浅析如何提高新时代基层档案管理质量

文·曾小敏

党的十九大作出了“中国特色社会主义进入新时代”的重大判断，新时代迫切要求构建一体化的档案工作管理体制，切实解决档案事业发展中存在的基础较差﹑创新能力较低﹑服务水平有待提高等问题。如何在新形势下做好基层档案工作，提高质量和水平，最大限度的发挥档案的价值，更好地服务党和国家建设，是当前基层档案管理工作面临的重要课题。

一、基层档案管理工作存在的问题

（一）基础设施投入有欠缺

一方面，硬件设施建设标准低。一些部门单位存在档案馆（室）基础实施差，如库房陈旧﹑面积狭小，设施设备配置严重不足﹑无监控室﹑无陈列展室﹑无阅档室等现象；在少数地方，还存在有馆无库，将档案异地存放，严重缺失安全防护等情形。这些问题，严重制约了公共服务活动有效开展。另一方面，软件设施更新速度慢。随着信息化技术的广泛采用和电子政务的加快推进，档案信息化建设已成为当前档案部门面临的一项重要而紧迫的任务。受一些部门单位思想偏见和档案管理观念落后影响，一些基层档案管理机构现代化办公条件还比较落后，无力建设“三网”（局域网﹑政务网﹑互联网）和数字化档案馆，查档还停留在手工检索阶段，工作效率低下。有些地方虽然配备了较为先进设备的档案馆，开通了政务网和互联网，建立了档案信息网站，但大多又因为录入资源不足和缺乏相应的专业科技人才，仅仅停留在日常维护上，无法真正发挥档案资源共享﹑网上查档﹑微机检索等服务社会的诸多功能。

（二）队伍服务创新意识不强

部分基层档案工作者存在着思想观念落后﹑工作方法陈旧的情形，思想认识还只停留在档案服务政府﹑档案服务机关的层面上，对“档案服务社会”的理解还不够透彻，工作热情不够，没有强烈的创新欲望，不能主动适应新常态新形势下的档案服务经济﹑服务社会工作，接受新鲜事物的意愿较低。

（三）馆藏结构设置不合理

档案管理机构要充分发挥它的社会功能，必须有丰富的馆藏资源作保证。从基层档案馆（室）档案结构来看，存在内容重复﹑利用价值低等不合理问题，馆藏的大多是党政机关的文书档案，价值较高的声像档案﹑地方特色档案﹑名人档案﹑珍贵实物档案等严重不足，可为社会公众所用的档案屈指可数，难以反映地方特色和经济文化发展的变化。因为馆藏的匮乏，导致利用率低下，严重制约档案工作服务经济﹑服务社会的作用发挥。

二、制约基层档案管理工作的原因分析

（一）经济发展水平不平衡，经费保障不足

目前，中国特色社会主义进入新时代，我国社会主要矛盾已经转化为人民日益增长的美好生活需要和不平衡不充分的发展之间的矛盾。发展不平衡不充分的一些突出问题尚未解决，发展质量和效益还不高，创新能力不够强，实体经济水平有待提高，部分基层政府财政收入较低，直接影响到各项事业的投入和保障工作，制约了档案管理的场所建设和设施配备。

（二）绩效管理水平有待提高，工作积极性不高

工作中，档案管理部门人员﹑信息相对封闭，与其他兄弟单位交流的机会比较少，再加上干部队伍年龄结构老化﹑学历层次偏低等原因，长期的单调工作形成了惰性心理，而绩效考核制度的缺失，更加重了干部心中“干多干少一个样，干好干坏一个样”的消极想法。

（三）轻视舆论宣传，社会关注度不高

制定的档案管理机制再完善，都需要通过宣传进行推广。不重视舆论宣传的作用，也就失去了各级领导﹑各机关单位和全体公民对档案管理工作的理解，别人也就认识不到档案管理工作的社会价值，进而会制约档案工作的发展。

三、提高基层档案管理质量的对策与建议

（一）抓软硬件设施建设

巧妇难为无米之炊。硬件方面，应按照科学发展观的要求，争取基层党委﹑政府的支持，采取以本级财政预算为主，多方筹集的办法，完善软硬件设施﹑设备的建设。如在县委县政府的大力支持下，嘉祥县重新选址新建了高标准的档案馆，目前硬件条件已到达，如何实现软件的匹配创新设置是下一步工作的重点。软件方面，要着力科学设置馆的功能分区，并尽量预留发展空间，要以档案信息网络化为基础，档案信息数据库建设为核心，建立计算机服务中心，配置服务器﹑微机﹑扫描仪﹑档案管理软件等与档案管理现代化﹑信息化建设相适应的软﹑硬件，积极推进开展全文数据库建设，使档案管理现代化与办公管理现代化同步发展。

（二）抓档案干部队伍素质能力提升

功以才成，业由才广。人才是档案事业创新发展的根本，是档案馆功能实现的保障。档案管理工作社会作用的发挥，必须要大力提高档案干部队伍的整体素质。一要树立为民服务能力。要结合“不忘初心﹑牢记使命”主题教育活动，牢固树立“四个意识”，进一步坚定了做好档案管理工作的决心和信心，在新时代新形势下，牢记全心全意为民服务的宗旨，变被动服务为主动服务，提升履职尽责的自觉性。二要练就过硬的业务技能。要求必须熟悉档案业务工作的各个环节﹑步骤，掌握各门类档案﹑各种载体档案的管理方法。在具备这些基本业务技能后，还应该拓宽视野﹑丰富知识，提高运用现代化管理手段的能力，掌握相关知识和现代化管理所必需的技能。三要培养发展创新能力。档案工作者必须适应新形势，挑战传统观念，提出新办法，解决新问题，要通过个人自学﹑外出交流﹑参加培训等多种形式，增长自己的见识，拓宽自己的视野，争做创新型人才。

（三）抓馆藏档案结构优化

档案管理机构要完全体现它的服务社会功能，必须有丰富的馆藏。要根据形势发展和利用需求的变化，围绕“突出地方特色，反映时代特色”制定扩大档案馆接收范围的具体方案。一要创新工作思路，积极拓展档案征集渠道和范围，积极做好重要会议﹑重大活动﹑重点项目﹑重要事件和人物档案的收集整理工作，尤其注重收集能够全面﹑生动反映地方和单位实践活动的图片﹑声像档案资料。二要积极向社会各界征集反映民俗﹑民情﹑民间艺术等特色档案，不断丰富档案资源，优化存档结构，提升档案价值。比如，突出抓好老城区﹑老街巷的档案征集工作；抓好反映不同历史时期民风民俗﹑民间艺术﹑历史人物及方言等方面档案的收集和整理工作。三要通过创新方式方法，形成多渠道档案资源来源﹑多元化档案资源结构﹑多层次档案资源内容的格局，达到改善和优化馆藏结构的目的。例如，机关档案室要适应机关职能的转变，进一步修订完善归档范围，在完成常规文件的收集归档任务的基础上，做好部门独立承办或代政府承办的重要工作﹑重大活动档案的积累﹑归档工作。

（四）抓舆论宣传引导

“酒香也怕巷子深”。通过做好档案宣传工作，使各级领导和全体公民加深对档案工作的理解，进而重视和支持档案工作，为档案事业发展提供更优良的平台和更广泛的支持。一要加强与公众的沟通。应选择一些大家喜闻乐见的内容﹑图片展览﹑录音﹑录像﹑电视专题等素材，多角度将馆藏的档案排列，通过形式多样﹑行之有效的宣传，展示档案工作成就和档案部门形象，弘扬优秀档案文化。二要根据基层档案工作的需要，从人力﹑物力﹑精力等方面改进和完善档案管理手段。要分阶段﹑分步骤，加快推进档案资源数字化﹑信息管理标准化﹑信息服务网络化的进程。三要坚持新发展理念。紧扣社会主要矛盾变化，按照高质量发展的要求，牢牢把握“走在前列”目标定位，全面提升档案工作质量和效益，推动基层档案事业创新发展持续发展领先发展。