浅谈SAP—PS模块在企业应用中的注意点

李迎春

摘 要：目前，企业都在向着大型化、信息化的方向发展，信息技术的发展和应用，几乎无限制地扩大了企业的业务信息空间，使业务活动和业务信息得以分离。借助信息技术手段，企业能够跨越内部资源界限，实现对整个供应链资源的有效组织和管理。因此也就出现的许多以ERP为代表的一系列企业信息化产品，为企业管理与技术水平的提升提供了解决方案，而SAP软件是其中的佼佼者。文章以某公司的ERP工作的实施为例，介绍了ERP软件SAP-PS模块在企业应用过程，主要描述了在应用过程时需要注意的地方，为企业在信息化过程的应用提供有益的借鉴。

关键词：ERP SAP PS 信息化

中图分类号：TU229 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018）07（a）-0114-02

信息技术促使经济全球化的到来，而经济全球化的到来必将进一步推动社会信息化的步伐。SAP是全世界排名第一的ERP软件，SAP系统包含很多模块，其中与项目管理相关的为PS模块，它的主要功能包括项目结构、项目计划、项目预算、项目执行、项目关闭、项目报表。SAP-PS模块在某集团的实施主要包含立项、网络作业、预算编制下达、状态变更、采购申请这些过程。

1 立项

1.1 项目定义

在SAP-PS模块中的可以通过WBS号来定义项目。WBS号命名规则可以包含项目类型。在进行WBS创建立项时，很容易录错项目类型。不同的项目类型是根据财务结算的规则进行选择，例如我们可以设定总承包类等通过完工百分比来确认收入的项目一般选择G1，而其他的系统集成项目类型，设定G3项目类型，因为不同类型的项目在财务模块对应的核算机制是不一样的，所以必须要慎重选择项目类型。

1.2 标准网络作业

在SAP-PS模块的网络作业创建主要是用作对项目的工作状态进行控制。PS模块的标准网络作业分为项目启动、系统设计、产品实现、现场安装调试、开通收尾。但是在SAP-PS中，这部分的里程碑控制主要是通过开票百分比来控制即通过收入部分来控制，而非中国传统的项目进度控制方式，在国内项目内开票百分比很多时候不由项目本身所决定，而由业主所决定，所以用开票百分比来控制项目进度是不合适的，因此通常可以不用创建标准网络作业计划和里程碑计划。

2 预算

2.1 预算表头概念

在SAP-PS模块功能中，项目成本控制是由一个叫"可用性控制"（Availability control）的系统状态控制的，该状态的代码是ACAV。该状态可以在输入项目预算时候激活，也可以在项目预算下达时激活，也可以用TCODE激活和去除激活，在何时激活由预算参数文件决定。

当这个状态在项目中被激活时，系统检查“初始预算”或者“预算下达”的金额，跟“已分配值”（Assigned Value）比较，根据比较的结果来决定如何控制预算。其中，“已分配值”是系统根据不同的系统配置和项目中提交和发生的费用计算所得。“已分配值”通常可以由项目系统的成本报表查看。然而，在报表中的"已分配值"也很有可能与可用性控制的值不同，因为报表的逻辑与可用性控制的逻辑并不完全相同。只有在预算相关的事务（CJ30，CJ31，CJ32，CJ32等命令）中显示的已分配值才是准确的，在后台的配置会影响如何计算项目成本。

在实施过程中，“已分配值”、“承诺”、“计划总计”等很多概念容易混淆。以下是常见概念的解释：

当前预算：当前已编制录入的总预算值（CJ30所输入的预算值）。

下达预算：已下达（批准）的预算值（CJ32所录入的预算值）。

已分配的预算：已下达预算中，已被分配给下层WBS的预算值。

可分配的預算：已下达的预算中还没分配给下层的预算值（还可以继续分配或耗用）。

实际成本：项目上实际发生的成本（包括以实际记账的成本费用和项目库存金额）。

承诺：是将要消耗预算，但还没有实际发生的成本，即已经占用预算（包括采购申请和采购订单）。

计划总计：是年度或者全面计划的编制值，可以包括现有单位成本的核算或成本要素计划的编制值。在项目成本计划中，计划总计还包括所有订单的计划总计、分配到选定WBS要素的网络总计和属于该总计的总计。

累积的：是当前年度已下达的预算值（有按年度分解预算的时候才有）。

剩余的：是指总预算-当前年度的预算值。

2.2 预算编制方式

对于项目的预算管理方式是项目制而非年度制的企业，通常只需对项目进行整体预算编制即可，而无需对项目进行年度预算编制。在编制预算和下达预算时尽量选择不含税的金额进行录入编制，在保存编制预算的结果或下达预算的结果时，尽量别遗漏对保存凭证的备注编辑，如果不对凭证号进行备注编辑的话，未来进行查询预算不同凭证时很容易忘记当时为什么要变更或创建。

2.3 预算补录

另外，在SAP上线初期，由于很多早期项目并未进行预算管理，加上导入时间仓促，造成很多早期项目的总预算为0，而成本却如实存在，造成了项目成本倒挂，这些都需要后期进行补录预算，而在补录预算时，我们应该对编制部分和下达部分都要进行补录操作而不能遗漏。

3 变更项目状态

当项目创建完毕后，必须更改项目状态。在项目构造器界面右侧有个状态栏，里面有系统状态和用户状态。系统状态为CRTD表示系统现处于建立状态，在此状态下系统中的各业务操作均为计划，并未实际开始执行。用户状态为项目立项阶段，此状态表明项目处在立项的阶段。系统状态要及时变更，用户状态也建议及时变更。当项目冻结或完成时也需要技术变更技术状态，只有变更后系统才会禁止继续录入成本。

4 物料采购申请

SAP-PS模块中的采购申请是在项目构造器里对物料的申请进行逐条录入，保存后然后下达，最终形成采购申请号，但是有时会下达不了而无法形成采购申请号。此时界面出现黄色告警信息提示预算即将消耗完毕，此时只要按回车键就可以直接跳过该提示，如果不按回车键是无法保存的，该采购申请也无法下达。还有种可能是录入的数据不完整，如工厂代码、组织结构、物料视图等缺失而导致无法下达。

5 服务采购申请

5.1 服务类型选择

服务采购申请时容易选错服务类型，在工程项目中服务的类型主要有PS-系统集成服务和PS-工程服务，这两种服务的决算方式在财务模块是有很大区别的，如果选错了就得从财务模块一直冲销到项目模块进行重新操作。通常情况服务的类型由该项目的立项类型决定，有时会有特殊的情况，则需要与财务部门进行核实后再慎重选择服务类型。

5.2 服务申请填写

除了要选择正确的服务类型外，服务的数量和总价也必须得填写，因为在SAP中的数量可以识别到小数点后三位，而总价却只能识别到小数点后两位，当金额较大时，如果正常填写方式会造成总金额有误差，所以在这里建议数量填写合同总价，总价填写合同数量。

6 结语

SAP-PS系统对项目管理的规范性、透明度和时效性大大提高。无论是项目的范围管理、成本管理、还是采购管理，在SAP-PS系统的支持下，项目范围管理变得更严谨，成本管理更精确及时。采购管理实现真正“背靠背”的合同管理，降低了项目风险。

但是在应用SAP-PS模块时我们不能只是拿来主义，将国外的经验或制造业企业的经验拿来生搬硬套，我们应该一方面因地制宜的选择适合自身应用，摒弃不适合自己的部分。另一方面，用其他的专业的项目管理系统结合SAP-PS系统来完善整个公司的ERP信息化之路。

参考文献

[1] 陶宇亮，何厚存.SAP/PS系统在移动通信工程项目管理中的作用[J].通信企业管理，2006（11）：71-73.

[2] 张永禄.浅析SAP/PS与移动通信项目管理的关系[J].科技信息：学术研究，2007（13）：171.