《企业档案工作规范》解读

第六章 企业档案工作制度建设

三、企业档案业务规范的制定

6.3.2档案分类方案。应明确分类依据、类别标识、类目范围。

制定企业档案分类方案的分类规则是：同位类之间互不相容；各子项之和必须穷尽母项；同位分类必须按同一标准进行；分类必须按层次进行不能跳跃。

制定分类方案要根据企业档案实际情况，遵循分类规则编制“类目表”，以指导具体的分类工作。

类目表：是根据本企业（系统）档案的种类和数量情况，编制一个由大类、属类、小类构成的，具有从属关系（纵向）和平行关系（横向）的不同层次的类目体系。

分类方案是由类目表、标记符号、说明与注释、索引组成。

企业档案分类体系的类目设置。工业企业档案一级类目的设置按照《工业企业档案分类试行规则》规定，一级类目有：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。

企业档案二级及二级以下类目的设置，同样要依据企业管理职能分工，结合档案的内容和特点来进行具体划分。参考《工业企业档案分类试行规则》。

管理类档案二级类目一般按问题设属类，可参考《工业企业档案分类试行规则》的二级类目。

产品档案二级类目一般应按产品的种类或型号来设置。

科研档案二级类目一般应按课题性质或课题来设置。

建设项目档案二级类目一般应按工程性质或工程項目来设置。

设备仪器档案二级类目一般按设备仪器种类或型号设置。

中小型企业档案分类层次不宜过多。

6.3.3文件归档范围和保管期限表。应明确各类文件归档的范围及其相对应的保管期限。

“文件归档范围和保管期限表”是企业档案工作中重要的基础业务工作。文件归档范围和保管期限表可以成为单独的档案业务规范，也可与文件归档制度合并为一个制度。在制定该制度时，文件归档范围及保管期限部分应以企业内各职能部门为单位，按照各其职能和文件形成过程，逐项列出条目。对于建设项目和临时工作要单独补充完善。参考本规范附录A。

6.3.4特殊载体档案管理规范。应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管的条件。

本条是对企业制定特殊载体档案管理规范提出要求。特殊载体档案包括：磁性材料、感光材料和其他合成材料等为介质的档案记录载体。存在形式有：照片、缩微胶片、录音磁带、录像带、磁盘、光盘、实物等。

收集范围应以企业文件归档范围和保管期限表为主，参考载体形式。

在管理上一般不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档案对应分类编号。考虑其载体形式和保管要求不同，应分库保管。特殊载体档案整理与保管具体要求见：《照片档案管理规范》（GB/T11821）、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894）、《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15）、《档案缩微品保管规范》（DA/T21）、《公务电子邮件归档与管理规则》（DA/T32）、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38）、《缩微胶片档案数字化技术规范》（DA/T43）等标准。

第七章 企业档案工作业务建设

一、企业档案工作与业务活动

由于档案产生于业务活动，是业务活动的真实记录，因此，档案工作与企业所有的业务活动都有着不可分割的联系，也只有将档案管理与业务管理相结合，二者才能相得益彰。

7.1.1企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成部分，应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制。

企业档案是企业各项业务和活动的记录和生成物，与企业各项业务和活动有着天然的密切联系，同时又服务于企业的各项业务活动，企业在各项业务和活动中做好相关的档案工作，将有利于企业的规范化管理。因此，需要企业档案工作的分管领导将档案管理纳入工作的议事日程郑重考虑和研究，对企业档案工作的发展做出整体规划，并通过协调将档案管理纳入企业各项业务和活动的规章制度及工作流程，纳入企业各部门和有关人员的岗位或经济责任制，以行之有效地保障各项业务和活动记录的形成与管理。这是需要在领导层面解决的问题。

（本部分未完待续）