现代企业办公室管理工作优化策略研究

2018-02-07夏慧慧

中小企业管理与科技 2018年32期

夏慧慧

（神华神东文体中心，陕西榆林 719315）

1 现代企业办公室管理的作用

对企业来说，办公室的地位就像是人的大脑的地位一样，是控制整个企业安全稳定运行综合管理机构，因此，办公室一旦出现大的问题，就会直接影响整个企业的正常运营，严重时甚至可能导致企业陷入瘫痪状态。现阶段，随着我国综合实力的不断增强，办公室管理以其独特的活力指引着企业管理的改革与更新。在这个竞争激烈的社会，管理水平的更新与改革显得十分重要，代表着一个企业具有的活力，可以有效促进企业健康发展。一般情况下，企业办公室承载着参政议政、管理事务、搞好服务的重要职责，起到桥梁纽带作用。

企业办公室作为大脑，是下达命令的总控制中心，和企业领导和各职能部门，以及广大员工有着密切的联系，除了下达命令和接收反馈的职能之外，企业办公室还能够发挥一定的综合权衡与宏观调控的作用，是决策、指挥以及执行系统的协调部门[1]。在领导下达决策时，企业办公室就是去执行并决定如何执行的决策机构，用最经济最实用的办法去完成领导下达的目标，可以看出，决策办公室绝对是一个辅助企业快速高效运行的不可缺少结构。

2 现代企业办公室管理工作中存在的问题

2.1 办公室管理制度不健全

办公室工作具有工作复杂、责任重大的特点，这就代表着在办公室工作，就要承受巨大的工作压力，同时办公室具有较强的突发性，这就需要工作人员具备较好的应变能力来处理突发事件。针对办公室的工作特点，需要制定相应的办公室管理制度，来协助办公室正常运作。由于我国始终处于快速发展的阶段，发展快就代表某些地方无法避免地出现不足，我国企业办公室的工作状态多呈现出毫无头绪、整天瞎忙的状态，浪费大量人力物力。在这样的情况下，企业一旦出现加大的突发情况，企业就会乱作一团，仅有的管理制度就会成为摆设，其不能满足现实需要，有时还成为处理事情的阻碍，导致企业处理紧急事件的效率大大降低。完善企业管理制度是一个长期的过程，但是企业发展又完全离不开管理制度，因此，只有在不断的实践中去不断完善，才能提高现代企业的工作效率。

2.2 办公室管理没有做好协调工作

现代企业办公室的主要工作是决策和命令的传达以及信息的收集与反馈，与企业各个部门之间都有着密切联系，这就需要办公室拥有不少于任何一个其他部门的人力和物力，甚至犹有过之。同时对办公室的工作有着极高的要求，要求工作做精做细，处理好任何一个细节，否则某个部门出现重大失误时，办公室就要负首要责任。由于工作的压力，办公室工作人员很容易出现情绪失落的情况，导致工作质量直线下降，这就需要企业领导想办法去调动员工的积极性。其次，由于经济市场的迅速发展，办公室工作人员更需要加强业务能力，毕竟有了相应的能力才能得到相应的职位，能力的提升是升职的第一要素。另外一些工作人员在工作中不积极，责任心不足，导致了在资源配置上的极大浪费，增加了管理成本。

2.3 工作创新力度不足

创新是激发企业活力的根本。在我国的一些中小型企业中，办公室的工作人员太过听从领导的安排，对任务的传达也仅仅是对领导原话的传达，只完成领导交代的工作，对其他事情一概不理，或者是处理效果极差，对工作方式不知道进行创新，一味地按照传统方法进行工作，不但工作变得繁重，工作效果和工作效率也会很不理想，缺乏能动性和预见性。传统的办公室管理理念和管理模式已经不能很好地满足现代企业发展的需要，办公室工作任务要具有一定的对未来的预见性，才能保证企业每天都在进步。缺乏对新形势的分析、新问题的研究，新措施的制定，新经验的推广。因此，现代企业办公室工作要与时俱进，不断实现方法创新和机制创新。

2.4 队伍建设有待提高

一个部门工作效率如何，与这个部门人员本身存在的专业素养有着直接关系。因此，要想提高办公室工作效率，就必须加强队伍建设。同时，在这个经济飞速发展的时代，墨守成规就代表着灭亡，企业员工一定要与时俱进，不断提高自身的职业素养，才能不断提高自身的价值，满足时代发展的需要。目前，我国多数中小型企业，还没有认识到办公室的重要性，办公室人员的培训工作没有落实到位，缺乏相关的理论基础，哪怕员工本身存在较强的学习能力，也会很难跟上企业发展步伐，导致在思想政治上没有工作方向，在工作态度上责任心不足，在业务水平上也缺乏相对应的能力。

3 优化现代企业办公室管理工作策略

3.1 更新办公室管理工作理念

要想企业跟上时代发展的脚步，就要及时的更新办公室管理理念，积极与国外先进企业加强交流，在对外开放过程中，虽然别人的管理理念不一定适合本土企业发展，这就需要企业加以改善，改成适合我国基本国情的管理理念。在办公室管理中心，有了先进的管理理念，才能更好地对管理模式进行创新和优化，以提高企业办公室的工作效率，与此同时，工作的主观能动性也会随之提高。

建立健全的办公室管理制度，是强化内部管理的主要手段。在具体的工作中，工作人员能够有法可依、有章可循，才能更好地保证日常工作的科学性和时效性，极大地提高了办公室工作水平。

3.2 提高统筹协调能力

要不断提高办公室的统筹协调能力，利用协调艺术，有效处理各方面的关系，上下沟通、左右协调、内外联系。对内要确保组织有序，有效协调、步调一致，统一各方面思想；对外加强与相关部门之间的协调，在密切合作的基础上，形成合力。统筹协调各方面的关系，不仅做好内部组织协调工作，而且还要加强各方面的沟通与联系，充分调动各个层面的积极主动性。

进一步推动办公室管理工作创新。创新是做好新形势下办公室管理工作的根本途径，也是办公室工作面临的一项重要任务。要不断适应企业体制机制的变革，积极探索新形势下办公室工作的规律，进一步建立健全各项工作制度、岗位规范、考核标准和业绩评价办法，切实做到各项工作有标准，每个岗位有规范，人人头上有责任，充分调动每一名工作人员的积极性[2]。只有把办公室工作的规律性和时代性结合起来，把创造性和继承性结合起来，把创新精神和工作实际结合起来，大力加强各项业务建设，不断开拓创新，才能使办公室适应新形势的要求，更好地围绕中心、服务大局，为企业发展做出贡献。

3.3 加强办公室队伍建设

改革开放以来，现代企业要适应新形势新要求，就必须切实加强办公室人员的自身建设。首先，工作人员自己要具备一定的自主学习能力，去不断地丰富自己的知识领域；企业要重视员工的学习工作，积极组织一些新知识、新理念讲座，及时更新员工的知识结构；树立员工正确的工作思想，积极开展员工培训交流会，促进企业交流与发展。要进一步加强制度建设，建设和完善相应的规章制度与管理流程，制定管理手册，强化执行力建设，使办公室各项工作责任有落实、工作有程序、做事有规范。要建立和完善切合企业实际的考核评价制度，对表现优异的员工进行适当奖励，以更好地调动员工工作的积极性，推动办公室管理工作更上一层楼。