浅析企业机要秘书基本素养及其能力提高途径

李媛

摘 要：在企事业科研单位中，机要秘书是党政办公室行政管理中一个及其特殊的岗位，具有政治性、独立性、保密性、原则性等特点，在科研机构业务管理中起着承上启下的作用，在单位日常行政管理中有着十分突出的地位。随着当今社会科技的飞速发展，军工保密单位对机要秘书岗位的要求不断趋于严格，为确保機要管理工作能够按时按点保质保量完成，在信息化时代的新环境下，科研军工企业机要秘书工作技能的全面提升就显得尤为紧迫。本文从军工企事业单位机要秘书岗位特点着手，从科研单位机要管理工作面临的新形势为背景全面论述机要秘书应具备的基本素质及其提升能力的途径。

关键词：信息化；机要秘书；科研单位；素养

科研单位机要文书需要具有极高的政治觉悟，极强的工作责任心和耐心以及敏锐的处理问题的能力。工作中需要严肃认真，对单位涉密规章制度需不折不扣地执行，在贯彻党的路线方针政策，服务科研单位科技创新中起着举足轻重的作用。工作中一旦涉及到涉密文件，必须严格控制传阅范围，并将文件的数量及去向掌握清楚，确保文件的安全性与完整性，防止涉密信息泄出。机要文书的工作内容繁杂琐碎，其工作需要依据文件的紧急情况和领导的行程来进行，具有分散、独立性。机要文书在科研机构的工作中属于信息中枢，责任极大，一旦由于不够细心或处理方式不妥，都会引发严重后果。在单调重复的的工作环境中，机要文书工作中很被动，很难拥有工作自主权，由此引发的厌烦情绪很容易使工作出现疏忽。在信息化的环境下，机要文书工作面临着新的机遇和挑战，必须努力提升工作素养，以适应新时期军工涉密单位对机要秘书的需求。

1 企事业单位机要秘书的工作特点

1.1 机要秘书概述

机要秘书是指在党政机关从事机密文电的翻译、处理及保管和秘书。机要秘书常包括译电员、机要保密员等。在高、中层领导机关和机密性较强的机关、单位，一般都配置机要秘书，高层领导干部根据工作需要，可配备机要秘书。他们是领导的贴身助手，主要工作内容是手法、登记、保管机密文电资料，妥善安排领导的各种活动日程。[1]

1.2 机要秘书岗位职责

1）负责单位文件、公文的处理工作。包括外来文件的收发、公文登记、送阅、催办、红头文件收回，中央文件清退、归档和查阅工作；单位上报或下发的公文进行初稿审核、复核、引发和归档；负责中央红头文件的签收、传阅、催还及清退。

2）单位印章管理工作。包括单位公章、党委、办公室印章的保管和使用，房产章、组织章、单位各部门的印章保管工作。

3）红头文件及上级来文的保密工作。

1.3 企事业单位机要秘书工作存在问题

企事业单位机要员在工作中无怨无悔、默默无闻，在单位贯彻落实党中央、国务院的路线、方针政策和宣贯企业精神方面中起着不可替代的枢纽作用。由于其工作的重要性和特殊性，工作中存在着一些亟待解决的问题。

1）重视度不高。在企事业单位中，尤其是军工科研单位中，一切以科研成果和科研任务为中心，一线工作人员及科研人员相对受到更多的关注，企业在制定人才引进规划、专业技术职称评聘、业务培训及工资绩效等方面规章制度时都会向一线人员和科研人员靠拢。机要管理工作是幕后性的，机要员长期处于被遗忘的角落。工作做的好是工作职责所在，不会轰轰烈烈引起过多的关注，一旦发生事故，就关系重大，长期从事机要工作的人员都深有体会。他们数十年如一日地重复着上机文件的签收、等级、送阅、回收、清退或归档工作，琐碎繁杂，毫无成就感，如与同龄同一批一线科研人员相比较，极易造成心里不平衡。提高机要工作重视度是当务之急。

2）创新精神匮乏。众所周知，机要管理工作在企事业单位中很难脱颖而出，获得政治上的成功。随着时光的流逝，机要员积极向上的工作状态在退化，努力工作的决心在动摇，逐渐屈从于现实，做一天和尚撞一天钟。工作墨守成规，仅限于完成日常事务性工作，竞争意识被繁杂琐碎的工作消磨得所剩无几，更别提具有创新意识。

3）专业技能不达标。军工科研机构的机要工作及其考验责任心和耐心，容不得半点马虎。在信息化高速发展的今天，对企事业单位机要管理提出来更加高效快捷的要求，给机要人员带来了重大的挑战。企事业单位保密部门在招生时不是热门专业，工资待遇较同期其余岗位低，导致报名人数极少。在职机要管理工作中70%以上都是半路出家，仅仅参加过集团公司举办的紧急培训就匆匆上岗，造成专业技能与现有机要工作不相符；业务能力与现实工作需要不相符；知识结构与机要管理要求之间不相符。

2 提高企事业单位机要管理人员基本素养的途径

军工企事业单位在加强科研队伍建设的同时，也应该意识到机要管理体系的建立是一个系统化流程，因此要运用程序化、文件化、结构化手段。通过一系列体系的建立，使得机要管理方式由“强制性管理”逐步转化为“自我管理”，使机要员更加自觉。

2.1 企事业单位对机要工作加强关注

企事业单位中科研队伍是主体，有着科研一线队伍建设规划，而机要管理队伍建设则倍受冷落，因此在机要人才管理、职称评聘、工资奖金以及业务培训方面需要考虑妥当。以此看来，企事业单位的重视与否对于科研涉密单位保密人才培养的成败起关键作用。单位在选人用人上要努力破除“走后门”等短期行为，把机要保密管理队伍建设纳入系统化工程，使其逐步走上制度化、规范化轨道。

2.2 注重人才队伍的选拔

为了构建一支优秀的机要文书队伍，在选拔过程中一定要坚持“严入慎出”原则，杜绝论资排辈，杜绝走后门，真正选拔出兢兢业业，有组织有纪律的优秀党员。选人用人不能只关注年龄、学历，而忽视实际工作能力；只看人员是否好管理，不要个性创新；只看墨守陈规，不求长远发展。要真正使得机要队伍走上制度化、规范化道路，从而保持机要秘书队伍的稳定性和实用性。

2.3 加强自身政治素养和保密意识

保密是机要管理的灵魂，是机要员要坚守的一条红线。因此要做到四个“绝不”：不该说的绝不说、不该问的绝不文、不该看的绝不看、不该记录的绝不记录。机要管理员在日常工作中能够接触到很多涉密文件，一旦发生失泄密事件，将会给整个企事业单位带来不可估量的损失，因此，机要秘书要时刻把党和国家利益放在首位，坚决做到“守口如瓶”，树立正确的人生观、价值观，要有一种如履薄冰的意识，工作中具体问题具体分析，要时刻警惕间谍和极端分子的诱惑，守住底线，高标准、严要求确保机要安全万无一失。

综上所述，随着科学技术信息化的不断发展，对于企事业单位机要管理工作提出了越来越高的要求，军工保密单位的机要保密管理工作必须适应新时期的发展要求，不断探索新的工作方式方法，提升保密意识，在一定程度上为机要工作带来了机遇与挑战。作为机要管理工作中的一员，要认识到机要工作的特殊性，遵守单位各项规章制度，切实履行机要管理职责，必须意识到自身的弱点，不断加强自身的政治素养及职业操守，在军工企事业单位机要管理工作中游刃有余，不断为军工保密单位的企业管理，科研课题、改革发展做出力所能及的贡献。

参考文献

[1]张同钦.秘书学概论.中国人民大学出版社，2011年.

[2]李培新，李文刚.论科研管理中的科技保密工作[J].科学与科学技术管理，2005（8）.

[3]黄文金，秘书工作的主动性研究[D].暨南大学，2012.

[4]吴淑娟.论企业机要秘书基本素养及提升途径[J].淮南职业技术学院学报，2015（9）.

[5]袁媛.机要文件管理中的主动服务意识探讨[J].产业与科技论坛，2016（2）.

[6]张艳茹.企业机要文件管理工作的若干思考[J].城建档案，2013（8）.