房管局房地产档案管理工作常见问题及改善措施

2018-02-11张改梅包头市九原区住房保障和房屋管理服务中心内蒙古包头014060

中国房地产业 2018年22期

文/张改梅包头市九原区住房保障和房屋管理服务中心内蒙古包头 014060

房地产档案即是房产管理部门在开展各项工作的过程中所产生的拥有保存利用价值的各类文字、图表、声像、电子文件等材料，也是房地产行政管理部门进行房地产管理工作的详细准确的记录，是房地产所有权以及使用权的重要凭证。现阶段在房地产档案管理工作过程中依旧还有一些需要解决的问题，所以充分认识到房地产档案管理工作的特点，寻求科学有效的工作方法，是一个需要深入研究的课题。

1、房地产档案管理特点

第一，房地产档案表现出法律依据性。和房地产经济与法律行为相关的，除开房地产权属证书之外，其他档案文件材料是受到法律认可和保护的，是确认房地产权归属、签订房地产权属处置的重要证明材料。针对怎样裁决房地产交易、分拆、抵押以及评估活动中出现的纠纷问题，房地产档案更是关键的法律依据。

第二，房地产档案表现出馆藏动态性。对于档案个体来说，因为房屋拆除引起的产权变化，房产测量方式的转变，房地产交易带来的权属转移等，必然会造成档案具体内容的变更。因为城镇人口数量日益增多以及房地产业的蓬勃发展，相应房地产档案材料数量也越来越多，在房地产交易、抵押、查封以及评估过程中，档案利用率日益提升，管理任务也逐渐加大。

第三，房地产档案表现出管理垄断性。房地产管理需要遵循属地管理的原则，相关部门在开展管理活动时，对辖区中房地产档案处于独占与垄断地位[1]。档案材料是否可以有效保护，其所包含的产权信息是否可以科学利用，在很大程度上关系到房地产行业的健康发展。

第四，房地产档案表现出内容成套性。房地产管理工作必须遵循更加规范的流程与标准，所以档案内容也应当是完整全面的。比如说土地资源调查活动产生的工程许可文件，包含上级指导性文件、组织专业技术队伍、目标责任制度建设、成本经费等材料，相互之间具有非常紧密的联系，必须要将其按照规定进行收集整理，才可以更加客观准确的反映出工作过程。

第五，房地产档案表现出建档周期性。房地产管理过程中，部分专业技术活动或持续较长的周期，常常需要跨年度实现，需要把房产文件收集整理齐全，合理分类后归入临时卷，等待专业活动完成后第一时间将其移交到管理部门。

2、房管局房地产档案管理工作常见问题

2.1 档案意识薄弱利用率低

建立房地产档案的目的是让档案用户使用以最大限度地提高其资源利用率，实现房地产档案的价值。但是当前部分房管局领导人员以及档案管理人员管理意识较为薄弱，对于档案管理的重视程度不足，且没有树立信息化管理概念，导致许多档案资料长期处于堆放的状态，对房地产档案的归档做不到及时性、完整性和准确性，导致房地产档案与实际的房产信息不一致，房地产相关资料的缺失或不全面，造成积压，影响利用[2]。不仅如此，房地产档案的开放度也极低，即使检察院要获取相关的房产资料，也有相当的难度，而对平常老百姓来说，想利用房地产档案资料来化解纠纷，在当前实施起来还是有一定难度。

2.2 欠缺完善档案管理制度

档案管理工作顺利开展的基础是管理制度，虽说很多房产局已经针对房地产档案管理工作制定有相关管理制度，但制度不够完善，对于档案收集、保管、借阅、保密等方面还存在着一些问题，如档案资料收集不全，信息缺失；借阅档案时不履行相关手续，经常有借无还；还有些档案人员随意涂改、销毁甚至出售档案资料，严重违反了房地产档案管理的要求。此外，长期以来房管局职工对档案的利用效益知之甚少，信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

2.3 管理数字化建设程度低

随着数字信息技术在档案管理中的运用，极大程度上提高了档案管理质量与管理效率，与传统纸质档案模式相比，档案管理数字化建设在管理对象、管理载体、管理方法及管理理念上都存在较大差异[3]。现阶段，还有很多房管局在进行房地产档案管理上数字化建设程度较低，部分区域由于受到经济、技术等因素影响，甚至没有进行数字化档案管理建设，导致房地产档案管理进度难以满足实际工作需求，这在一定程度上降低了房地产档案管理准确性和高效性。

2.4 管理人员素质有待提升

房地产档案管理具有极强的专业性、连续性的特点，事务非常繁琐。要想确保档案管理质量，必须投入大量的人力、物力、财力。然而，由于部分房产局领导对房地产档案工作不重视，加之国企改革的日益深化，编制人员大幅削减。在此背景下，档案管理一般由其他部门的人员兼任，或者聘请临时工负责。这些档案员缺乏专业知识，档案不及时归档、档案管理不够规范等问题比较常见，档案管理水平不高，房地产档案管理人员综合素质有待提升。

3、房管局房地产档案管理工作改善措施

3.1 创新档案管理工作意识

在信息化时代，房产局房地产档案管理工作要想保持持久的活力，更好为民众提供良好服务，首当其冲的就是思想观念的创新。第一，要增强档案管理服务大局的意识。在经济新常态背景下，党和国家将经济建设作为主要目标，这要求房产局房地产档案管理工作也必须围绕经济发展进行。要将服务大局作为房地产档案管理的基本定位，对房地产档案资源进行合理的开发与利用。第二，改革传统房地产档案管理理念。加大对房地产档案管理工作的改革力度是实现档案管理创新的有效途径[4]。一方面要摒弃传统的守旧与自我封闭的思想，另一方面要构建起一个与市场经济相适应，并房产局房地产档案管理自身发展相适应的运行管理机制[3]。同时，在确保档案资源安全保密的基础上，适度扩大房地产档案管理工作的开放范围，让档案工作能够走进房产局内部人员的实际工作中。这既能充分发挥出档案的社会服务化功能，也能提升房地产档案管理在房产局各项工作中的影响力。

3.2 制定健全档案管理制度加以落实

无规矩不成方圆，健全的档案管理制度是房地产档案管理质量提升的基础保障。一是房管局要基于自身实际情况以及档案管理的特殊性，建立合理的、科学的档案管理制度；二是保证档案管理制度的简明与实用，提高其可操作性，以便用制度有效约束、规范房地产档案管理工作；三是在完善档案管理制度时要保证奖惩分明，及时奖励严格房地产管理档案信息的人员，激励他们更好地工作，同时处罚非法操作档案信息的人员，杜绝他们恶意篡改信息，保证房地产档案管理工作有序开展。当然，建立制度的最终目的是执行，规范房地产档案管理工作，所以在档案管理改革中不但要建立完善的制度，还要重视在管理过程中有效执行相关制度，由领导充分关注制度的执行情况，确保房地产档案人员认真执行档案管理制度。

3.3 加强档案管理数字建设

把现代化的管理技术和设备引进，借助计算机展开信息化房地产档案管理。房产局档案部门应立足于实际情况，创造条件，竭尽所能运用计算机进行房地产档案管理，构建局域网，在其中纳入设备、图书、人事、文书和科研档案，扩建为房地产档案信息中心，并在中心网络平台上将相应的档案管理自动化软件编制出来，形成房地产档案信息管理网络。促进办公效率的提高，以便于相关人员更好地展开阅读，在线利用档案资料，立足于完善保密的条件，借助网络技术，促使资源共享的顺利实现，同时具备一套可靠安全的检索系统，以便于利用者快捷、及时的查找信息，对所需档案资料进行阅读[5]。计算机网络的发展促进了房地产档案管理的不断发展，科学的档案管理系统逐渐替代了传统的人工式档案管理工作。房产局档案管理的数字化建设成为大势所趋。

3.4 注重管理人员素质提升

房地产档案管理人员自身专业能力及实践操作直接影响着档案管理工作成功与否，构建一支现代化档案管理队伍是将顺利实现房产局档案管理质量提升的关键。在房产局战略管理方案中纳入房地产档案人员的培养，全面促进档案管理人员素质的提高。加大对房地产档案管理人员档案知识的培训力度，定期针对档案管理人员开展专业档案管理培训班，借助进修学习、知识更新、继续教育和专业培训等，促进其业务知识和知识水平的提升。同时，由于房产局档案管理较为特殊，因此应组织档案管理人员积极更新档案管理知识及现代化信息技术，以便更好适应新形势下房产局档案管理工作需求，为房产局档案管理发展奠定坚实基础。