数字档案馆建设问题的思考

文·于介芳 刘朋海

数字档案馆是指以电子档案为对象，以计算机等数字设备为手段，基于网络实现档案接收﹑整理﹑保管﹑鉴定﹑保护﹑共享利用的档案管理模式。随着信息技术的迅速发展，网络化的进程进一步加快，数字档案馆将成为知识经济社会必不可少的信息保障体系，它的建设已经成为当前评价一个国家信息基础水平的重要标志。

一、数字档案馆建设的意义及必要性

（一）数字档案馆建设是国家信息化的需要

二十世纪九十年代以来，信息技术的发展突飞猛进，成熟的信息及电子技术已普及到各行各业。我国近年来大大加快了各项工作的信息化进程，新时期数字档案馆建设工作刻不容缓。用现代化的手段做好新时期的档案工作，更好地为以经济建设中心的社会主义现代化建设服务，这既是新时期档案工作的迫切需要，也是国家信息化的需要。在日常的档案管理工作中，形成了大量的档案信息，这部分信息绝大部分是用手工管理的。由于是手工，就不可避免地造成了不同管理部门之间的信息分隔，使信息内容不规范，信息流程不科学，因而难以满足人员个体微观管理和人员群体宏观的需要。要改变这种现状，就需要建立一套完备的信息管理体系和信息处理系统，用现代化工具管理档案信息，从而提高档案信息的规范程度与利用效率。

（二）数字档案馆建设是合理使用先进的现代化办公设备的需要

随着经济和科技发展，很多单位和部门都购进了先进的办公自动化设备，计算机应用和信息化工作也取得较大的进展，这就迫切需要建立一套现代化的档案信息网络系统，充分利用现有资源，提高应用水平和工作效率，从而不断促进档案工作的科学化和现代化。

二、数字档案馆建设的几个难点

（一）数字档案的凭证价值问题

档案的基本价值有两方面，凭证价值和参考价值，而尤以凭证价值最为重要，虽然，目前人们对数字化档案目前还不具备法律凭证效力，这无疑使数字档案的作用大打折扣。因此，确认数字档案凭证价值就成为数字档案馆建设中无法回避的难题。

（二）数字档案馆建设的诸多技术问题

如数字档案的失真问题。“档案数字化工作的生命线在于其能够保持档案原貌”。然而，就目前已研制出的各种扫描输入技术，其平均识别率还难以保质保量地完成馆藏档案数字化的任务。这对于追求最大程度真实性的档案来说无疑是致命弱点。又如数字档案信息的长期存取问题。由于电脑存储的介质材料的技术问题和机读语言格式的快速发展和经常转换问题使数字信息的存储寿命受到了很大限制。数字档案信息技术问题是数字档案馆建设的一个具体而又棘手的难题。

（三）数字档案馆法律法规方面的问题

面对数字档案馆产生的新情况﹑新特点，档案法规中的一些内容已不适应。如电子档案的法律凭证﹑对利用者的身份认证﹑著作权﹑知识产权﹑隐私权的使用和保护等问题，必须要得到相应法律法规的支持，否则，数字档案馆的数字化馆藏也就失去了利用的价值﹑存在的意义。因此，修改完善档案法规势在必行，但要兼顾到方方面面，还是有相当的难度。

（四）数字档案馆的基础理论问题

数字档案馆的建设必然要受到数字档案馆理论研究的影响和指导。目前，对数字档案馆的研究还处于起步阶段，许多认识不相同，统一尚需时日。如数字档案馆的概念﹑数字档案的概念﹑数字档案馆的系统边界等一些基础理论问题都需要深入研究和界定，都是一些不易解决的难题。

（五）数字档案馆建设的标准化问题

数字档案馆建设的目的是要使地区档案馆﹑全国档案馆乃至全世界的档案馆连成一个整体，以实现档案信息资源共享。要对这分散在各地的数字档案信息资源进行组织控制，就必须要有彼此兼容的硬件环境，要有一致的文件格式﹑统一的著录标引标准﹑数据描述标准﹑元数据标准﹑全文数据库标准等等，“而实际上，在数字档案馆建设中，标准化是一个体系，是一个系统，因此对于我们来说，如何结合我国实际，迅速建立起一个适合我国数字档案馆建设的标准化体系是摆在我们面前的一个迫切需要解决的新问题。”

三、解决数字档案馆建设难点的对策

（一）提高社会﹑公众的认知度，加强政府管理

从建设信息化创新型国家的角度，政府要加大对数字档案馆建设的政策﹑资金﹑技术和人才的投入力度，并建立相应的与社会主义市场经济体制相适应的投入产出机制。随着数字政府上网工程的建设实施和公开现行文件服务中心的建立，数字化档案馆的建设已成势所趋，各级部门﹑单位要有计划﹑有步骤﹑有重点﹑有针对性地搞好数字档案馆的建设，不断提高数字档案馆档案的利用率。

（二）“双轨”并行，循序渐进

由于现在数字档案馆存在着种种技术缺陷，数字档案馆还不能全面替代原有档案馆的作用。因此，在数字档案的原始性﹑凭证性得不到保证和无法确认的情况下，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件﹑纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁﹑光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。

（三）组织专业人才攻克技术难题创新档案基础理论

数字档案馆是以信息源﹑网络﹑数据库为基础的，其相关技术较为复杂。如数字化图像的存储与压缩﹑数据组织技术﹑信息检索技术﹑多语言平台互换互换互访技术﹑海量信息存储与调配技术等，既是计算机网络技术的难关，也是制约数字档案馆建设发展的难题。因此，数字档案馆的建设必须首先建立一支技术过硬的专业人才，完善和创新档案基础理论，并不断借鉴国外的先进技术和经验，迅速开发和应用一系列新技术，如身份认定﹑智能检索﹑信息隐蔽﹑数字水印﹑电子签章﹑操作跟踪﹑信息加密等，使数字档案馆的硬件和软件齐头并进。

（四）加快建立法律法规和制定严格的管理制度

完备的信息网络法律法规能够为电子档案的法律凭证﹑对利用者的身份认证﹑著作权﹑知识产权﹑隐私权的使用和保护等问题确立法律依据，许多问题只有以法的形式确定下来，才能做到有法可依。同时对电子文件的生成到归档都要尽快制定出严格的管理流程，使电子档案纳入规范的程序化管理，并迅速制定严格而科学的标准体系和业务管理制度，使数字档案馆建设法制化﹑标准化和科学化。