浅议退休人员档案社会化管理

任永杰

摘 要：近几年，随着退休人员社会化管理进程的不断加快，企业退休人员社会化管理工作取得了一定成绩和管理经验，但同时也存在许多问题，如退休人员档案的管理问题。本文首先明确探讨了退休人员档案实现社会化管理的必要性，然后从现实问题出发，对退休人员档案社会化管理提出了一些建议。

关键词：退休人员社会化；档案管理

企业退休人员社会化管理服务是指职工办理退休手续后，其管理服务工作与原企业分离，养老金实行社会化发放，人员移交城市街道和社区实行属地管理，由社区服务组织提供相应的管理服务。全面推行企业退休人员社会化管理服务工作，是国家为完善社会保障制度提出的一项重要任务，也是深化国有企业改革、解決企业与社会问题的重要举措。而接收和管理好企业退休人员人事档案， 是企业退休人员社会化管理服务中的一项重要工作，并且由于退休人员的人事档案与社区工作的密切相关性日益突出，退休人员档案管理的社会化也就显得十分重要。另外，需要我们注意的是，目前国家正在实行养老保险合并双轨制，就是企业和机关事业单位社会保险政策不一致，导致缴纳费用、享受待遇不一致。现在国家已制定相关政策，将机关事业单位和企业的社会保险制度统一。这样，也涉及到机关事业单位离退休人员的社会化管理，虽然此部分不如企业退休人员多，但离退休人员较企业的退休便于管理和集中，因此此类人群也应属于社会化管理的一部分。

1 退休人员档案实现社会化管理的必要性

1.1 退休人员档案实现社会化管理是完善我国档案管理制度的一个内在要求

退休人员档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关退休人员个人经历、政治思想、业务水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全面地、真实地反映退休人员情况的依据，是国家档案的组成部分。人事档案的管理要求“档随人走”，在我国大力推进退休人员社会化管理的大环境下，作为退休人员社会化工作基础的的人事档案也要不断实现社会化的管理。另外，退休人员档案的社会化管理能减轻原工作单位档案管理工作人员的工作压力与工作强度，使他们能够有足够的精力致力于本单位的档案管理工作，这有利于我国的档案管理工作更加健全与完善。

1.2 退休人员档案实现社会化管理有利于维护退休人员的合法权益

目前，我国的社会保险制度日益完善，绝大部分退休人员在退休前都参加社会养老保险。作为记录他们享受劳动待遇和社会保障情况的重要凭证，人事档案在这时就会起到重要的作用。因此，退休人员的档案实现社会化管理，方便退休后的老年人查找档案，有利于社会养老保险信息的采集和社会养老保险的及时发放，这样就保障退休人员的日常生活，为他们维护自己的合法权益提供了便利。

1.3 退休人员档案实现社会化管理有利于合理安排退休人员的生活

退休人员有一大部分人是不愿意离开自己的工作岗位的，他们本身的知识、能力仍处于可以为社会服务的阶段。退休人员的档案社会化以后，就可以根据他们的情况开展人力资源的再开发，让退休人员继续发挥余热，这样极为社会创造了价值，又满足了这些老年人的需求，让他们感到自己还会被社会需要。对于剩下的那部分在退休后想要安享晚年的老年人，社区组织可以根据查看退休人员的档案，掌握退休人员的数量、结构，合理安排社区文娱活动，提供各种服务，丰富退休人员的晚年生活。

2 退休人员档案实现社会化管理的过程中遇到的问题

2003年，中共中央办公厅、国务院办公厅发布《关于积极推进企业退休人员社会化管理服务工作的意见》后，各地积极贯彻落实文件精神，根据自身情况相继出台了一系列的政策。但是由于各基层单位的档案管理水平有高有低、参差不齐，导致退休人员的档案得不到及时地移交与管理，这为退休人员日后的生活造成了很大的不便。

一部人退休人员在原单位的时那些应归档的材料没有及时收集整理、管理不规范，造成人事档案材料缺失，这样即使再移交到社区后也无法补充。另外，档案在移交到相应的社区后其信息化水平不高，阻碍了档案信息资源的开发、利用，影响档案价值的发挥。

社区档案管理的软件、硬件设施条件差。各省市针对此项工作精力和资金投入不足，造成没有专门的库房，达不到档案保管的各种标准；社区配备的社会保障员流动性大、工资水平不高、工作量大，相应的档案管理人员没有专业知识也未经过培训或指导……这些不稳定因素都为档案的实体安全构成威胁。

3 对退休人员档案实现社会化管理工作的建议

为了使退休人员的档案在社会化过程中得到有效的保护和利用，现就以上问题提出一些建议和措施：

第一，依托社区，根据社区构成和人数，成立专门社会保障组织，统一由地方财政负责资金保障，为退休人员社会化管理提供足够的财力支持。

第二，建立退休人员档案信息数据库，建立健全退休人员社会化服务相关服务职能。将退休人员的基本情况上传到数据库，建立简便易用的档案检索查询系统，为档案的有效利用提供良好的基础。另外，人社、民政、老干部局、卫生等部门共同配合，将该数据库与社会保障系统、医疗系统联网，一方面可以方便工作人员查看退休人员的基本情况，另一方面也方便了退休人员足不出户就能浏览自己的退休金情况、就医记录等等。

第三，原单位在退休人员的档案移交之前要按照人事档案的管理要求做好档案的补充收集工作，补齐相关材料，尤其是涉及到退休人员退休后切身利益的材料要及时补充，例如他们社会保险的缴纳、退休人员养老待遇调整、退休人员领取养老金资格认证、退休人员死亡后丧葬费抚恤金的待遇申报、社区为退休人员提供的医疗、活动等日常服务都要求有相关的档案材料作证明。

第四，社区接收单位要提高自己的硬件与软件设施。首先投入资金，设置完善的档案管理设备。档案库房必须配置专业的档案柜，设置相应的温湿度控制设备，以达到基本的档案管理环境。建立退休人员档案管理人员的长效培训机制，让他们系统地接受档案专业知识的学习，为以后的工作打下良好的基础，及时有效地为退休人员社会化管理档案工作提供优质服务。

4 结语

总之，退休人员档案社会化管理工作是社会化管理工作的基础，在档案管理的过程中要坚持“以人为本”的工作理念，即以退休人员安度晚年这个目标为出发点，做好退休人员社会化的管理工作。

参考文献

[1]《关于积极推进企业退休人员社会化管理服务工作的意见》的通知（中办发[2003]16号）.

[2]吴洁.事业单位退休档案实现社会化管理模式探索[J].档案时空，2010（10）.