论智慧城市建设背景下区县级档案馆的发展方向

文·商惠晴

一、智慧城市建设的背景及与档案的关系

“智慧城市”的概念是2010年IBM公司提出的，其主要特点是无处不在的网络环境﹑无所不包的海量数据环境与共享，以及无所不容的业务管理和服务模式。截止到2012年，我国的智慧城市建设已达到150余个，为我们提供了一些现行的模板，包括智慧公共服务﹑智慧指挥中心﹑智慧教育文化服务﹑智慧健康保障体系建设等。随着智慧城市建设不断延展，区县级城市也开始进行智慧城市建设的探索，一系列新型事务开始进入人们的生活，如共享单车﹑虚拟图书馆等。但同时，智慧城市建设也面临许多挑战，其中最为突出的就是信息的挑战。一方面智慧城市建设过程中积累了大量的基础和运行数据，会出现信息采集﹑分析﹑存储﹑利用等一系列数据处理上的棘手问题；另一方面，智慧城市中多系统的智能融合过程中，也会出现各种各样的复杂问题。

信息，是智慧城市建设的支撑源之一，只有通过透明﹑充分的信息获取，广泛﹑安全的信息传递，有效﹑科学的信息处理，才能提高城市运行和管理效率，改善城市公共服务水平，构建城市发展新形态。这就相当于高速公路，智能的技术可以把路修的好，但还要有车在上面跑且跑的好，才能体现出路的价值。各种信息就相当于车，而档案管理者就相当于开车的人，只有遵守一定的章程才能让车跑的好﹑跑的快﹑跑的有效率。智慧只是手段并不是目的。智慧城市概念的创造者IBM公司在《智慧的城市运营管理中心的业务组件构成》中，明确将“城市档案”作为城市运营管理中心的业务组件，这表明城市档案是智慧城市必不可少的组成部分，智慧城市的建设与运行离不开档案资源的支撑。

二、档案事业的发展

档案馆是集中管理特定范围档案的专门机构，基本的社会功能就是通过管理档案这一特殊信息资源，记忆并服务社会发展。随着社会的不断发展，尤其是现代信息技术的迅速发展和广泛应用，各种类型的电子记录大量产生，如电子邮件﹑电子公文﹑扫描图像﹑电子表单﹑数据库﹑地理空间记录﹑网页﹑音频和视频﹑微博﹑微信等等，这其中有相当一部分具有参考和长期利用价值，逐步成为履行职责﹑依法办事﹑征信审计﹑生产经营﹑科研教学﹑建设发展的真实记录和原始依据凭证，成为体现国家历史传承和文化软实力﹑记录机构历史原貌的信息资源和社会财富，成为档案管理的重要工作对象，其重要性日趋凸显。

档案馆自2000年起开始进行数字档案馆建设的探索，形成了“深圳模式”“青岛模式”“杭州模式”“萧山模式”等特色鲜明的数字档案馆典型。随着电子政务﹑网络技术的发展，数字档案馆建设开始突破思路，从专注馆藏资源信息化建设与服务转变为更注重电子档案管理和信息共享。主要表现在将机关档案室电子档案纳入数字档案馆资源体系，通过构建电子文件信息中心﹑电子文件管理平台和数据资源共享平台等，一定程度上实现了档案馆与档案馆﹑档案馆与档案室﹑档案室与档案室﹑档案馆与社会之间的资源共享。2014年12月，国家档案局发布《数字档案馆系统测试办法》，对数字档案馆的建设有了明确的规定，使数字档案馆建设有规可循。《办法》强化了对档案利用共享和知识管理功能的注重，基于用户的建设理念和追求，更高的服务绩效逐渐凸显，而这也正与智慧城市建设的理念相合。因此，在建设数字档案馆的过程中融入智慧档案馆的内容，对在数字档案馆建设中相对滞后的区县一级档案馆来说，是更好的选择。

目前关于智慧档案馆的建设国内外均处于实践探索阶段，没有统一的规划和技术标准。主要存在两种观点，一种是智慧档案馆是数字档案馆的升级版，另一种认为智慧档案馆应与数字档案馆并行存在。无论是哪种观点，目前对建设智慧档案馆的广泛认知主要集中在以下几个方面。

一是基于物联网技术应用的智能馆库管理。如视频监控系统﹑安防报警系统﹑楼宇对讲系统﹑门禁一卡通系统﹑火灾报警系统﹑公共广播系统﹑多媒体会议和信息发布系统﹑机房系统等的楼宇智能管理。通过各类传感器的信息采集智能化监测﹑评价和处置档案管理状态，使智慧档案馆获得安全﹑高效﹑节能的环境；如RFID射频技术的应用，智能化识别﹑定位﹑跟踪﹑监控和管理档案实体等。

二是基于大数据﹑云计算技术的智能化信息管理。主要集中在信息的收集﹑利用和存储上。如对各单位专业档案数据库信息的高效接收﹑有序管理和监督指导；对电子档案文件质量﹑开放档案划控鉴定等建立模型控制，进行质量监管和辅助管理；对媒体信息，包括电视﹑网络﹑移动平台等进行智能化采集，建立“城市记忆中心”；对档案内容进行最细致化的感知，像数据挖掘，智能化识别﹑抽取﹑整合和应用档案信息，对档案信息进行增殖性“信息再造”，构建虚拟档案库，提高档案检索利用的查全率和查准率等。

三是基于移动服务技术的档案服务泛在应用。建立移动数字信息查阅服务中心，实现档案信息的移动服务和档案历史文化的泛在宣传。

三、区县级基层档案馆智慧档案馆建设的机遇与挑战

以淄博市区县级基层档案馆建设智慧档案馆为例，建设智慧档案馆的机遇主要有以下几种。

（一）2016年国家档案局档案行政执法检查组向山东省反馈意见，明确提出加大档案馆（库）建设力度，市十五届人大三次会议政府工作报告中提出，2018年要“完成7个区县档案馆新建工程”。借此机遇，各区县档案馆建设过程中融入智慧档案馆建设要素，安装相应设备和管理软件，有望基本实现智能化管理。

（二）2017年淄博市人民政府先后发布《淄博市政务信息资源共享管理暂行办法》《淄博市政务信息系统整合共享实施方案》，建立全市统一的政务网络和信息共享平台。借此东风，可实现档案馆室一体化管理，推进电子档案的归档管理和移交利用﹑专业档案库的信息收集和档案的监督指导。

而面临的挑战则是：

（一）从档案馆内部来说，如何让大量的馆藏档案成为有用的信息资源，是我们面临的首要问题。智慧城市建设的关注点不再是数据资源的产生﹑积累和应用，而是更多的关注用户视角的服务和信息的提供，这就需要我们不仅要从观念上摆脱传统的思维模式，还要在档案的数字化﹑编研﹑鉴定划控等具体工作中更多的考虑到档案利用者的实际情况，深度开发档案信息资源。

（二）从档案馆外部来说，智慧城市的建设过程中会形成大量的数据。据统计，一个中等城市每年视频监控产生的数据量在300PB以上，而一个高清摄像头一个月就能产生大约1.8T的数据。这些海量数据很多是没有意义的，不经筛选处理盲目收集会违背档案的基本属性，即价值性。而即使纳入了城市档案管理范围的，档案馆也没有必要﹑没有可能管理所有的城市档案。因此，这就需要做好顶层设计，一方面依据城市档案包括的门类，制定城市档案管理策略，建立城市档案分工管理制度，档案的管理职责；另一方面从智慧城市的视角重新审视档案馆接收档案的范围，收集智慧城市产生的具有长久保存价值的档案资源，成为智慧城市核心记忆资源的永久存储基地和信息服务中心。

加拿大著名档案学家Terry Cook 说：“如果我们现在不致力于做好电子文件管理工作，那么，档案行业将被逐步边缘化，而档案馆只会沦为收藏信息文物的博物馆。”同理，如果现在我们不找对自身的定位，丧失在智慧城市初创阶段的档案信息的主导权，那么未来我们便会被边缘化，面对无法管理城市档案的尴尬局面。所以我们要积极融入智慧城市建设的大潮，趁势而上，赢得主动，让档案工作在智慧城市建设中发挥无可取代的作用。