浅谈高校教学秘书提升工作效率的必要性及方法

曾利华

（广州南洋理工职业学院，广州 514000）

1 引言

在高校的教学管理工作中，教学秘书是一个十分重要的岗位。教学秘书在高校中的定位既是教学工作的管理者，同时也是服务者。教学秘书的工作会同时接受院系相关院长与教务处的领导，服务对象既有教务处，也有院系的领导、教师、学生等。教学秘书的工作内容十分广泛，服务对象很多，所以教学秘书的工作内容就显得繁杂与忙乱，因此，教学秘书工作效率的提升显得十分重要。

2 高校教学秘书提升工作效率的必要性

2.1 工作性质与内容要求提升工作效率

高校的教学秘书在高校教学管理工作中的定位，决定了他会涉及教与学的方方面面，服务对象广泛，而工作内容也会包含很多方面，大到培养计划的修订，小到打印学生的成绩单等，这些都跟教学秘书有关。教学秘书工作内容繁杂，对教学管理工作需要全程参与，所以教学秘书的工作内容繁杂，状态会显得忙乱，因此，想要做好高校的教学秘书工作，就必须要提升工作效率[1]。

近些年来，高等教育已经由以前的精英教育转变成了平民教育，高校不断扩大招生，在校人数不断增多，同时，随着时代的发展，高校还在开设新的专业，课程也在不断增多，教职工队伍急剧扩大。种种原因导致教学秘书的工作任务不断加重，与之相对应的岗位人数却没有增加，这就使得教学秘书的工作任务更为繁重，若无法不能提升工作效率，那么就完全无法适应如今的工作节奏。

2.2 高校教学管理改革要求提升工作效率

自进入21世纪以来，各高校的招生规模不断扩大，在教学质量方面的竞争也越来越激烈。想要提升学校的办学质量，吸引更优质的生源就读，高校就必须、不断地更新教学管理理念，引进新的教学管理模式，实施新的教学管理方法。一系列的新模式、新技术的应用，对教学秘书的工作能力提出了更高的要求，教学秘书需要在完成日常工作任务的同时，学习信息技术与方法，推进高校的教学管理改革，这就要求高校教学秘书不断提升工作效率。

3 提升高校教学秘书工作效率的几点建议

3.1 明确自身工作职责，转变工作观念

很多人觉得教学秘书的工作就只是机械性的接电话、写文件等，因此，很多人在这个岗位上会有些消极的工作态度，工作效率也因此而无法提升。所以说想要提升工作效率，首先就要转变自身的工作观念。教学秘书的工作在高校教学管理中是很重要的，教学秘书需要认识到自身工作的重要性，意识到工作的光荣性。只有在认识到自身工作的责任与价值的时候，才能真正全身心地投入到工作中去，从而提升教学秘书的工作效率。

在认识到自身工作价值的同时，高校秘书还要明确自身的工作职责。只有在明确了自身的工作职责之后，工作才能更有针对性，才能更好地提升工作效率。一般来说，高校教学秘书的工作职责有以下几点：高校的文书工作，也是最为基础的工作职责，包括文件的草拟，校审和呈送；会议的准备及会后的整理归档工作。高校的人事工作，也就是对高校的教师进行考勤，并且要针对考勤完成相关的奖惩措施以及职称的评聘。教学管理工作，每天要归档大量的教学文件并做好分类及存档。

3.2 建立和谐的人际关系，提升沟通效率

在教学秘书的工作中，服务对象十分广泛，教学秘书需要与他人保持良好的人际关系。良好的人际关系可以帮助提升沟通效率，降低工作的时间成本。和谐的人际关系在处理一些紧急事务的时候就显得尤为重要，教学秘书的工作有很大一部分就是上传下达，信息的传输涉及很多人，若是不能跟他人建立起良好的人际关系，那么在工作中就会举步维艰，在沟通中需要花费大量的时间，这就会极大地影响到教学秘书的工作效率。所以，教学秘书在自身工作中，要注意与他人的配合，多换位思考，建立维持良好的人际关系，这样也能为自己日后的工作提供方便，从而提升工作效率[2]。

在高校中，教学秘书处于一个承上启下的环节，教学秘书要协调好和院系领导之间的关系，发挥出润滑剂的作用，帮助进行院系领导间的协调沟通，营造出一个良好的教学氛围。同时，教学秘书也要加强与其他各个部门以及与兄弟院系间关系的协调。在日常的工作中，教学秘书在与其他人员进行沟通的时候，一定要热心真诚。对同一个问题，教学秘书可能需要对不同的人进行不断重复的解释，所以在解释问题的时候，教学秘书一定要耐心细致，树立起服务意识。

3.3 不断加强学习，提升自身职业素养

近些年来，随着时代的不断发展，很多高校都在谋求自身的发展。高校的各个校区有时会比较松散，所以想要提升工作效率，教学秘书就需要充分利用各种现代化的手段。作为当前社会环境下的教学秘书，要不断加强学习，要能熟练地运用一些办公软件，数据库教务管理系统之类。现代化的教学管理软件可以帮助教学秘书更加快速地处理教学管理的各项事务。

教学秘书是高校教学管理工作的一线管理者，要提高高校的教学管理水平，不断提升高校的办学质量，教学秘书就要不断提升自身的职业素养。高校的教学秘书需要提升自身的综合业务能力，熟悉教学工作，在日常工作中耐心总结，摸索规律，形成属于自己的管理经验与见解，从而不断地提高自身工作水平，更好地为教学工作服务。在教学管理工作中，教学秘书还要不断接受继续教育，积极主动地参加一些在岗培训与继续教育，提高管理水平，开阔视野，借鉴各种经验以提升工作效率。

3.4 规范工作程序，提高信息化水平

工作程序的规范对于工作效率的提升有着十分关键的作用。教学秘书的工作十分繁杂忙乱，但是教学秘书要积极探索工作中的规律，熟悉管理工作的章程，规范自身的工作程序，从而提升自身的工作效率。

对于一些常规的工作，教学秘书要未雨绸缪，提前做好工作计划与安排，这样就能在工作中减少很多的中间沟通环节，从而提升工作效率。而对于一些临时的工作任务，要分清轻重缓急，科学合理地对任务时间加以安排，这样既能提升自身的工作效率，也能够给院系主任的工作集中安排提供方便。

随着高校办学规模的不断扩大，教学管理改革力度的不断增强，信息技术的不断发展，高校教学秘书要充分利用现代化的技术手段来帮助提升教学管理效率。教学秘书要熟练掌握各种信息系统来对教学流程和教学资料进行保存，在与教师、学生等的沟通中也要利用好现代化的通信方式。

4 结语

总而言之，高校的教学秘书工作在高校的教学管理工作中是十分重要的，必不可少的。教学秘书是院系领导的助手，是教师与领导之间沟通的桥梁，在高校教学管理的各项事务中起着至关重要的作用。而随着时代的发展，高校教学秘书要不断转变工作观念，明确自身工作职责，提升自身的工作素养，从而提升工作效率，从而更好地为高校教学管理工作服务。