新形势下做好企业档案管理工作的策略探析

2018-02-13冯力贵州电网有限责任公司物流服务中心贵州贵阳550000

精品 2018年7期

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引言

档案内容记录了企业生产经营活动和战略规划的方方面面，是最可靠、最齐全的信息数据。在新形势下，完善对企业档案的管理工作能够简化档案实体整理，加强对企业商业机密的全过程保护，提高档案信息检索与利用效率，从而为企业的科学决策提供支持。

1 新形势下企业档案管理工作的现状

在社会主义市场经济的背景下，尽管我国的企业已经纷纷建立其自身的档案室，但是其管理制度和体系还存在一些不尽如人意的地方，需要进一步加以完善。首先，大部分企业的领导缺乏对档案管理的重视程度，没有充分认识到档案资源作为企业重要的战略资源在市场竞争中的突出作用。在实际的工作中盲目性和随意性突出，难以规范和约束自身的借阅行为，限制了现代企业档案管理的优化。其次，部分企业仍然固守传统的档案管理机制，不能给予档案工作人员充分的资源分配权，并且缺乏必要的信息化和智能化辅助工具，导致档案在收集、整理、归档、归纳等多个环节效率低下，其相关工作被打上“高成本、低收益”的标签。最后，档案管理队伍的缺陷也是新形势下做好企业档案管理工作的“瓶颈”之一。部分企业的档案管理人才结构老龄化明显，普遍缺乏良好的信息素养和先进的知识储备，难以适应数字化时代的需求，掣肘了企业的长远发展[1]。

2 新形势下做好企业档案管理工作的策略

2.1 深化对档案管理工作的认识

在新形势下，优化企业的档案管理工作，需要加强对档案工作的领导能力，客观全面地看待档案管理工作在企业生产经营中的重要价值和作用，制定契合企业战略发展目标的短、中、长期实施方案，并建立权责一致、奖惩分明的长效机制，保证档案室、查阅室以及办公室的分工明确，为企业档案管理机制的完备铺平道路。为了有效弥补传统“粗放式”管理模式带来的缺陷，促进企业的长远发展，需要企业的档案管理人员树立“精细化”管理的理念，找到正确的关键点和切入点，依托先进的信息技术手段，推动档案管理活动主动参与到企业价值增值性管理环节之中，实现管理对象知识化，打造智慧型档案管理。与此同时，还要加强企业领导对档案管理工作的理解和重视，提高对档案管理的人力资本与物资资本的投入水平，完善基础设施配置，完善各级档案人员的知识框架体系，进而有效提高企业档案管理的工作效率和质量。

2.2 加快档案信息化建设的步伐

随着数字化时代的到来，信息的规模和传播速度呈现暴增的态势，企业档案管理信息化的建设已经成为现代企业竞争的标志之一。提高档案管理的信息化、智能化和网络化水平，需要企业在档案管理组织中增设首席专家，充分利用“数据资产”，实现管理职能的统筹和重构，获取资源分配优势，以加快档案管理组织向决策支持型职能单位转型的步伐。其次，档案管理工作人员要提高对信息技术掌握的熟练度，依托网络平台实现跨时空的档案资源记录、验证与服务，重视档案服务的协同效应与档案管理的非线性增进，促进企业职工之间信息资源的交叉获取与利用，以满足企业档案的有序流通需求。最后，档案管理人员要对信息辨别、筛选和评估能力，将各种智能辅助工具与企业的档案管理需求和规律结合起来，深入挖掘档案资源背后隐藏的规律和模式，发挥现代化档案管理组织在企业中的“智脑”作用，为企业的战略决策提供支持。

2.3 强化档案管理人员队伍建设

档案管理人员是档案管理中最为活跃的因素，强化对其的队伍建设，能够从整体上提高企业档案资源的利用效率，促进企业的可持续健康发展。一方面，企业的领导层和管理层，要依据自身的业务状态与行业特征，加强对现有档案管理人员的培养，提供经验交流、继续学习、讲座会谈等一些类培训机遇，提高科技档案、会计档案、文书档案等不同类型的管理质量和效率，提高对信息技术的理解、运用和掌握程度，打造复合型档案管理人才，以提高企业的核心竞争力。另一方面，企业要注重从社会吸纳具备先进档案管理知识和信息技术知识、丰富从业经验、国际交流经验与管理系统使用经验的高素质人才，配置具有社会吸引力的薪酬与福利待遇，并完善绩效管理机制，调整组织结构，促进人员适当比例的流动，在推动企业档案管理革新，提高档案资源利用效率的同时，激发企业档案管理人员的工作积极性和热情。

2.4 健全企业档案管理规章制度

在新形势下，提高企业档案资源的利用效率，使其转化为经济效益和社会效益，需要建立健全相应的规章制度。档案是企业重要的信息资源，是企业生存和发展的基础和保障，能够为企业的战略决策提供重要依据，在企业的现代化建设过程中，其档案管理工作应该依据国家颁布的相关法律法规严格执行，贯彻落实《档案法》《档案法实施办法》等相关规定，依法加强企业档案管理该功能工作，促进法律意识和法治观念的深入人心。其次，企业要依据实际档案管理工作的真实情况，结合新形势下档案工作中出现的新问题和新要求，完善相应的规章制度和管理标准，制定有关管理办法和实施细则，建立完备的监督体系和分工制度，促进档案鉴定、保密等工作的有效落实，使档案管理工作逐步走上规范化、标准化的轨道[2]。