探究电子信息档案管理在事业单位中的应用及风险控制的措施

■ 李昱璇

国家林业局昆明勘察设计院

前言

随着网络信息时代的到来，档案管理方式发生一定变化，电子信息档案管理方法相应调整，这不仅能为事业单位发展注入活力，而且还能扩大电子信息档案应用范围，提高档案信息传递的安全性。由此可见，该论题探究的现实意义较显著，能为事业单位持续发展提供可靠支持。

1 事业单位运用电子信息档案管理的优势

事业单位发展的过程中，应及时调整档案管理方式。在顺应社会发展趋势的前提下，运用电子信息档案管理技术，这不仅能够充分发挥电子信息档案管理优势，而且还能提高事业单位工作效率、优化工作质量。以下具体分析电子信息档案管理在事业单位中应用的优势。

1.1 提供工作效率

电子信息档案借助电子媒介存储信息内容，其中，计算机技术接收使用要求信号后，快速、高效完成信息处理任务，这不仅能够缩短人工操作时间，而且还能减少出现信息缺失、信息失准现象。从中能够看出，电子信息档案管理能够弥补人工档案管理的不足，从整体上提高事业单位工作效率[1]。

1.2 实现信息共享

事业单位各部门间传递文档资料时，利用电子信息技术实现文档资料共享，这与社会快节奏发展趋势相适应。在这一过程中，网络信息技术为信息传递提供有利载体，事业单位工作人员借助数据库及时获取所需信息，并参与信息交互及反馈，以此增进业务间联系，大大提高信息资源利用率。

1.3 创新档案信息保管、传递方式

事业单位以往借助纸质档案完成信息保管目的，但纸质档案保管极易出现潮湿、虫蛀等问题，导致信息内容完整性被破坏，进而降低信息利用价值。电子信息档案管理应用于事业单位中，既能节约管理成本，又能保证信息完整性，提高信息实用性。此外，电子信息档案传递的过程中，能够得到网络支持，意味着信息能够安全、便捷传递，避免出现信息丢失、损坏等问题。

2 事业单位中电子信息档案管理风险控制措施

虽然电子信息档案管理能为事业单位发展助力，但电子信息档案管理存在一定风险，因此，事业单位工作人员使用电子信息档案时，务必做好风险控制工作，从以下几方面措施入手，全面保证电子信息档案安全性。

2.1 提高存储安全性

一方面，保证系统安全。计算机系统极易受病毒入侵，因此，档案管理人员务必做好病毒查杀工作，以及计算机系统保护工作，以免为病毒侵袭行为提供机会，同时，安装正版软件，做好系统升级工作，一旦发现计算机系统受到威胁，应及时止损。另一方面，保证数据安全，借助防火墙保证信息传输安全性，同时，做好电子信息档案备份工作，并对备份档案妥善存储。

2.2 完善相关制度

电子信息档案安全工作必不可少，有依据地制定相关制度和章程，能够为安全问题处理提供支持，全面提高电子信息档案管理水平，为事业单位持续发展提供便利。此外，电子信息档案管理者能够参照制度规范管理行为，大大减少违规操作、越限操作等行为，同时，事业单位领导者制定监督机制，鼓励员工间互相监督、彼此约束，充分发挥制度及机制实效性。

2.3 引进先进技术

计算机发展速度不断加快，再加上，电子信息档案管理要求随之提高，结合社会发展需要引进先进技术，能够在原有基础上提高电子信息档案可靠性，真正实现电子信息档案加密目的。先进技术在密码机制完善方面发挥积极作用，这是互联网大数据时代背景下必要的加密措施，这对事业单位有序发展、信息资源高效利用的必然要求，同时，能够将电子信息档案威胁因素全面消除，为电子信息档案提供安全防护。

2.4 提高管理者素质

计算机系统以及电子信息档案管理主体为人，为充分发挥电子信息档案价值，降低电子信息档案管理风险，务必从整体上提高管理者素质，强化管理者档案安全意识。事业单位组织系统化培训活动，向管理者传递最新的电子信息档案管理技术，确保电子信息档案管理问题高效处理。培训期间制定合理的培训制度，并聘请工作经验丰富、专业能力较强的教师，进而使电子信息档案管理者能够熟练掌握电子信息技术，充分发挥电子信息档案应用价值[2]。

3 结论

综上所述，本文全面总结电子信息档案管理优势，提出电子信息档案管理风险防控措施，通过提高存储安全性、完善相关制度、引进先进技术、提高管理者素质等措施彰显电子信息档案管理价值，针对管理风险高效、全面控制，这对事业单位良性发展有推动作用。此外，电子信息档案管理技术能够大范围推广，这对事业单位改革有积极影响。