论中小企业存货管理工作的问题与策略建议

2018-02-13王枫松下压缩机大连有限公司辽宁大连116000

精品 2018年7期

■ 王枫松下压缩机（大连）有限公司辽宁大连 116000

中小企业是市场竞争中的弱势群体，为了提升自身的经济实力，必须节约成本，增强资金流动性，提升劳动力生产率。为了避免资金浪费和占用，提升资金利用率，解决中小企业融资难度高的困境，管理者应重视企业库存的科学管理，避免企业产品的长期挤压，为企业创造经济收益。中小企业在生产经营活动中，应注意减少商品库存数量，提升现金流量，节约生产经营的成本支出。现实情况中，多数中小企业在原材料采购过程中，需要预先付款结算，增加了企业的资金成本负担，商品销售的回款时间长，增加了企业的财务压力。因此，作为中小企业管理者应看到存货管理工作对于降低经营成本、增加经济收益，防范财务风险的积极作用，思考存货管理的科学方案与方法、机制。

1 中小企业存货管理的综述

存货管理可以理解为对商品、协作件、产成品、半成品、低值易耗品、燃料和其他原材料等物质的储备与管理。存货管理的最终目标是通过使用和销售，换取利润收益。其管理工作包括：安全管理、物资分配与使用、存储、采购等环节与内容。管理者应尽量提高企业库存的流动速度，但实践情况中，存货的经济价值占中小企业总资产的百分之三十左右，流动性较低，提高了企业的资产负债比重，增加了中小企业的经营风险和财务风险。

2 现阶段国内中小企业存货管理面临的情况与问题

2.1 生产计划、销售方案的制定与设计不科学

一是，生产计划、销售方案制定设计不科学所造成的存货不足。部分中小企业的经营者和销售部门侧重于提高销售业绩，占领市场份额，忽视了企业的产品生产加工时间、生产能力、资金回收周期等风险因素，脱离了产供销一体化的经营目标，企业产品数量无法满足超额销售的需求，容易让消费者和合作方对企业失去信心，严重影响中小企业的可持续发展。二是，生产计划、销售方案制定设计不科学所造成的存货积压。部分中小企业为了缩短资金回收的周期，储备了超出销售能力的商品和物资，同时缺少对市场供需、商品存货数量与生命周期的估算与分析，导致企业经营费用与成本增加，运营能力不足，现金流量不足，严重影响了中小企业的建设发展。

2.2 产品与原材料的采购工作缺乏监督，具有随意性

一是，部分中小企业在产品和原材料等物资的采购过程中，缺少对采购方案、采购行为的管控与监督，没有形成健全的原材料与物资采购管理工作机制，没有与其他同类型供货方询问、比较价格与质量，受价格波动影响大，不利于降低中小企业的生产成本。二是，中小企业的物资与原材料采购应参考存货情况与数量，确保企业存货数量的最优化，没有建立事前分析审核、事后评议总结的存货管理机制，导致采购物质价格高、质量低，增加了中小企业的运营与生产成本。

2.3 没有形成企业存货账目管理的规范制度

一是，从一些中小企业的存货管理情况来看，部门职能划分不清，岗位设置混乱，部分企业员工兼任多项工作，企业商品的入库、出库缺少标准化流程，存货管理工作缺少监督和跟踪反馈，导致存货数量统计不准确，入库手续缺失，无法进行商品库存的清点与成本核算。二是，部分中小企业在物资和材料采购过程中，没有获得票据凭证，影响了对存货价值的清点与估算，增加了企业利润计算的难度，提升了中小企业可能承担的税务风险。

2.4 货物存放和管理方式不科学

一是，货物存放的仓库结构设计不科学。货物应当存放在相对封闭的仓库中，入库和出库应建立编号并更新、跟踪相关数据。但现实情况中，一些中小企业受到经营场所和空间面积的限制，将仓库设置在生产区域中，不能够保证仓库的独立性和封闭性，导致实际存货数量与登记账目有出入，间接影响了中小企业的税务筹划和财务报表编制，给企业正常运营管理工作制造了障碍。二是，货物存储、保管的方法错误。存贮与保管方法的选择，应与货物的属性、规格等特点相符合，制定相应的运输、防护、存放方案。现实中，一些中小企业随意放置和保管货物，对货物的处理、涂料、防腐蚀、防火、防潮要求

认识不足，导致货物价值的损失或者降低。三是，货物的状态、信息数据标注不明或者缺失。部分中小企业对存货的存放和管理工作混乱无序，忽视了货物的存放标识，或者没有为货物装贴存放标识，这一方面将增加货物损坏、灭失的风险隐患，另一方面也不利于货物数量的清点和进出库管理。四是，货物的存放环境不安全。应确保货物存放环境的安全与便利，根据货物性能、规格、类型划分存放的不同区域，禁止将普通货物与易腐蚀、易燃烧的货物放置保管在一起，应保证仓库的整洁、干燥（或湿度适宜）与安全，排除一切安全隐患，避免发生事故和经济损失。

3 中小企业存货管理的策略建议

3.1 科学分配不同部门货物管理的相应职责

举例说明，市场销售部门应掌握中小企业的生产能力和存货数量，建立订单管理与评审机制，防范货物的积压或者超售下架；企业法务部门应对订单条款、采购合同实施审核与监督，防范承担不利的法律责任；企业财务管理部门应分别对物资和材料的采购周期、采购数量、资金交付与货物到达时间进行管控与审核；采购部门应科学设计制定物资和原材料的采购方案，包括采购项目、数量和采购时间等内容；技术部门和质量监督部门应对物资、产品和材料的性能、质量进行技术审查。

3.2 库存货物的采购成本控制策略

作为企业采购部门与采购人员，应结合中小企业的实际情况、生产能力、现金流量，科学制定物资和材料的采购方案，多方询问、比较采购价格和采购质量；对采购数量巨大的方案与订单，应交给财务部门审核，加强对市场供需变化的分析预测，降低企业运营成本，节约采购资金。

3.3 科学地进行账务管理

一是，设置专人管理库房，建立完善的物资管理制度，对于敞开式的库房更要采取定制管理，划分不同状态的存货应该存放的区域，对于不按规定存放的行为需要严厉考核。二是，做好ERP的使用权限设置和存货最优库存量的设定，由采购人员依据生产计划制订采购计划，采购部主管审核计划的合理性，财务部监督审核。三是，由采购人员进行物资入库的数量、状态和质量的初步确认，提交报检单给检验人员进行质量复检，最后采购人员拿着收货单、检验合格单到库房申请入库，库房管理人员核实数量和其他产品标识信息，参照采购计划入库，对于超计划的采购数量应上报总经理批准，否则不予入库。四是，仓库管理员依据有效的生产指令和材料领购单出库，依据退库单核实实物信息办理退库，做到票、物、账同步进行。另外，财务人员月末在进行存货暂估时，应按照采购合同和最近一次的结算价进行暂估，对于一些执行力差，有懒惰思想的人员应给予适当的绩效考核。