期性地清查，账实不符的问题还会因累积效应越来越严重。

1.2 图书资产流失、损毁严重

高校图书资产流失的情况时有发生。比如有时因图书馆工作人员操作失误或借书者自身素质不高等造成图书资产被带出馆外、无法追回；有时个别借书者（包括高校的教职员工在内）会长期占有一些对自己有价值的文献资源，因为占有成本很低甚至零成本。图书资产发生破损、毁坏的现象更加普遍，很多借书者在图书上涂写、标记、折页甚至撕页，造成图书资产的损毁。这类问题还存在隐蔽性，即使事后发现，追查起来也存在困难。

1.3 图书资产价值缺少科学评估

多数高校图书馆对馆藏图书的资产价值认定停留在图书资料的标价水平。图书的价值在于其中的文字信息而非图书实物本身，所以随着时间的推移，图书的实际价值往往难以再通过标价真实反映。有些书籍内容质量不高或信息陈旧过时，实际价值低；反过来，有些书籍标价并不高但是可能已经成为珍稀版本，它们的价值已远远超过当时的标价。目前图书馆大多缺少对这些图书资料专业的、科学的价值评估。

1.4 电子文献资源的管理不规范

随着信息技术的发展，越来越多的非纸质图书形式出现，最常见的包括光盘和期刊数据库。在信息化时代，很多图书中会附有光盘，光盘中的内容有的是与图书配套的实用工具，有的是对图书内容的重要补充或说明。但是这部分图书资产缺少相应的管理制度，在账目中没有明显体现，在实际借还业务操作中也容易发生丢失。期刊数据库通常是由高校向外部公司购买使用权，带来的问题是不能明确它是否能称为高校的一项资产，后续的管理问题更是无从谈起。

2 图书资产管理存在问题的原因分析

2.1 资产管理意识淡薄

虽然图书资料的固定资产属性毋庸置疑，但在图书的日常管理中它的资产属性并未得到足够的重视。高校的国有资产管理部门要应对一般设备的管理工作，基本上无暇过问图书这项资产的管理，而是让渡管理权限给图书馆并疏于监督。图书馆管理者因为业务重心的关系，容易忽视图书资产的管理，或者达不到应有的重视程度。即使已经将图书资产管理纳入日常管理工作范围的，也常会“重钱轻物”—重视资产统计数据、轻视实物清查。图书资产清查工作耗费大量时间、精力，工作人员有抵触心理，也是一方面的原因。

2.2 管理制度尚不健全

国家、高校层面都有资产管理相关的政策、法规或制度、办法，但是缺少具体工作实施细则，对图书资产管理的指导意义有限。为了充分发挥图书馆的服务效用，高校图书馆一般都会配套相应的借阅管理制度、破损赔偿制度等。这些制度能够保证图书馆在借阅流通层面的有效运行，但无法指导图书本身这项资产的管理工作。从固定资产管理的角度管理图书，应按相应标准建章立制。如果图书管理制度限于借阅流通、遗失赔偿等，将无法实现固定资产的周期管理。图书资料的资产属性决定了它也将不可避免地经历采购入账、分类管理、折旧报废等环节，配套的管理制度不可或缺。

2.3 责任义务不够清晰

高校在设置机构和划分职能时对责任义务的界定不够清晰。图书馆的主要职能是为教学、科研等保障信息来源，对防止资产流失、资产保值增值的资产管理责任意识基本没有，领导、员工的资产管理认识水平未达到应有的高度。高校资产管理部门对图书资产管理的监管义务也被淡化，甚至完全游离于此项工作之外。责任划分不清，问责机制更加无从谈起。此外，干部轮换实行离任审计中，没有将图书资产管理列入审计内容，导致领导干部更加缺乏管理意识。

3 图书资产管理问题的对策

3.1 健全资产清查等管理制度

为逐步实现图书资产的账实相符，图书馆必须补充完善采购登记、定期清查等制度，使图书资产管理成为图书馆的一项常态化工作。规章制度重新完善的过程中要注意其可操作性，确保清查盘点工作系统化、规范化。资产清查之所以成为一项繁琐的工作，部分原因是因为清查的周期一般较长。如果实行图书定期清查，势必倒推一个清查周期内的各项管理工作规范开展。图书的清查不同于一般设备的清查，由于其流动性大的特点，清查工作很难毕其功于一役，可以将这项工作合理分解、分阶段推进。

3.2 强化抑止图书资产流失手段

通过提高工作人员的技能水平、加强业务绩效考核等，减少图书在借出环节出现差错的概率。对长期占有图书资源和离退休人员未归还所借图书的情况，要在制度上明确处理方式，与资产管理部门和财务部门的沟通配合，提高这些行为的成本。现有的损毁或丢失赔偿制度要进一步完善。对归还的图书进行随机检查，如发现恶意毁坏图书的行为严肃处理。追偿方式建议采用“实物赔偿”的办法，如果发生损坏或丢失情况，不能简单地利用金钱赔偿了事，而是要求设法归还相同的图书。

3.3 合理处置特殊价值资产

两类图书资产要合理处置。（1）实际价值低的图书，包括正常折旧图书和流通率的图书，通过科学地制定剔旧报废制度、明确具体的剔旧报废标准等，来指导图书资产的折旧、报废工作。图书作为一项资产也是存在生命周期的，如果馆内图书在数量上只增不减，只会影响宝贵的空间资源发挥其最大的效用。（2）实际价值高的图书，这类图书没有现成的鉴别标准。图书馆可以在清查盘点工作中初步甄选相关图书，成立专项工作小组或聘请专家，对这类图书进行评估。认定这些图书确实具有较高的价值后，加大对它们的保护级别，实现保值增值。

3.4 规范电子文献管理

电子文献资源不管是随书光盘或期刊数据库（本地镜像或远程访问），似乎都没有被当作一项资产来进行规范管理。其实不论什么形式的电子文献，都是通过高校的财政资金购置，长期或者固定被使用的，实际是构成馆内资产的重要方面。所以应该制定电子文献资源相关的资产管理办法，规范管理。随书光盘因其容易遗失损耗、不易确认归还，可以借助学校信息技术部门的支持，将光盘内容制作成可在网络上下载使用的镜像（注意版权问题，可限制使用范围）。学校已经比较固定的在用的数据库可以作为资产入账，在每个使用周期的费用发生变化后，及时进行资产价值的核增核减。