科技档案归档及开发利用的思考

刘莉娜

科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带等科技文件材料。科技档案是社会科技资源的积累，储备科学技术的重要依托，它对提高社会经济效益、传播交流科技信息有着长远的历史查考价值和参考依据。

一、科技档案的归档

科技档案的归档是指将办理完毕且有保存价值的科技文件，经过收集、整理、鉴定后交档案室或档案馆保存的过程，它能反映出开展一项科技工作的历史真实面貌。

1.科技档案的收集

科技档案收集工作的基本要求是维护科技档案的完整、准确和系统，这也是科技档案收集工作的基本要求。收集的内容包括科研、生产、基建等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音等科技文件材料。这些文件材料收集情况，直接决定着整个工程项目档案的完整性、准确性和系统性，关乎科技档案在后续工程项目的运行维护、科学研究等各方面发挥作用的大小。科技档案的收集渠道包括接受科技部门归档的成套科技档案，向科技部门或科技人员收集零散科技档案，向本单位职工征集非职务科研成果档案，向外单位购买或接受外单位赠送的科技档案等几种方式。由于科技项目实施过程比较长，科技档案的收集过程也相对较长，因此为保证应归档材料的完整、准确和系统，应在收集的同时做好应归档材料的预立卷等整理工作，并及时收集补充相关材料。

2.科技档案的整理

科技档案整理工作的具体内容，包括对科技档案的分类、组卷、排列、编目。其中排列可以细分为卷内文件排列和卷的排列两部分；编目工作也可以分为卷内文件的编目和编制案卷目录两部分。具体工作过程为分类、组卷、卷内文件排列、卷内文件编、案卷排列、编制案卷目录、库房排架等。

科技档案的分类主要依据是各个项目的分类方案和应归档文件材料保管期限表。应归档文件材料的分类，应保持文件材料之间的有机联系。鉴定其价值的大小不能仅仅依据管理期限表，应在此基础上考虑其与其他文件的相互关系后，确定其保管期限。在组卷时，应根据不同项目的实际进行合理组卷，遵循文件材料的形成规律，案卷不宜过薄或过厚，以便于档案的保管和利用。以国家重大建设项目归档为例，项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷等。卷内文件和案卷的排列应遵循文件材料的形成规律，保持其有机联系，反映工程项目的建设过程。著录编目是固化档案顺序、反映内容的过程，应按照相应的国家或行业规范进行，其规范与否也直接影响档案利用的效率。档案的收集、整理、归档归根结底都是为了档案的利用，实现档案的价值，因此，档案工作开展的程度最直接的反映就是档案的利用工作。

二、科技档案的利用

科技档案利用工作就是科技档案部门通过一定的方式方法，提供科技档案资源为各项事业服务的一种业务活动。它是连接档案工作与经济建设的纽带，更是实现科技档案工作目标的体现。

科技档案利用工作的基本方式大致包括：（1）直接提供科技档案资料，包括阅览、出借、复制供应、出具档案证明等；（2）提供口头咨询服务，包括科技咨询、检索咨询、管理咨询等；（3）提供科技档案资料的编研成果，包括提供汇编型成果、文摘型成果和编撰型成果等。此外还有在掌握用户需求之后，主动送卷或提供借阅等方式。

三、科技档案归档与开发利用存在的主要问题

1.收集归档不及时

因科技档案管理制度不完善，有的科技部门受利益驱动，设置技术壁垒，加之科技人员的档案意识不强，造成重要科技档案没有及时归档，严重阻碍了科技档案信息资源的共享和开发利用。

2.重保管轻利用

档案管理部门的管理思想仍然停留在你来我取、看门守摊、重藏轻用的思想，服务方式还显得较为被动，缺乏档案利用效益的反馈机制建设。档案的价值在于利用，档案没有提供利用服务就是死档案，其价值和潜力无法体现。

3.管理方式落后

科技档案管理工作没有完全跟上信息化、智能化发展步伐，管理方法和手段落后，计算机技术、网络技术、数字处理技术、“互联网+”技术在档案管理上的应用尚处于起步阶段。档案管理机构在运用计算机网络技术对科技档案进行管理的时候，还只停留在计算机辅助管理的阶段，数字化、智能化水平不高。

四、改进科技档案归档与开发利用的对策

1.完善科技档案管理制度

科技档案管理不仅仅是收集、整理和保管科技文件资料的简单过程，具体还应包括对科技档案的形成、积累和对归档业务进行指导，对归档的科技档案进行再利用等方面的内容。各归档单位应根据《档案法》和《科学技术档案工作条例》等有关法律规定，结合自身的科研性质，制定适合本单位特点的科技档案管理办法，办法中应包括归档、保管、查阅、编研等内容。要随时了解和掌握科技档案工作发展动态，超前控制，主动出击，为科技档案信息资源的开发利用创造条件。

2.加强科技档案的保密和知识产权保护

保守国家机密，维护国家科技档案机密，是档案信息资源开发利用工作应遵守的重要原则。我国颁布的《档案法》《科学技术保密条例》《专利法》《著作权法》等法律法规，为科技档案信息资源的开发利用和科技成果转化为现实生产力营造了一个良好的法制环境。要正确处理新形势下科技档案开发利用中公开与保密的关系，采取有效措施和技术手段，在保护国家利益，保证科技档案信息管理系统运行安全、可靠，保护科技档案中需要保密的科学技术和知识产权的前提下，进行科技档案信息的交流和科技成果推广，实现科技信息资源共享。

3.与时俱进，以信息化建设加快科技档案开发利用进程

科技档案信息化建设就是将现代计算机技术、通讯技术、网络技术充分运用于档案信息资源的形成、收集、整理、保存、管理和开发利用等活动中，以实现科技档案的最大经济价值和社会价值。随着信息技术不断发展以及计算机应用的日益普及和深入，科技档案的信息化建设已经是必然趋势。一是建立统一的档案管理平台和网络系统，实现办公自动化与档案信息管理互通、档案宣传利用与网络信息服务相连通，形成高效管理和开发利用档案信息资源的网络管理系统，达到科技档案管理自动化、信息传递网络化；二是积极推进科技档案数据库建设和多媒体数据库建设，通过对纸质、录音、录像、照片或其他类型载体科技档案的数字化工作，使科技档案资料更加便于研究和利用，提高科技档案检索、内容查询功能的实用性、快捷性、多样性，实现科技档案信息数字化、存储海量化；三是全面收集、安全管理、有效利用科技档案，使科技档案管理向着信息化方向发展，为档案的开发利用提供更为广阔的空间。

四、结语

新时代的科技档案管理，将面临着档案数量急剧增长、档案内容更加丰富、各种载体不断出现的新局面，科技档案管理工作任务会越来越繁重。作为科技档案工作者要面对挑战，调整工作思路，加大科技档案基本建设力度，认真搞好科技档案工作业务建设，规范科技档案管理，认真履行《档案法》所赋予的职责和权限，不断提高科技档案管理水平，开发科技档案信息资源，努力提高科技档案工作的科技含量