加强高等学校档案管理信息化建设的探析

刘辕++李丽

摘 要：随着教育信息化的不断发展，高等学校的档案管理工作也迎来了新的格局，开始大力推进档案管理的信息化建设，这不仅是信息化校园推动下的必然发展过程，也是目前高校档案管理工作的一项重要任务。但当前，高校档案管理信息化建设还存在重视力度不够、专业人才匮乏、经费投入不足等许多问题，严重阻碍了档案信息化建设的正常发展。本文首先分析了高校档案管理信息化的重要意义，从高等学校档案信息化管理过程中存在的问题入手，提出加快高校档案管理信息化建设的对策，希望能为当前高等学校档案管理信息化的建设与管理工作提供一定的参考。

关键词：信息化 高职院校 对象

中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）11（a）-0177-02

高校档案是从事教学、科研、管理、基本建设等教学活动，直接形成的对学校、社会和师生员工具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。它记录和反映了学校的发展历程，是评估和衡量学校教育质量和管理水平的重要依据。随着大数据时代的到来，高等学校信息化建设必然要求档案管理的数字化。《江苏省档案信息化建设规划纲要（2005—2010年）》明确指出，要以档案资源信息化建设为核心，以档案信息网络化建设为基础，以深化信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、、信息服务网络化、信息管理标准化的进程，更好的为学校的教学、科研、管理服务。加快高等学校档案管理的信息化建设已然成为高校档案管理的一项重要内容。

1 高等学校档案管理信息化的意义

高等學校档案管理信息化就是在学校档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理工作中，将档案进行扫描并进行加工处理，应用现代信息技术，对档案信息资源进行管理、利用、统计和开发，建立档案资源信息库，实现档案的信息化管理，以提高档案的利用率。它是提高高校档案管理服务质量，提升档案管理水平，提高档案管理工作效率的有力保障，能够为学校的管理、教学、科研、师生提供更便捷、更高效的服务。它是高等教育信息化建设的重要组成部分，是高等学校改革创新和科学管理的体现。高校档案管理必须加快档案信息的数字化、档案管理的科学化、信息服务的网络化，以更好的促进高等学校档案事业的快速发展。

2 高等学校档案信息化管理过程中存在的问题

2.1 重视力度不够，管理体制不健全

高等学校的档案管理工作相对于教学、科研等工作来说，往往是处于比较边缘化的。一直以来，档案管理形成的工作方式是默默无闻的，档案工作也很难得到学校及领导的足够重视。加之高校对档案的宣传力度不够，多数人对档案的认知还停留在原始的纸质时代。高校档案馆（室）虽然配备了档案管理的领导机构和工作人员，但在档案管理、人员配置的具体制度不健全，致使档案管理工作只停留在收集与记录初级层面上，档案的管理与利用效率低，难以跟上现代信息化校园管理的步伐。

2.2 经费投入不足，基础设施配备不到位

随着信息化时代的到来，档案的载体已然呈现出多样化的趋势，档案资源的信息化也在不断的加强。这必然要求档案管理在现代化办公的基础上，引进信息化技术，进行系统化管理。而高校档案馆（室）虽然配备了计算机、复印机等基础的档案设备，但已明显无法满足信息化资源管理、利用的需求。档案管理工作经费投入不足，致使档案管理系统软件、扫描仪、数据处理等设备缺乏，无法真正意义上实现档案资源的信息化、网络化管理，档案工作只能在原始纸质时代停步不前。

2.3 档案信息化领域的专业人才缺乏，信息化技术力量薄弱

目前，高等学校档案员大部分属于兼职人员、转岗人员，专业不对口，使得高校档案人员普遍缺乏系统的档案和信息技术专业理论知识和技能，严重阻碍了档案的管理质量和水平的提高。导致即使对原始纸质档案材料进行扫描，但在数据的处理和对数据库的管理上步伐跟不上，无法实现科学系统的管理，难以满足高等学校档案信息化发展的需求。

3 加快高等学校档案信息化管理的对策

3.1 提高高等学校档案管理的认识，建立健全档案管理制度

高校档案管理工作是学校发展的一个重要组成部分，高等学校领导应当充分认识到档案管理工作的重要性，加大档案管理宣传力度，高度重视高校档案的管理工作。制定党委或校长领导、档案行政管理部门管理和各学院、部门积极参与的三级管理目标责任制，做到“三纳入”、“四同步”，将档案管理工作纳入学校计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围。将档案信息化纳入信息化校园建设中来，建立长效机制，确保高校档案馆（室）建设的长远发展。

3.2 加大经费投入，加强档案管理的硬件设施建设

《江苏省高等学校档案管理办法》明确要求“高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设施设备，以加快数字化档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校的数字化校园建设同步推进。”加强高等学校档案信息化建设，必须要加大经费投入，配置档案管理信息化管理系统、计算机、扫描仪等现代化硬件设备，同时及时进行多媒体设备的升级、更新换代，以保障档案信息化建设的顺利开展。

3.3 优化档案员队伍，提升信息化技术力量

在高校档案人力资源的开发上，要注重人才引进与加强培训相结合。引进既有专业的档案管理知识，又熟练计算机数据库建设的复合型人才，从而改善现有的人才结构。同时注重组织现有档案业务骨干培训，鼓励学习提升，努力营造学习专业理论和高新技术知识的良好氛围，不断提高业务水平与综合素质，培养一批既熟悉档案业务，又懂现代信息技术的复合型人才。同时加强数据库建设，这是档案管理信息化建设的重要基础。实行三步走战略，首先进行档案文件目录的数据库建设，再开展档案的数字化工作，最终建立高质量的全文信息资源数据库，实现档案的信息化管理。

4 结语

高校的档案管理是一项系统化的工程，涉及学校的教学、科研、管理、师生服务等各个方面。只有不断更新档案管理的观念，加大对高校档案工作的重视力度与投入，积极引进档案专业及信息化技术人才，合理布局，统筹兼顾，才能快速有效的推进高等学校档案信息化建设的步伐，促进高校档案管理更上一个新台阶。

参考文献

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