科技计划项目(课题)档案数字资源建设研究

刘琦欢

(中国邮政 北京100006)

LIU Qihuan

(China Post，Beijing 100006，China)

1 档案数字资源建设现状及问题

档案数字资源建设是国家和地区信息化战略的重要组成部分，是国家和社会信息化发展的要求。档案作为保存、保护历史记录的有效手段，是记录人类社会活动的宝贵文化遗产。随着信息化技术的高速发展，传统的档案管理模式、工作流程和理论体系不断受到冲击，档案数字化建设已成为新时期档案工作的重要内容，成为一种必然发展趋势。档案的数字资源建设，是实现政府部门信息共享、决策支持和向企业和公众提供信息服务的基础，有利于促进社会发展，有利于繁荣社会文化，有利于满足人民群众对档案信息的需要。基于档案数字资源建设，提供全面、可靠、高效的管理与服务，进一步提升档案工作在政府信息资源建设中的作用，发挥档案信息的经济建设与社会服务功效，已成为新时期档案信息化建设的核心价值所在，也是档案数字资源建设的关键技术问题。

档案数字资源建设被公认达到国际先进水平的是澳大利亚、英国和美国 3个国家。澳大利亚电子档案管理模式的特点是档案连续体模式和事务活动分析法，电子档案管理被看成普通的档案管理和政府管理活动的证据进行永久性管理，强调基于证据的政府治理和过程管理而非档案管理。英国电子档案管理模式的特点是档案连续体模式和法律影响分析法，将电子档案看成是电子政府管理的一部分，强调电子政府法律框架等变化给档案和档案管理带来的变革及其挑战；将电子档案管理看成电子政府数字解决方案的有机组成，档案集中保存。美国电子档案管理模式的特点是档案生命管理模式和技术影响分析法，重点强调通过建立满足档案功能要求的档案管理系统来实现电子档案的集中保管。三个国家档案馆电子档案管理的宗旨均是保证电子档案的真实性，电子档案长久保存和公众利用。在国内，关于档案数字资源建设的研究越来越受到重视，研究主题涉及到电子档案理论与实践的各个方面，大多数是国外相关文献的译文，积极介绍了国外最新的成果，促进了我国电子档案研究的发展，国内也有一些关于档案资源数字化建设的研究成果，但总的来说，研究仍存在不足，对于电子档案的真实性、完整性和可用性的研究比较少。

目前，档案数字资源建设研究多集中于纸质档案的数字化、管理和查询利用，而除少量的结构化业务数据外，档案信息大部分是非结构化的文档、图像、声音、影像、多媒体等信息，还有大量的纸制公文、照片等非数字化的资料，这些种类繁多的档案信息，导致了档案数字资源建设的信息异构、安全性差和管理利用效率不高等问题。采取何种技术管理、组织这些种类繁多的档案信息，建立完善的档案信息资源开发利用结构化框架，深度挖掘、利用档案信息资源，是档案数字资源建设面临的主要挑战。传统的档案数字资源建设模式，通常采取档案信息的物理存储整合，难以保障档案信息资源的长期存储，档案信息利用效率不高，在档案信息存储、利用、安全保障和容灾方面仍存在一些问题：

①现有的档案数字资源建设研究，存储和管理的对象仍停留在电子文件层面，对档案信息资源的管理与利用缺乏系统、开放的标准体系，档案信息无法相互交流和利用，造成“信息孤岛”的混乱局面，严重影响档案资源的共享和利用。

②现有的档案数字资源建设研究，多基于传统的数据库存储技术，缺乏对数据长期保存的有效保障机制。如果仅采用单纯的计算机存储技术，档案的产生背景、标识描述、归档等元数据信息，会随着信息技术的革新与变迁产生流失，而信息资源作为历史记忆的重要文化遗产，应该是能永久保存的。

③现有的档案数字资源建设研究，其利用模式多基于数字化档案的查询利用，而在实际应用需求中，发掘海量存储信息之间的内在联系，揭示多个事件之间的内在规律，形成档案信息的决策支持，才能进一步提升档案信息的利用价值，发挥其服务功效。

④现有的档案数字资源建设研究，安全保障策略多采取访问控制方式。这种方式基于信息系统的权限控制策略，在数据遗失或被截取时，访问控制策略将无法起到数据保护作用。

2 档案数字资源建设模式探究

针对上述问题，本文面对新的历史时期提出的新的需求，采用整合策略，标准化档案信息资源格式，建立与数据信息资源、服务平台相关的安全保障体系和备份容灾体系，在数据集成、统一的基础上，改进档案信息资源的管理和利用模式，深度挖掘信息资源，改进辅助决策利用服务，建立起完善的档案信息资源开发利用结构化框架，提供更为全面、可靠、高效的管理与服务，目的是能够深度挖掘、利用档案信息资源，服务于政府决策，服务于社会发展。本项目的研究内容包括以下几个方面：

2.1 档案信息的前端控制

从档案信息资源的产生源头着手，对档案信息资源形成阶段进行前端控制，从文件运转的全过程着眼进行通盘规划，在文件形成和维护阶段进行监督，前端控制是以“文件生命周期”和“文件连续体”等理论为基础，针对不断发展的技术环境而逐步发展的一个管理原则，而“文件生命周期”和“文件连续体”等理论又具有明显的时代局限性，加之新技术的更新，前端控制的思想内核也在随着时间的推移而不断受到质疑而被完善。

2.2 档案信息的异构整合

着力进行档案信息的规范制定与资源整合工作，以规范体系为基础，选择可扩展标示语言(XML)作为通用数据交换手段，对孤立的档案信息进行统一整合，为档案信息资源互联互通、交互操作和信息共享提供了技术保障。

2.3 档案信息的长期保存机制

研究一套具有一定通用性的档案信息资源长期存储方案，方案设计遵循开放档案信息系统参考模型(Reference Model for an Open Archival Information System，OAIS参考模型)。2003年，OAIS参考模型已成为国际标准(ISO 14721)，针对档案存储、管理和利用的角色(档案提交者、档案管理者和档案利用者)，设计档案信息资源的存档体系，将档案信息资源按照资源关系、业务需要甚至时间等原则进行数据封装打包，从而在时间和空间上保障档案信息资源的长期保存性。

2.4 电子档案的真实性、完整性和可用性保障

利用电子签章的防伪造、防篡改和防抵赖技术，保障电子档案的真实性、完整性和有效性，使电子档案具有和实体档案同样的凭证价值。并通过对敏感、保密信息的加密处理，保护国家秘密信息和高敏感度核心政务，为用户提供全面利用。在档案信息资源中，可公开和不可公开的资源是在同一数据库中共存的，且不可公开的资源并不是少数。如何保证公众对公开信息有知情权的同时还能保证秘密信息不被非法获取，是一个重要课题。使用加密机制对保密信息进行加密处理，在利用时不必担心秘密信息的泄露，从而保证了资源库的数据安全，从保密信息不公开的角度促进了可开放信息的顺利公开。

2.5 档案信息的安全保障

结合目前主流的数据库管理系统，设计简洁、高效的数据库加密模型，达到足够的数据加/解密速度，保证数据加密的系统性能，支持灵活的加密粒度，达到能够进行高性能数据密文检索与提供数据库高可靠性、安全性的目标，在此基础上，设计高效的密文检索方案，采用缩小解密范围、提高解密速度甚至不需解密的方式完成密文检索，针对数值型、字符型等数据类型和各种操作符，在不破坏数据库加密安全性的前提下，进行快速密文检索。

3 结 论

综上所述，项目研究将针对档案数字资源建设中存在的信息异构、安全性差和管理利用效率不高等问题，通过 XML技术整合异构数据、标准化档案信息资源，基于OAIS模型建立有效的档案信息长期保存机制，改进档案信息资源的管理和利用模式，在保障档案信息安全、可靠的基础上，进一步挖掘档案信息资源，提升档案资源的核心价值。

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