浅议高校基建档案管理

2018-02-13梁伟杰

精品 2018年3期

■梁伟杰

钦州学院

1 引言

高校基建档案是高等学校在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体等材料。它既是高校建设过程、发展历程的真实记录，又是高校进一步发展的重要基础和依据。随着我国高等教育事业的迅速发展，特别是不少高校的扩建、新建项目，基建工程增加。基建工作是学校建设的重要组成部分，怎样科学、规范管理好基建档案，使其在新的平台上更好地发挥作用，服务于学校的发展，是当前高校档案部门、基建部门思考的问题。

2 基建档案的特点

基建档案除了具有一般档案的信息性、价值性、原始记录性等特点以外，还存在以下特点。

2.1 成套性

每一个项目的基建档案，都由各部分工程文件的每一个环节的文字、图纸记录而成，整体工程项目之间的档案文件材料是一个相对独立、不可分割的有机整体，一个完整的基本建设项目档案，符合它所反映的客观实体。这是高校基建档案成套整体性的特点。

2.2 专业性

在基建工作中形成的材料，涉及到设计、勘探、施工、安装、消防等专业技术活动，产生的历史记录不仅是不变的，在以后项目的维修、验收、审查都是以它为唯一的依据，基建档案的内容性质及其形成领域，专业性很鲜明。

2.3 实用性

基建项目完成后，基建档案可以体现出建筑物的性质、结构等，特别是以后建筑物需要维修、扩建、改建，或产权认定、解决相关的土地纠纷等管理工作时，基建档案起到的作用是其他材料不可替代的；此外，基建档案既能为技术交流和科学研究服务，也能为现实生产服务，基建档案具有实效实用性。

2.4 滞后性

一般来说，基本建设项目的建设完成，需要有一个周期，特别是投资大，涉及面广的基建项目，周期会更长。项目的建设过程，存在一定的弹性因素（例如资金不到位等）影响，因而形成一套完整的基建档案，也就滞后于它所反映的基建项目本身的完成时间[1]，只有等基建工程验收工作完成后，才能把全部资料整理完毕进行归档。

3 基建档案的重要性

作为高校档案的一部份，基建档案有其不可替代的作用，其意义主要如下：

3.1 是高校建筑使用维护的有效工具

在校园建筑需要改建扩建、装修维修、线路铺设等工程中，为确保工程的安全、施工的准确、竣工的顺利等，都要利用基建档案；此外，在一些搬迁至新建校区的大学，其老校区的基建档案，是新用单位进行改造、改建、装修校园建筑的参考依据，基建档案为学校建设提供了周密严谨的服务。

3.2 是高校建设项目合法性的重要体现

基建档案包含了高校基建工程各个阶段的材料，包括工程预算、工程施工及竣工文件等，另外，基建工程的设计方案和图纸，基建档案的重点内容，其中有关基础建设的设计图、施工和竣工图，还有相应的文字说明，都为高校的已有建筑的维护、管理及合理使用提供有力依据，除此之外，基建档案中的建设许可证、用地批准及项目立项等文件，也是高校建设项目合法性的体现，是维护高校建设合法权益的凭证。

3.3 是高校建筑质量评估的重要依据

随着工程建设工作的发展，其投资形式越来越多元化，高校基础建设投资资金来源较多，有地方政府财政扶持，有国家拨款[3]，还有社会的捐款等模式，复杂多样，而工程质量如何，关系到各方安全，基建档案是工程项目的全程记录，是工程建设从零起步到日渐形成主体的建设质量的反映，作为全过程记录材料的基建档案，对于建筑建设质量的评估起着重要作用。

3.4 是维护教工利益的重要依据

基建档案不仅对学校的建设发展起到积极作用，而且它所包含的文件材料，对教职员工的切身利益也带来影响，学校为教工住房办理房屋所有权证时，就需要利用到基建档案中的消防验收合格意见、建筑工程施工许可证等文件；另外，在建立健全学校公房网数据等工作中，也需要利用基建档案，提供准确信息。基建档案在维护教工利益等方面起到了极大作用。

4 存在的问题

4.1 档案管理意识不足，存在“重建设，轻档案”现象

由于工程项目的完成时间较长，涉及的人员、内容较广，材料编制周期长等原因，给基建材料收集完整增加了难度。基建项目在研究阶段，文件可能会漏缺，在招标时段，由于中标单位归档不及时，资料容易散失，施工过程中形成的图纸和施工日志，由于施工单位不重视资料的收集整理工作，也会造成材料保存不齐全；另外，有不少基建材料会分散在承办人或技术员手中，他们往往将这些建设资料随便放进自用的柜子或抽屉，没有做到及时把资料移交给档案管理员，最后需要向知情人询问，催收，才得以回收归档，管理人员如果疏忽了跟踪项目基建材料工作，基建档案材料就会不完整；此外，不少高校基建部门的档案工作规范、制度只有大致框架，还缺少细则落实，缺少行之有效基建档案管理制度和收集、立卷的配套办法。档案工作不写进工作计划、不列入岗位责任制的考核范围，基建档案管理比较随意，工作结果难有保障，往往是要使用档案的时候，就会出现查阅无果，无处可寻的无助局面。基建档案的管理是基建项目管理工作的重要组成部分，但不少高校档案管理意识较弱，特别在基建部门，普遍存在“重建设，轻档案”的现象。

4.2 缺乏专业人员管理，工作较为被动

档案管理需要专业技能，社会的发展也对档案管理人员提出更高的要求，需要复合型的人才，但是，当前高校档案机构人员普遍存在进入门槛较低的现象，不少高校因从解决学校眼前面临的一些困难出发，安排学校引进人才的家属进馆，而缺乏从专业角度进行考虑招聘档案员，给档案工作的长远发展带来了不利因素。目前，高校档案部门基建工程专业或档案专业知识的管理员较少，两者都兼而有之的管理员更少。基建档案内容涉及的专业知识很强，档案人员如果没有一定的基建知识，对做好基建档案管理工作带来影响，给档案管理水平的突破带来困难，工作不仅没有创新，而且容易陷入被动的局面；在基建部门，兼职档案员大多是不熟悉基建业务或对档案知识了解甚少的，加上管理人员变换频繁，部门没有明确相关的管理规定，难以形成一个良性的档案管理机制，学校基建材料的收集与整理工作就陷入被动的局面。

4.3 基建材料不规范，归档质量受到影响

高校档案部门在接收进馆（室）的基建材料中，经常出现以下问题：不少材料不符合归档要求，一些起着凭证作用或具有法律效力的关键文件，却是复印件；有些基建材料上的盖章、签字等不全，失去原有的作用；不少基建材料纸张大小不一，个别材料是起着凭证作用的，却用铅笔、圆珠笔书写，任意涂写，字迹模糊；有些移交归档的材料内容与实物不相符合[4]，例如设计变更、施工记录等，等到项目竣工要归档材料时，发现问题所在，就必须用很多时间把正确的材料催收；不少高校基建档案归档工作质量不高，档案信息化程度偏低，基建档案归档目录中，做到的只是“目录级”的管理，在档案信息管理系统上检索到目录，而没有相应的电子文件；许多高校基建部门未能做到部门立卷，把材料上交后由档案部门整理归档。

4.4 基建档案载体单一，信息化程度不高

按档案相关要求，基建工程档案必须要有电子档案，与纸质档案一并进行归档。在项目施工过程每一个阶段，都留下电子文件或照片，做到管理信息化、网络化，使基建档案能准确、及时、可靠、完整地为利用者提供服务。但不少高校基建档案除纸质材料外，特殊载体匮乏，存储所占空间大；很多高校还是用传统的管理方式，查档时辅助以手工翻阅，效率较低，大多数是利用者到档案室进行借阅,说明要利用的档案内容，档案管理人通过检索查找相应的档案原件，供利用者查阅或登记外借复印，存在诸多不便，整体而言，高校基建档案的管理在管理理念、技术处理、运作设备等方面[5]，都未能跟上档案管理现代化的步伐。

5 解决基建档案管理问题的对策

5.1 提高档案意识，重视基建档案管理

一是高校档案部门要从各方面提高学校整体的档案意识，营造师生员工支持并自觉维护学校档案工作的良好氛围，为档案工作的顺利开展做好铺垫；二是在基建档案管理方面，多向领导汇报、沟通，领导认识到此项工作的重要性，特别是一些重大项目的档案材料的管理，思想及制度上就会给予重视，加强指导、监督，督促基建部门做好档案材料收集工作；三是把档案工作列入本部门工作计划、纳入考核范围，特别是基建部门，要落实人员、提供条件管理基建材料，做到整个基建项目的档案材料全程跟踪，保证项目资料的收集完整；

5.2 基建档案与基建项目同步进行管理

针对出现的问题，要使高校建设项目的档案齐全完整，可以按以下方法处理：一是在基建工程实施的各个阶段，就要同步对相关材料进行收集、整理积累，工程开始之初，必须对各方基建档案的收集移交明确提出要求，把检查基建档案的情况落实到检查工程进度与施工质量中，包括对隐蔽工程文件材料的收集整理；二是基建部门（或能介入管理的档案部门）要保持与设计、建设、施工单位的有机联系[6]，以便及时解决基建材料归档的相关问题，严格要求施工方、监理方等提供各个工作环节产生的材料，做好收集整理工作。学校要注意督促施工、监理等各方配备资料管理员，明确管理责任，确保施工项目的材料完整。

5.3 提升档案管理人员业务素质

受客观原因影响，目前高校档案部门要招聘有基建专业知识的管理员存在困难，但要基建档案科学、规范地管理好，需要管理员既有档案业务技能，又懂基建知识，如何处理这一问题，这就要求档案人员要有自我学习的意识，一是参加基建业务学习，多向基建专业的人员学习，熟悉了解基建项目各阶段工作及形成材料情况；二是在自学、培训的同时，经常向同行学习好的经验与管理方法，听他们介绍行之有效的管理方法，为做好基建档案管理打下基础；三是为把好基建档案归档的质量关，基建部门的兼职的档案员也需要具备基建知识，收集、移交好档案材料，共同将学校的基建档案向管理科学化、规范化方向推进。

5.4 推进基建档案数字化工作

随着信息时代的发展，查档利用服务的需求，档案数字化已成了必然趋势。受经费等的影响，高校档案数字化工作启动比较滞后。档案部门要积极推动档案数字化建设，将基建档案传统的手工管理改为利用计算机、数字摄影、数据库、存储等技术，把各种载体的材料转化为数字化信息，然后以数字化的形式存储、网络化的形式提供服务。在数字化工作全面启动前，高校要保证数字化需要的硬件和软件设施投入，加强组织领导协调。此外，建设单位要在基建项目管理数字化平台上建设虚拟档案管理中心，实现基建档案数字化的前端控制。再者，基建部门、档案部门要基建材料收集齐全，做好纸质档案与电子档案同步归档工作。最后，继续对现有的基建档案进行数字化处理，实现全文（图纸）扫描，建立基建数字档案，尽可能减少实体利用给纸质档案带来的磨损，保护好档案。