地方病防治机构仪器设备档案管理初探

杨兴梅

1　引言

地方病防治机构是地方病预防与控制、科研的卫生事业单位，其肩负着重大的社会责任。随着国家对地方病防治机构的投入，实验室仪器设备更新力度加大，大型精密仪器不断进入实验室，这为地方病预防与控制、科研提供了有力保障。地方病防治机构实验室能力的建设不仅取决于专业技术人员的业务素质、能力和仪器设备的配置水平，而且取决于仪器设备的整体管理水平。而仪器设备档案管理是仪器设备管理的基础，是地方病防治制机构质量管理体系的重要组成部分，它能使仪器设备得到有效利用，为仪器设备管理提供强有力保障。其管理水平的高低，直接影响到地方病防治机构实验室检测结果的准确性、可靠性和公正性[1]，因此，仪器设备档案管理及利用的重要性日益突出。近年来，地方病防治机构把仪器设备档案管理作为综合档案管理的重要部分，加强管理，使措施到位，使仪器设备档案在实验室质量管理体系中发挥着重要作用。

2　仪器设备档案的重要性

仪器设备档案是指仪器设备在购置、验收、使用、保养、维护、维修、报废等过程中形成的资料，是仪器设备从购置到报废整个过程的真实记录，是仪器设备正常使用、维护，维修以及技术性能开发中不可或缺的资料。而仪器设备是地方病防治机构开展地方病检测、监测、科研以及预防与控制的重要手段和保障，同时仪器设备的档案管理是仪器设备管理中的重要环节[2]。所以说，（1）仪器设备档案是实验室质量管理体系的重要组成部分，如何管理好和使用好实验室仪器设备，提高仪器设备的有效利用，减少仪器设备突发故障的情况，确保实验室检测结果的准确性、可靠性、可溯源性，建立仪器设备档案是必要的。（2）仪器设备档案同人事、会计、科技等档案同等重要，是设备维护和维修的必要条件，通过查看仪器设备档案资料，对仪器设备进行定期的维护和检修，当仪器设备出现故障时，根据其档案资料，及时与厂家或经销商取得联系，做好维修前的准备工作以缩短停止使用仪器设备的时间和减少维修费用。（3）仪器设备档案资料能够为地方病防治机构的领导和专家对仪器设备的论证和引进提供可靠的依据，为同类仪器设备的更新换代提供强有力的证据。仪器设备的管理信息资料能够准确、及时地反馈到地方病防治机构的领导和专家，就可以使领导和专家充分的掌握仪器设备的发展趋势和目前状况，为更新、购置仪器设备提供强有力的依据，提高仪器设备有效使用率，更好地为地方病防治服务，并发挥其经济效益和社会效益。综上，地方病防治机构仪器设备档案资料显得极其重要，地方病防治机构应建立并管理好、利用好仪器设备档案。

3　仪器设备档案的归档范围

地方病防治机构实验室质量管理体系文件中《仪器设备管理程序》中明确了实验室仪器设备档案由仪器设备购置过程、运行过程、报废审批过程中所形成的档案资料组成。仪器设备购置过程中应归档的档案资料为：购置计划书和批准书、供应商的资质、技术论证报告、采购申请书、招投标文件、订货合同、出厂合格证和检定证书、使用说明书、保修卡、售后服务保证、结构原理图、线路图、配件、装箱单、仪器设备安装调试和验收记录、验收报告等相关资料。仪器设备运行过程中应归档的档案资料为：仪器设备的SOP、操作和使用人员的培训记录、使用记录、校准记录、维护（维修）记录、经济效益分析等[3]。仪器设备报废过程中应归档的档案资料为：仪器设备报废鉴定记录、报废申请表及批复资料等相关资料。

4　仪器设备档案管理的具体措施

4.1　建立完善的实验室仪器设备管理体系

在实验室质量管理体系中地方病防治机构应建立《仪器设备管理程序》等体系文件，实行地方病防治的机构、科室、操作和使用人员三级管理，要向全体工作人员进行《仪器设备管理程序》等体系文件的宣传培训，全员参与，明确各级工作人员的职责范围，根据职责参与到实验室仪器设备的购置、验收、标识、建档、使用、维修、维护、报废等过程中来。通过对全员进行实验室《仪器设备管理程序》等体系文件的宣传培训，使全体工作人员明确实验室仪器设备管理的目的、意义、要求、职责、工作程序、状态标识、记录、档案管理等工作，深知实验室仪器设备档案资料的重要性，从而高度重视实验室仪器设备档案资料的收集和管理等工作[4]。

4.2　提高实验室仪器设备档案管理人员的专业素质和业务能力

实验室仪器设备档案管理工作是一项复杂、繁琐，连续性、专业性和业务性都极强的工作，仪器设备档案管理工作人员不仅要有强烈的责任感和事业心，还要不断学习，加强专业素质和业务能力的培训，掌握仪器设备的管理知识。完善实验室仪器设备档案管理制度，将档案管理工作人员的工作量和业绩纳入目标考核，实行奖罚的激励机制，对在实验室仪器设备档案管理工作中成绩突出的科室和个人应给予奖励，对管理混乱、不负责任、甚至散失档案，以致造成损失的要给予处罚，从而提高实验室仪器设备档案管理工作人员的积极性，主动、自觉的学习仪器设备档案管理知识，提升自己的专业素质和业务能力，从而推动实验室仪器设备档案管理的各项工作[5]。

4.3　做好实验室仪器设备的各项记录并及时归档

在平时的工作中，应认真详细的做好实验室仪器设备在购置、验收、使用、校准、维护（维修）停用、报废等过程中的各项记录并及时归档，这些记录可反映出仪器设备的真实情况，以便在仪器设备出现问题时能及时发现并找出原因，缩短停用时间。仪器设备档案资料的收集应跟踪仪器设备并及时归档，在购置过程中形成的档案资料应在安装调试、验收完毕后及时归档，在使用和运行过程中形成档案资料按年度进行，并在下一年年初及时归档[6]。以便于查找借阅，提高仪器设备档案资料的利用率。

4.4　认真做好借阅工作以保持实验室仪器设备档案的完整性

借阅实验室仪器设备档案资料时，应按照仪器设备档案资料管理规定和制度办理借阅手续，借阅人不得抽取、裁剪、污染、涂改（篡改）档案资料。仪器设备的说明书和线路图原件等重要档案资料原则上不得外借，但因工作特需，可按仪器设备档案资料管理规定和制度办理借阅手续后及时拿去复印后归还原件。实验室仪器设备使用科室可根据工作需要把原件复印备份后保存复印件，如操作手册、说明书等。借阅实验室仪器设备档案资料必须认真填写仪器设备档案资料借阅登记表，在借阅过程中，应保持实验室仪器设备档案资料的完整性和连续性，按期归还，不得损坏和丢失实验室仪器设备档案资料[7]。

4.5　提高实验室仪器设备档案管理的现代化水平

为提高实验室仪器设备档案资料的有效利用率，充分发挥实验室仪器设备档案资料的重要作用，保持实验室仪器设备档案资料的完整性和连续性，应进行规范化管理，采用现代化管理手段，实现实验室仪器设备档案资料的网络化查阅和信息资源共享[8]。为方便实验室仪器设备的各种信息的查询和统计，满足固定资产管理的需要，应建立实验室仪器设备档案资料计算机信息数据库，实行数字化和网络化管理，同时应根据实验室仪器设备使用过程中信息变更及时更行和补充数据库，保证实验室仪器设备档案资料数据库的准确无误和动态化管理[9-10]。

5　结语

地方病防治机构配备先进的仪器设备是地方病防治事业向前发展的重要标志。随着我国地方病防治机构实验室仪器设备更新换代力度的加大，实验室仪器设备档案的规范化管理及有效利用的重要性日益突出。地方病防治机构应建立完善的仪器设备档案,进行规范化管理,使之在地方病防治实验室检测工作中发挥最大作用，更好地为地方病防治服务，并发挥其经济效益和社会效益，造福人类。

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