数字管理平台下的现代档案管理体系发展趋势分析

焦晓玲

摘 要：现如今，在档案管理过程，实现了数字化管理的有效突破，为进一步对其进行研究，本文基于数字管理平台下，重点研究档案管理工作如何实现现代化发展，从而提高档案管理工作水平，为人们提供更加科学便利的档案服务。希望本文分析能够进一步提高认识，以更好地促进档案管理工作现代化发展。

关键词：档案服务质量；档案管理；数字化；作用；途径

数字化档案已经实现了我国各领域中的普及与全面应用，数字化管理工作的展开具有艰巨性及与规模的浩大性，因此，档案管理人员就必须对数字化管理的意义与重要性给予充分认识，并结合实践提出相应的解决措施，实现档案服务质量及效率的提升，为社会进一步发展提供良好的服务。

1 数字化档案管理工作的意义及其重要性

1.1 利于保存档案资料

我国经济水平的提升加上社会各行各业的迅猛发展，很大程度上对档案管理工作的高效率提出了越来越高的要求。加上人类进入到信息社会之后数字化技术得到了广泛应用，档案管理工作也开始趋于数字化发展并且得到了迅速的壮大。数字化档案信息能够有效保存与使用数字化档案副本，有效避免了因为纸质档案的频繁使用而对档案原件起到了良好的保护作用。除此之外，随着时间的推移纸质档案会因为纸质污损及字迹模糊而出现信息无法辨认的现象，数字化档案就能够保持档案信息的完整性。数字化档案可以有效应用现代化技术对纸质图片档案信息给予修复，不会造成因为纸质档案自然老化而出现失真的情况。

1.2 提高工作效率

纸质档案文件不论是在存储上还是在管理上都需要足够大的空间，数字化存储技术的应用降低了档案占有的空间，并且扩大了存储量，数字化档案具有较强的通用性与安全性，还能够防止出现纸质档案在存储时出现的损毁等危险。除此之外，因为传统档案管理的文件录入、归类以及存档等环节都必须手工管理，一方面降低了档案管理的工作效率，另一方面还增加了管理工作的问题。数字化档案管理的深入提高了整个工作的智能化，工作人员可以通过智能化的信息检索轻松找到所需要的文件信息资料。因为传统档案在存储方式及存储载体上具有极大的局限性，造成了不同地区的方案信息资料很难实现共享，而数字化档案诞生之后，可以通过互联网平台及信息技术突破时间与空间的限制，推动档案信息实现了异地共享，从而极大的提升了档案信息的传播范围与使用价值。

2 数字管理平台下的现代档案管理体系发展趋势及策略

2.1 现代档案管理体系在未来的发展

首先是先进的管理手段。基于信息化以及数字化的发展形势，档案管理工作必将不断创新与发展。全新型且更贴合社会发展需求的档案管理模式必将全面取代现今档案管理模式，新型档案管理模式不论是管理方法，还是管理理念均会有大突破，而且随着新型档案管理模式的应用及推广，相关管理内容也将得以全面革新与深化。基于档案管理体系的未来发展趋势，档案管理工作毕竟更具快捷性与简便性，档案管理人员在工作过程中，要保证具有良好的管理质量与效率。因此，新型档案管理体系必将对档案管理的各个环节进行合理有效的优化与完善，例如，档案调研、档案检索、档案统计、档案编制以及档案采集等，从而推动档案管理工作全面实现自动化，致使多项业务之间可以实现无缝衔接。

其次是管理方法多样化。现阶段，数字化观念已经深入人心，并受到了很多行业领域的广泛应用及大力推广，随着社会的发展，档案管理领域必将出现大量的新潮思想与管理理论，除此之外，科学技术的不断创新，也将推动档案管理软件实现全面创新，促使其类型更具多样化，数量规模更加庞大，基于这种发展形势，档案管理方法的发展趋势必将是多样化建设。档案管理的这种发展趋势可以为相关人员提供一个讨论平台，结合实际与理论相连的方式，可以提高人们对新型档案管理模式的认知程度，进而对其进行有效的革新与完善，促使其成为具有科学性、合理性、有效性以及可行性的新型管理方法，这种发展趋势必将推动我国档案管理工作实现进一步完善。

2.2 重视提高档案管理意识

结合实践分析，部分工作人员存在错误认识，认为档案管理工作只是简单的对资料信息信息的收集与保存等内容，该工作被排除在单位核心工作范围之外，他们认为档案管理工作并不能为单位创造利益。因此很多档案管理人员在实际工作过程中只是做好信息资料的不泄露与不遗漏，对外调及查询工作十分敷衍，档案管理工作实际上被单位所忽视。数字化档案的衍生与广泛应用增强了单位内部管理人员的工作意识，要求管理人员应当对数字化档案的具体利用给予充分关注，单位内部必须从投资、工作人员配备、设备优化与改良以及制度贯彻等多个方面实现数字化档案工作的进一步完善，为档案管理工作的顺利进行奠定坚实的基础。

2.3 提高档案管理数字化工作质量

单位想要进一步提升自身数字化档案管理的工作质量及效率，就必须积极结合自身的实际发展情况建立健全具有高度科学合理性的数字化管理制度。各单位管理部门应当立足于时代发展趋势并结合实际工作实情，完善与优化现存的档案管理制度，积极构建出十分完善而系统性的方案管理制度，并且在制度实际的运用过程中通过不断的实践与考证，在管理工作人员的岗位考核内容中应当收纳这些规定与制度，通過这种方式进一步提升管理工作人员的工作责任意识及工作执行力度，保证工作人员能够严格按照相关流程及规定展开档案信息的规范化管理。数字化档案管理在不断的应用及发展过程中必然朝着互联网化、综合服务化、信息化以及市场化的模式转移。

2.4 依托先进信息技术构建数字化平台

为完善现代档案管理体系，首先，定制图片、文档、图像、声音等资料的采集准则，进一步规范文书格式，减少无目的的转换，除此之外还要定制与系统相关的其他应用项目的具体准则，确保信息传递与信息共享过程的顺畅性。其次，通过新时期先进信息技术的应用实现数字化平台的全面构建，科学合理的应用互联网技术、多媒体技术以及数据库技术等信息技术，人员信息数据库的建立初期，工作人员可以采用分布式的多媒体数据库展开工作，注意文档储存模式一定要有一定的复杂性，预防在实际工作过程中出现视频、图片等因为数据容量过大而造成调用速率低等多种问题，全面实现管控、更新、调用以及存放等多种功能。

3 结束语

总之，经过长期的努力，我国的档案工作终于向数字化的方向发展，在这样的情况下，我国的档案管理工作水平也得到了非常显著的提升，然而我们也应该看到，在实际的工作中，依然存在着不少需要解决的问题，所以从整体上来说，还是需要很多部门共同的努力，只有这样，我国的档案工作才能更加平稳的进行。

参考文献

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