大数据时代档案信息化管理工作的几点探讨

侯小艳

摘 要：当代信息技术的飞速发展为大数据时代奠定了基础，在这样的时代背景下档案的信息化管理也就逐步的发生改革与创新，对文书档案的信息化管理，提高了管理质量，也能促进各单位的稳定发展。就此现状，本篇文章分析了大数据时代下的档案信息化管理，探讨信息化管理工作中的对策。

关键词：大数据背景；档案管理；工作

随着信息技术的发展，大数据时代已经到来。运用大数据进行档案管理是十分必要的。在国家政策方面对大数据的发展做出了很好地支持。在档案管理工作中，要利用互联网技术，打造网络平台，加强档案管理的管理力度，逐渐建立起有效的档案管理体系，使得档案管理工作能够充分运用大数据的优势，取得新的发展，为我国各项事业的发展做出更加积极的贡献。

1 大数据的含义

信息技术广泛发展的今天，大数据时代普及到各行各业，作为档案管理这一领域，也被信息技术所影响，为了适应新的时代背景，档案管理呈现出全新的工作方略。大数据（BIG DATA）指无法在可承受的时间范围内用常规软件工具进行捕捉、管理和处的数据集合，是需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产。大数据的 5V 特点（IBM 提出）：VOLUME（大量）、VELOCITY（高速）、VARIETY（多样）、VALUE（价值）、VERACITY（真实性）。大数据技术的战略意义不在于掌握庞大的数据信息，而在于对这些含有意义的数据进行专业化处理。

2 大数据背景下档案管理的发展机遇

1）合理配置档案管理工作在大数据时代背景下，档案管理工作也要抓住发展的机遇，这样才能适应时代发展的潮流，通过大数据进行档案管理，可以有效的提升档案管理质量和水平，优化档案管理制度，降低相关部门的档案管理成本。现在，很多机构产生的档案资源非常多，传统的档案管理占用的成本非常大，通过大数据技术能够合理配置档案管理工作，减少档案管理成本。

2）提升档案保存水平一般来说，传统的纸质档案管理非常不方便，档案保存的水平比较落后，而且紙质档案应对风险的能力非常弱，一旦发生火灾、水灾对档案的威胁比较大，伴随着时间推移，纸质档案还面临着字迹模糊的问题，而在大数据时代背景下，通过大数据技术可以提升档案保存水平，延长档案的使用寿命。

3 利用大数据加强档案管理模式和服务能力

1）从技术方面分析。为了使档案管理工作与当前大数据的时代背景相结合，就必须将涉及到档案管理工作的技术引进到档案管理的实际操作中来。档案要实现高科技、高智能化的档案管理模式和高效能、全方位的服务能力需要做到以下几点：一是建设智慧档案平台。利用大数据创新档案管理模式和服务能力，需要建立智慧档案平台，平台建设分为管理机制、核心系统和支撑框架。二是各类文字载体的档案须由各种文字输入工具转变为数字化录入，特殊载体的档案需要数字化的录入归档，为档案数据化的实现奠定基础。三是需要专业的档案管理软件，对各类数据的整理归类，内搜索引擎的利用，专业网络以及服务器的架设，实现数字化档案的对数据的“加工能力”，通过“加工”实现档案数据的“增值”。

1）从人力资源方面分析。对于任何领域的发展来说，专业人才都占据着非常重要的位置，档案管理工作也是同样。加强大数据人才队伍建设是利用大数据创新单位管理模式和服务能力的首要条件。大数据专业人才需要通过各种渠道招贤纳士，选择具有较好的信息数据管理素质的人才，不仅要懂得熟练使用工具，更要懂得数据的意义和未来研究方向，以适应智慧档案云平台建设的需要。大数据人才队伍，既可以是系统编制内的人才队伍，也可与具有较强的大数据开发利用能力的外部单位合作，利用现有的人力资源和成熟的软件平台，实现一站式管理，提高档案管理能力。

4 大数据背景下做好档案管理工作的对策

1）从实际出发，制定严谨科学的档案管理制度在大数据背景下，为了能够更好地推动档案管理工作的順利进行，必须借助大数据技术的优势，建立起科学严谨的档案管理制度，用制度的约束力推动档案管理工作的有序发展。为此，在当前的工作当中，要从实际出发，借助电子技术，将档案信息以图片、视频以及音频等方式进行刻录存档，这样能够实现档案资源的全面性和档案管理的合理性。

对于各种档案信息，要精确到存储的申报时间、存储的路径和档案信息的录入时间，对于机密性文件的申请和加密服务要引起管理者的格外重视。除此之外，要优化管理结构，控制管理人员的比例，提升管理效率，并构建管理平台，实现动态管理。

2）建立监管机制，确保档案信息安全。大数据时代下，档案管理工作既有机遇又有挑战。面对大数据时代下的档案管理工作，更加开放和多样的信息也给档案管理工作的安全性产生危机。大数据给档案管理软件带来很多便利，使档案管理变得更为便捷，减轻了档案管理人员的工作压力，但是也给档案信息安全带来隐患。因此，在实行大数据时代时，档案管理的监管制度应当进一步加强，严格相关数据的准入制度，并对各类档案信息加强监管，实行档案数据的保护措施，防止因为操作不当，引起的档案信息泄露，或不法分子利用系统漏洞入侵档案管理系统，盗取相关信息。在加强对档案管理监管的同时，可以降低档案信息丢失的风险，使档案信息的相关数据安全性得到保障。

3）提升档案管理人员的综合水平大数据时代的到来，除了带来了便捷的档案管理方法之外，也对档案信息的管理人员提出了更高的要求，为了能够胜任工作，需要进一步提升自身的水平。为此，不仅要通过宣传教育，使档案管理人员明确在大数据背景下，开展工作必须要端正工作态度，掌握更高的工作技能方法；同时，还需要对管理者进行定期培训，对于一些具有管理经验的人员来讲，要进行常态化教育培训，培养良好的档案管理意识，并能够合理地应用技术手段提升管理的质量和效率。

大数据背景之下，给档案管理工作带来了一定的机遇和挑战，如何利用大数据的技术优势，提升档案管理工作水平是当前档案工作者应考虑的重点问题。

参考文献

[1]刘泓，刘冰欣.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].信息化建设，2016.

[2]高茂科.对档案大数据关键环节的认识[J].中国档案，2013.