论企业文书档案传统与现代的管理

2018-02-13于越中国联合网络通信有限公司黑龙江省分公司150000

精品 2018年7期

■于越中国联合网络通信有限公司黑龙江省分公司 150000

前言

档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。要做好档案管理工作，就必须立足于我国现代企业管理的现状，通过建立岗位管理制度和人员聘用制度，创新管理体制，转换用人机制，整合人才资源，凝聚优秀人才，按照岗位设置科学、运行管理规范、职务能上能下、待遇能高能低的改革方向，建立适合本单位各类人员特点的岗位管理制度，逐步实现由身份管理向岗位管理的转变，调动各类人员的工作积极性，促进企业发展。

1 企业文书档案管理的理论研究

1.1 做好档案管理工作的重要意义

企业的档案是一个企业经济、科技、管理信息的重要组成部分，加强对企业档案管理工作的重视，有利于推进企业的技术进步与产品生产。企业档案管理工作是保障企业经济效益的一个有效方法，合理完善档案管理工作可以对企业的长久发展起到积极的推动与促进作用。企业档案工作和其他方面的工作不同，不是只局限于某一领域的活动，也不仅仅是档案部门或档案工作人员的事情，而是需要企业所有部门中所有成员共同参与才能取得成效的一项事业。做好档案管理工作是一个企业健康发展的需要，档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，能全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式。决定着企业的商业版图和未来发展，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。对此,需要企业管理相关部门能够正确认识档案及档案管理的重要性,探究切实有效的应对策略来处理档案管理问题,从而真正提高档案管理的有效性,保障档案的完整性,使档案能够成为企业或政府部门的重要信息资源。

1.2 进行数字化档案管理的重要意义

随着社会经济的不断发展，档案管理工作量的不断增加，档案管理人员所面临的压力日渐严峻。信息化时代的到来，使人们对信息资源的需求不断增加，对信息深度和准确度的要求不断提高，档案管理的数字化建设已经成为加快国家信息化步伐和发展我国档案事业的需要。如果还不重视数字化档案馆的建设，不能在网络上有效地传递档案信息，就无法进入信息时代的快车道，最终将会被信息社会淘汰。现代化的档案管理也是在计算机技术的基础上发展而来的管理模式，使传统档案管理工作得到了有效的完善和加强，并对档案工作者提出了更高的要求。借助先进的计算机设备实现对档案资料的高效管理，是当前档案管理人员所必须要正确看待的重要问题。数字化档案管理不仅是档案部门在工作方式上的创新，更是参与国家信息高速公路的具体体现，有利于营造良好的社会发展国际环境，促进国家经济建设的发展。数字化档案管理为利用者提供了及时、准确、系统且具有较高权威性和参考价值的档案信息，它不仅能够满足科学研究大型而复杂的课题的需要，而且可以满足家庭教育等需求。数字化档案管理的落实将促使与之相关的计算机技术、通信技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用，从而促进档案管理理论、档案管理技术和方法的变革，最大限度地实现档案信息资源的有效利用和共享。

2 新时期企业档案管理工作优化策略

企业档案工作作为企业管理的一部分，必须适应现代企业和新时期的发展需要，树立新的观念，建立新的体制，实行新的管理制度。良好的档案管理意识是开展档案管理工作的前提。企业管理部门一方面应优化档案部门工作人员的档案管理意识，让他们明确自身岗位职责，全身心投入到档案管理工作中，做好档案管理工作的整体规划；另一方面应优化其他部门人员的档案管理意识，让他们认识到档案管理工作并不只是档案管理部门的责任，而是需要大家共同努力和相互配合的，促使他们积极参与档案管理工作。随着微电子技术、计算机技术、通信技术等现代化信息技术手段在企业档案管理应用逐步深入，传统的企业文档管理理念受到了很大的冲击，迫切需要管理环境与管理理念的大变革。文件与档案管理工作者应当紧跟时代的步伐, 在文件与档案管理工作实践中，积极探索崭新的、行之有效的管理方法，并且同步革新管理工作理念，使档案管理工作能够与企业的发展与创新齐头并进。加强档案信息资源建设的有效方法之一是档案电子化。所谓档案信息的电子化，指的是以纸质或机器存储形式的馆藏档案作为主要对象，用计算机技术对档案资料进行收集、筛选以及不同层次上的加工，使其转化为微机软件、微机读写文档形式的二次档案信息，以便人们查询、利用。在新时期各行各业在档案管理工作方面都或多或少融入了信息化技术和设备，大大提升了档案管理工作的便捷性，但归根究底信息化技术的使用及设备的操作还是要依靠人。因此，档案管理人员的优化是档案管理工作质量的重要保障。档案管理部门可定期对档案管理人员进行考核，通过者才能继续从事原岗位工作，确保档案管理队伍整体质量。要优化档案管理模式，实现信息化建设，必须认清电子档案管理的发展趋势；然后着重培养和引进信息化管理人才，购进信息化设备。但在此阶段必须确保档案资料的保密和安全工作到位，防止资料外泄、损坏等，尤其要做好电子资料的安全工作，如设置登录密码、安装防火墙、定期杀毒等。