高校档案数字化体系建设分析

【摘 要】随着信息技术的不断发展和成熟，各大高校档案管理逐步转向数字化，档案管理科学的数字化体系建设，有助于提升档案人员的信息和知识挖掘与服务能力、有助于提升高校档案的准确度和查询效率、有助于推动高校档案信息服务可持续发展。

【关键词】高校档案管理数字化体系建设分析

【中图分类号】G270.7 【文献标识码】A

【文章编号】2095-3089（2018）34-0006-01

随着通信技术和计算机技术的迅速发展，人们生活节奏加快和工作效率的提高，各个领域都在大力推进信息化建设，高等学校档案管理领域也不例外。高校档案主要用于记录高校不同发展时期的关键信息，是学校发展历史的缩影。随着高校办学规模的扩大，高校档案资源越来越多，档案馆工作人员相对较少，工作强度也越来越大，因此有必要引入档案信息综合管理系统，建立数字化管理体系，进而降低管理成本、降低管理人员劳动强度，以此提高档案工作人员工作效率。

一、高校档案数字化建设的现状

目前我国很多高校已经采取了档案管理系统来管理档案，有些高校也着手开发网络版的档案管理系统，但高校现在使用的网络版的档案系统对多媒体信息处理这一块做得还不是很尽人意，随着信息化水平以及多媒体技术的发展，这样的档案管理系统已经很明显地不适应目前档案资料的管理。

高校的组织机构和高校管理工作的特性决定了，高校档案工作具有他自己的特殊性，档案种类繁杂，基本涵盖了各种类型的档案，参与归档工作的人员很多是二级单位的非专业兼职档案员，档案专业知识相对薄弱，因此市场上一般的通用型档案管理系统，难以很好的切合高校档案工作的实际特点，高校档案信息化建设情况的调研与了解，高校档案管理工作信息化水平还在相对薄弱，真正实现档案系统与OA系统集成，构建文档一体化的高校少之又少。有的高校没有建设完善的OA系统；有的高校虽有OA系统但是由于网络或系统架构等原因无法与档案系统进行有效对接；有的高校虽然进行对接，但仅实现了目录级别的归档。随着档案系统与0A系统的发展，电子文件的前端控制成为档案信息资源网络化管理的重要理念，网络化意义不仅仅限于OA系统，档案系统同时也可以与其他各种平台衔接。如何为高校档案管理工作建设一个易用、高效、稳定、灵活的管理系统，是许多高校档案管理部门都一直渴望解决的问题。

很多高校的档案系统都没有实现对教学、人事、财务部门的应用系统产生的电子文件通过网络实现收集归档。大多高校已经实现了大量库存档案的数字化，在保护档案、提高档案利用效率上前进了一大步，但很多都是使用独立的数字化系统实现的，并不能与现有档案管理系统有机结合，这给档案的检索利用有效管理带来诸多限制。档案信息化管理水平已经严重滞后和不足，综合表现如下几个方面：

一是管理范围有限，高校是信息技术以及网络技术发展的前沿单位，而现前我国高校的档案管理还存在一些不足之处，针对我国高校档案管理的现状，从多媒体以及信息共享提出了在高校实施网络环境下的档案管理系统。对高校档案管理系统对于档案信息和管理只实现到了目录级别，对于电子档案文件无法很多地进行管理，归档功能实际上只是单纯的数据录入。如：高校的学生档案管理是高校档案管理的重要的组成部分，传统的学生档案管理已经不能够适应教育体制改革的发展。随着信息技术的不断发展和成熟，尤其是近些年国内软件行业发展迅速，使得各大高校都在集中力量将学生档案管理转向数字化管理。

二是维护成本高，需要安装专用的应用软件，直接连接存储档案信息库服务器，维护的工作量和时间成本都比较高。档案系统和其他应用系统间缺少有机联系，无法做到及时的信息共享，通常只能由相关工作人员以手工的方式解决，对人员技术素质要求较高，不能从根本上解决问题。

三是缺少权限控制能力，档案工作需要多个部门协同配合进行，涉及多个部门与工作人员，需要一整套严格完善的工作流程来规范工作过程，能够保证档案工作更顺利地完成。缺少权限控制能力，档案涉及多个部门，会有很多的文件，可能会涉及机密信息，基于网络环境发展区域文献信息机构协作，为社会公众提供信息资源保障，档案资源的社会共享代表着现代档案工作的发展方向，是档案事业顺应社会发展的客观要求，必须以国家相关的法律法规与信息政策为指导，建立有效的档案资源管理体系与组织开发体系，因此需要有一套完善权限控制系统。检索功能不足，需要进行模糊检索以及电子原文进行全文检索。

二、高校档案数字化建设的相关要求

随着网络技术在档案信息化管理中的逐渐应用，有很多档案机构开始在互联网上建设档案信息网站，各地的档案馆也开始建立档案目录数据检索系统。而此时的档案管理系统软件也开始从单机版向着网络版的方向发展，开始研究档案目录数据在网络环境下的应用与共享。21世纪是信息化技术发展突飞猛进的时代，进入21世纪后，随着电子政务的不断实践发展，档案信息化建设工作同样也进入了快速发展的阶段，国家档案局“十五”计划的一项重要任务就是要加快档案信息化建设工作，各地档案馆纷纷开始准备建设数字档案馆。档案管理信息系统至此也进入了一个新的发展阶段，对档案的信息化管理也开始延伸到电子文件的归档，以及对归档后的电子文件的管理利用，同时对馆藏档案的数字化转化工作也逐步开展起来。这一时期，国家档案局制定发布了大量有关档案信息化建设的各种相关标准和规范，包括：《电子文件归档与管理规范》、《电子文件归档与电子档案管理办法》等。

三、高校档案数字化体系建设的发展进程

当前各高校档案信息系统建设的方式主要有两类：一是自主研发和委托校内老师研发。通常自主研发的系统可能较为适应于本校的实际情况，但这对档案管理本身的工作人员要求较高，需要有一定的计算机运用基础，结合自身在档案工作中的经验，才能够开发适合本部门管理特点的应用系统。二是定制开发专用系统，通常意味着投入成本高，研发时间长的因素，并不适用于大多数高校的档案部门。如何才能为高校档案管理工作建设一个易用、高效、稳定、灵活的数字化综合管理体系，是许多高校档案部门亟待解决的问题。

一要树立先进服务理念。知识管理和高校檔案管理的相关知识与现状为基础，提出以树立先进服务理念、加强档案人才引进培养与科学规划其职业生涯、开拓新型服务方式、搭建数字信息服务平台、注重用户意见反馈与分析处理的高校档案信息服务创新策略。以期通过知识管理理念与高校档案服务的融合，推动高校档案信息服务工作的进一步发展。

二要夯实档案基础管理。高校档案管理工作作为高校基础工作之一，在高校发展中起着举足轻重的作用。随着高校不断深化改革，高校档案管理工作面临着前所未有的机遇和挑战，如何适应现代社会和高校改革发展的需要，与时俱进，优化创新，提高高校档案管理工作水平，是目前亟待研究的课题。

三要齐心协力、创新创造。高校档案管理工作的研究和实际调研取证的基础上，借鉴新公共服务理论中民主参与、服务者定位、以人为本的核心思想，运用文献分析法、实证研究等方法，针对我国高校档案管理工作存在着人员结构、管理模式、工作效率等方面的问题展开分析，究其原因在于传统思想观念的束缚、人力物力的投入不足和服务职能限制等因素的影响。一是明确创新创造指导思想和原则，二是构建科学的工作体系平台，三是转变工作模式，四是优化资源配置，提升服务能力，以求提高高校档案管理工作水平，使其发展紧随高校改革的速度和知识经济时代发展的需要。

结束语：基于高校档案信息化的特点和需要，建立新的档案管理数字化体系应用平台，实现档案管理的网络化、信息化。从系统的可能性、开放性、高效性等几个方面进行设计和实施，从档案的收集、整理、组卷到档案的保管、利用，实现办公公文的电子归档，有效保证归案工作的高质高效完成。

参考文献

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[2]陈英英.电子商务理念下的档案信息服务研究[D].南京大学，2008.

[3]杨公之.档案信息化建设实务[M].北京：中国档案出版社，2003.

[4]刘筱筠.论高校档案管理的信息化[J].科技情报开发与经济，2010（09）.

作者简介：谭慧，女，恩施职业技术学院副研究馆员，研究方向：档案管理。