立足新时代新任务 担当责任落实措施加快推进数字档案馆建设推动档案工作创新转型

■ 云南省档案局党组书记、局长 黄凤平

（2018年9月27日）

同志们：

今天，我们在16家“全国示范数字档案馆”之一的楚雄州档案馆所在地楚雄市举办数字档案馆建设培训班，目的就是为了进一步贯彻落实丁薛祥同志在中央档案馆国家档案局调研时重要讲话精神、国家档案局李明华同志关于做好新时代档案工作讲话精神和省政府杨杰秘书长在省档案局调研时重要讲话精神，交流、总结好的数字档案馆建设工作经验，深入掌握数字档案馆建设的内容和要求，进一步明确目标任务，落实责任，加快我省数字档案馆建设步伐。

今天上午，楚雄州档案局介绍了数字档案馆建设经验及创建“全国示范数字档案馆”的主要方法，刚才，昆明、昭通、普洱市档案局分别就数字档案馆建设经验和下一步工作打算进行了交流发言，大家都讲得很好。楚雄州档案馆经过近5年的持续推进，成功建成“全国示范数字档案馆”，初步探索出一条适合我省情况的数字档案馆建设路径。各地在交流发言中总结的方法和措施，凝聚着各级档案部门攻坚克难的精神和智慧，紧密结合各地实际，行之有效，在全省具有较为普遍的借鉴意义。会后希望大家结合实际，学习借鉴他们好的经验和做法，推动本地区数字档案馆建设工作。

下面，我讲四个方面的意见：

一、开拓进取，全省数字档案馆建设全面推进

近年来，全省各级档案部门坚持数字化带动战略，推进数字档案馆建设，取得积极、全面的进展。

（一）建设环境不断优化

省委省政府高度重视档案数字化工作，今年3月杨杰秘书长到省档案局调研时强调，要不断推进档案数字化，把档案数字化工作作为一项常规性工作加快推进。2014年，在省两办印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》中曾明确提出要“大力推进档案馆（室）建设”“争取用10年左右时间，基本实现县级以上国家综合档案馆和县直以上机关档案室传统载体档案数字化，重要电子文件科学安全归档保存。”在省政府发布的《云南省档案事业发展“十三五”规划》中提出“数字档案总量比2010年翻一番”的总体目标，制定了“全面开展数字化工作，到2020年，全省国家综合档案馆档案数字化总量达到7亿页”的工作任务，并对推进数字档案馆、档案室建设分别作出要求。近年来，各地党委政府亦不断加大对档案数字化建设工作的支持和投入力度，最近10年省档案馆在数字档案馆建设方面已累计投入超过6000万元，远远超过省档案馆成立以来前50年在业务工作方面经费投入的总和。楚雄州数字档案馆投入资金超过1200万元，曲靖、保山、玉溪、昭通、临沧、红河、德宏、版纳、文山等州市级档案馆投入档案数字化经费均达数百万元，盘龙、西山、官渡、个旧、砚山及曲靖市所属各县区档案馆等近百个县级档案馆，多则每年投入档案数字化经费五六十万元，少则十多万元，数字化经费得到基本保障。全省各级档案部门始终坚持数字化带动战略，把档案数字化作为档案馆(室)的一种方向性工作、必做性工作、基础性工作看待，纳入本级档案事业发展规划，列入年度重点工作任务，制定制度规范，明确目标要求和保障措施，不断加大投入，切实开展数字档案馆（室）建设工作。

（二）数字化实践全面展开

自2009年省档案馆启动数字档案馆建设以来，省档案局陆续制定了一系列的制度规范，为数字档案馆（室）规范建设提供了保障；每年举办数字档案馆（室）专题培训，培养数字化人才；将档案数字化工作列入州市档案局重点工作任务之一，每年进行量化考核。16个州市档案局都制定数字档案馆建设规划，并经省档案局审核；大多数档案馆已经开展档案数字化工作，逐年稳步推进，截止今年8月，累计完成馆藏档案数字化4亿画幅，完成“十三五”规划目标的60%，基本做到时间过半进度过半。全省近2/3综合档案馆已经初步建立数字档案馆管理系统，电子档案或档案数字化副本与纸质档案同步移交进馆要求逐步得到落实，重要档案异地备份、集中备份工作有序开展，80%的综合档案馆开展结对互相备份工作，40余个档案馆到省重要档案和电子档案备份库集中备份电子档案。截至今年8月，省档案馆数字档案达到9200余万画幅，建国后档案数字化接近尾声，历史档案数字化已经近半，积累近6万张电子照片、5万余分钟数码音视频档案，10余种档案专题数据库，电子文件归档管理系统已在省级一级立档单位实现全覆盖，“存量数字化、增量电子化、利用网络化”的数字档案馆体系初步建立。楚雄州档案馆成为西部第一个、全国第16个被国家档案局批准的“全国示范数字档案馆”。曲靖市建立覆盖全市各级机关的电子文件归档系统和连接各档案馆的民生档案共享利用系统。

（三）建设效益逐渐彰显

数字档案馆建设的巨大投入，带动档案馆各项业务工作高速发展。依托数字档案资源，档案查询利用效率大幅提升，查全率和查准率不断提高。2017年，全省各级综合档案馆利用数字档案10万人次、56万件次，人民群众利用数字档案解决自身利益需求更加高效便捷，档案馆为利用者在数分钟内办理完毕档案证明的事例已经屡见不鲜，利用者用闲暇时间到档案馆，通过电子查阅的方式一睹先辈遗墨、照片等活动快速增长，成为新的档案查阅风尚。档案文化产品开发工作全面提速，最近5年每年开发50种左右档案文化产品，其中省档案馆每年都开发4种以上，档案部门与报纸、杂志合作开设专栏，与电视台、广播电台合作制作专题节目，与宣传部门、博物馆、图书馆、文史馆等合作举办展览、出版图书等逐渐成为常态。档案的学术研究功能得以充分体现，仅省档案馆每年就为数十个国家级和省级科研课题、数十个单位编史修志、上百名专家学者和大学生、研究生等及时高效提供数字档案。依托数字档案馆建设的实践，全省档案干部队伍素质得到全面提升，逐步培养出一批档案业务熟练、信息化技术过硬的复合型档案人才，在国家档案局组织的首批全国档案专家评选中，我省入选专家人数在西部地区位居前列。同时，我省档案科研工作突飞猛进，2012年以来，我省每年都有科研项目在国家档案局立项及获奖，为科学推进全省档案事业发展发挥积极作用。

虽然我省数字档案馆建设取得显著成绩，得到国家档案局的充分肯定，但客观冷静分析，档案数字化引领档案事业发展的意识在一些地方还较为薄弱，对数字档案馆建设的紧迫性认识不足，尚有一部分档案馆未启动数字化工作，相当一部分档案馆的数字化档案规模还比较小，全省各地数字档案馆的软硬件条件从整体上看还很薄弱，推动数字档案馆建设的方式方法还比较单一，基于政务网、互联网的档案服务水平还较低，档案信息化骨干人才远未达到每馆至少1人的标准，很多档案干部的档案信息化管理意识和能力还较为欠缺，我省数字档案馆建设发展不平衡较为突出，总体建设水平还处于低层次，与档案事业发展的需要极不适应，与经济社会发展的需求仍有相当距离。

二、立足新时代，进一步认识推进数字档案馆建设重要意义

（一）推进数字档案馆建设是适应新时代档案工作发展的需要

档案工作是事关方方面面的基础性工作，是新时代各项事业发展的重要保障。当前，随着国家治理体系和治理能力现代化的深入推进，档案部门和档案工作进入了大变革时代，档案管理体系将重新架构，全社会档案管理将更加专业化、集约化和扁平化；档案从形成到“收、管、存、用”各个环节的衔接将更加紧密，对档案馆、室工作之间的协调性要求更加突出，对档案规范化管理水平、档案工作的时效性和档案信息共享性提出更高要求；全社会新型档案将以前所未有的速度和规模不断涌现，对档案资源的精准管控及科学配置提出全新的要求；全面从严治党、“三大攻坚战”等中心工作、提高政府服务效能及民生建设等，要求档案工作及时高效提供保障，档案工作与各项工作将高度融合，档案工作发挥作用的空间越来越大，与老百姓的关系也越来越密切，呈现新的档案管理业态等。面对这些新变化，传统档案工作已经难以应对，档案工作实现变革转型最有利条件就是信息化。从根本上说，档案信息化就是要解决好在新时代全新的国家治理架构下，在以“互联网+”为主导的电子政务条件下，在以人工智能为趋势的社会信息化背景下，档案工作管什么、怎么管的问题，以及如何运用互联网技术和信息化手段开展工作的问题。如果说档案馆舍、档案箱柜等是传统档案管理的必要条件，那么档案信息化就是新时代档案工作赖以进行的必要条件，而数字档案馆建设就是档案信息化体系中最为基础的工作，主要承担构建基础软硬件平台、基础数字档案资源和基础网络服务的任务，是实现档案事业战略转型不可或缺的前期工作，也是新时代档案管理的起点。

（二）推进数字档案馆建设是档案馆实现快速便捷查阅利用服务和高质量开发档案文化产品的基础

数字档案的最大优点在于它可以通过网络传送，实现档案信息的远程利用、便捷利用、多人异地同时利用；同时还可以通过大数据技术，对档案信息进行充分的、全面的、跨全宗甚至跨收藏单位的整合，并进行自动检索。可以说，数字化使档案利用以最新的手段、在最大的范围发挥出最大的效益，在当今技术条件下，没有任何其他办法比这更便利于档案利用、更能有效地进行档案信息资源开发。任何一个档案馆，如果不把传统载体档案数字化，那么，要想最便利迅捷地为最广大人民群众提供利用，要想最充分地整合、开发档案资源，都将只是一句空话。把传统载体档案数字化，实质上是向数字化要便捷服务，用数字化促便捷服务。

（三）推进数字档案馆建设是档案馆科学安全保管档案的有效途径

一方面，在数字化之前，我们必须对传统载体档案开展文件级编目、录入计算机，逐卷、逐件、逐页地编号，破损的加以修裱，卷折的加以展平等工作，这些基础工作完成后，可使档案达到精细化管理和自动化检索。数字化带动了档案基础工作的全面完成，使档案管理状况得到全面改善，档案管理从过去的全宗、卷、件真正迈入到页的时代，使档案管理水平得到全面提升。另一方面，传统载体档案在数字化后，可对纸质档案进行封存管理，从而大大减少了对档案的各种人为损害或自然侵害，大大提高档案的安全系数，在某种程度上有力地保障档案的安全。

三、落实措施，加快全省数字档案馆建设步伐

（一）尽快实现“存量数字化”

这是目前数字档案资源的主要来源，也是最容易着手、最容易取得成效的工作。我省档案数字化的总体推进态势较好，但距目标任务还有差距，各档案馆要加大力度，加快档案数字化进度，特别是州市级综合档案馆要作出表率，两年内州市级综合档案馆应完成70%以上馆藏档案数字化工作，即至少达到申报“国家级数字档案馆”的入门指标，各州市应合理部署，力争做到50%左右的县级综合档案馆参照这个要求加快推进馆藏档案数字化工作。

（二）尽快实施“增量电子化”

全省各级综合档案馆要实现文书类电子档案与纸质档案同步接收进馆，这也是最容易做到的工作，必须100%实现；应抓住切入点，积极推进各类专门业务电子档案，特别是面向公众的行政审批、办证业务等电子档案管理和进馆。两年内每个州市应至少推出一个专门业务电子档案接收进馆的示范点。这项工作非常关键，非常紧迫，事关档案事业长远发展，所谓一通百通，只要走出一条成功的路径，就能全面带动这项工作，为档案工作的长远发展开启新的大门。

（三）加大数码声像档案的收集力度

各级各类档案馆要围绕领导视察、重大活动、重大事件及代表性形成部门，下大功夫探索数码照片和音视频的精准管控方法和归档、移交、征集进馆等方法，以及配套措施和技术，补上我省档案资源建设的短板。在这个方面主要应把握电子档案的特性，依托移动通讯或互联网，以及加大征集力度的方式，打通数码声像档案形成者与档案馆之间渠道，建立新的制度和机制，实现即时归档、即时进馆、即时利用，从而推动数码声像档案资源的有效积累。在数码声像档案资源建设的实际工作中，省档案馆在征集方面、玉溪市档案馆及昆明医科大学档案部门在运用网络和移动通讯手段方面、云南财经大学档案馆在建立机制方面做了一些有益的探索，初见成效，值得参考借鉴。

（四）积极创建示范数字档案馆

目前，我省只有楚雄州档案馆已经成功创建；省档案馆虽因馆藏档案基数庞大导致数字化比例略微不足，稍有延迟，但目前已基本具备条件，将很快申请创建。国家档案局制定的数字档案馆建设指南及有关测评指标体系，明确了数字档案馆建设的总体架构和基本要求，是指导我们开展数字档案馆建设的目标导向，各级档案部门要切实贯彻到工作中，以达标创建为导向，有序推进和科学建设数字档案馆。州市级档案馆及基础较好的县级综合档案馆，应尽早确定目标，启动创建工作。高校档案馆也应参照综合档案馆的标准积极开展工作，力争走在全国高校档案部门前列。企业档案馆应对照国家档案局有关企业数字档案馆建设标准开展创建工作，尽早实现突破。“国家级数字档案馆”由省档案局组织专家测试并报国家档案局批准，“全国示范数字档案馆”要求相对较高，且每年有数量限制，由国家档案局组织专家测试和批准，各档案馆应根据自身条件，合理选择目标，加强规划，使用符合国家档案局有关电子档案管理软件功能规范的软件，统筹好设施设备、软件系统、数字档案资源、标准规范和安全保障体系建设，开展不同层次的创建工作。

（五）加快推进数字档案资源共享利用

实现“利用网络化”是数字档案馆建设的目标，就是要在建立丰富数字档案资源的基础上，依托局域网提供基础档案查阅服务，依托电子政务内外网满足各级机关对档案信息的需求，依托互联网为公众提供档案异地、跨馆查阅、出证服务。一是扎实做好数字档案共享利用的基础工作，注重做好密级标注、解密、划控、分类存储等工作，将数字档案利用划控工作作为数字档案馆建设的日常工作有序推进，并按照档案密级及使用要求，严格做好分类管理和安全保管工作。二是加快推进档案目录中心建设，省档案馆及各州市档案馆应分别建立区域档案目录中心，逐步汇总本区域机读档案目录，特别是要围绕国家重点档案保护与开发利用工作，分类建立国家重点档案目录体系。三是根据各地实际需要，有序开展各类民生档案、特色档案专题数据库建设。四是高度重视和积极参与政务信息共享工作，根据各地实际需要和部署，及时组织可开放使用的数字档案资源及专题档案数据库，投放到政务信息共享平台，为各机关提供高效服务。五是积极探索馆际合作机制和方便快捷的数字档案馆利用服务措施，借鉴国内成功经验，推动“跨馆查询、异地出证”，为人民群众提供便捷服务。有条件的地方，应逐步创造技术条件，加快推进人民群众利用与自身利益密切相关档案“最多跑一次”乃至“一次也不跑”服务建设。

四、攻坚克难，把数字档案馆建设任务落到实处

（一）档案部门主要负责人要勇于担当推进数字档案馆建设的责任

习近平总书记一再强调“责任”和“担当”，旨在告诫党员领导干部要做好为民用权的政治担当、干事创业的责任担当。担当精神是各项事业前进的内在动力，是破解改革和发展难题的必然要求，是档案工作者从历史中继承的优秀品质。数字档案馆建设与传统档案工作相比存在较大难度，不少同志心存畏难情绪。有的认为本地经济社会发展滞后，难以争取投入；有的认为人才捉襟见肘，即使争取来经费也没法干好；有的认为扶贫等中心工作任务重，没有精力再顾及其他工作；有的认为当前的主要工作是建设好新馆，其他工作都应先放一放。这些看法都反映了当前我省档案工作中存在的客观现象，但又普遍存在对数字档案馆建设规律认识不足和站位不高的问题。

我先讲两组数字供大家思考：第一组数字，目前全国除三个国家级档案馆外的47个副省级以上综合档案馆中，上海市馆有1.6亿页数字档案，云南省档案馆9200万页，北京市馆有7400万页，青岛市馆有4300万页，浙江省馆有3100页，广东、江苏、山东等GDP总量位居前列的省，其省馆数字档案总量低于云南省档案馆，这说明只要勇于开拓进取，在经济欠发达地区推进数字档案馆建设是完全可能的。第二组数字，截止2017年底，全国有16个综合档案馆被国家档案局批准为“全国示范数字档案馆”，分布在10个省市，其中西部地区只有我省的楚雄州档案馆，中部地区的湖北、河南各1个；东部地区的上海、福建、安徽各1个，广东2个，山东、江苏、浙江各3个。我省数字档案馆建设不但在西部地区位于前列，也不落后于东部、中部的大多数省市。我省档案数字化的一些经验和做法成为全国的标杆，我省率先倡导的数字化质量标准也逐渐成为行业内共识，我省的档案数字化工作经验多次在全国有关会议上进行经验交流。以上事实告诉我们，虽然云南GDP在全国仅排名第23位，但由于我们紧紧扭住档案数字化战略，克服困难坚决推进，边学边干，边模仿边创新，因而取得不逊于先进发达地区的成绩。从我省情况来看，今年扶贫和新馆建设任务都很十分艰巨的怒江州档案馆，实现了纸质档案与电子档案同步进馆，启动了馆藏档案数字化工作，已完成70余万页档案数字化。

无论是与省外的横向比较，亦或是省内的纵向比较，都说明一个问题，加快推进数字档案馆建设，关键是各级档案部门，尤其是主要负责人要敢于担当责任，敢于克服困难，敢于超越自我。希望各级档案馆负责人要紧紧盯住数字档案馆建设这个战略方向，围绕我省档案事业发展“十三五”规划确定的数字化及数字档案馆建设有关指标，全力以赴，切实加以落实。

（二）坚持多措并举，力求数字档案馆建设取得实效

一要积极争取支持。数字档案馆不是档案部门的数字档案馆，而是各地的数字档案馆，各级档案部门要主动向本地党委、政府汇报，加强与财政、发改等部门沟通协调，按照国家和省有关要求，将数字档案馆建设规划纳入本地有关发展规划或电子政务建设规划之中，融入各地信息化建设体系，努力争取在政策、规划、财政预算和项目安排等方面的支持，将建设方案转化为有投入保障的项目，为数字档案馆建设提供较为稳定的基本投入保障，确保数字档案馆建设得到科学实施，服务各地的政务建设和经济社会发展。

二要与中心工作结合。当前“全面从严治党”“三大攻坚战”“党政机构改革”“农村土地确权”等全面深入推进，影响深远，这些工作都迫切要求档案工作提供支撑，这些领域的档案也是必须管好的重要档案资源，但仅仅精准扶贫档案管理庞大繁杂的工作量就让档案部门疲于应对，传统档案管理手段已经难以满足需要。服务好这些工作与数字档案馆建设相辅相成，数字档案馆建设应将这些领域的档案管理作为优先实施的工作内容，以数字化管理方式和技术为依托，档案收集整理与数字化工作双推进，同步达到档案进馆安全保管与服务现实两个目标。在这些领域开展工作，应做到数字档案馆建设与服务各项中心工作的协调统一，应采用项目管理方法予以组织实施，做到目标任务明确，整合资源，保障经费及人力投入，提高效率，避免重复浪费，即高效率服务中心工作，又有效推进数字档案馆建设。

三要融入电子政务。当前，各地正在加快互联网+政务服务，以“统一行政审批”“统一办事窗口”“协同办公”“全程无纸化办证”等形式，努力实现群众办事公开透明、方便快捷，这为档案部门整合和统一管理民生档案资源提供了新契机。各级档案部门应对接电子政务平台、政务服务中心等，构建不同于传统档案室的新型档案管理机制，如网上虚拟档案室、政务中心档案服务站、联合档案室、综合档案馆分馆等，依托部署在政务网上数字档案馆系统，采取电子文件随时归档、纸质文件材料即时归档及数字化的方式，实现归档、进馆和提供利用等无缝衔接和一体化实施，在为电子政务建设服务的同时，管好电子档案，积累数字档案资源，推进数字档案馆建设，有效提升综合档案馆公共服务能力。

四要建立档案整理及数字化中心。随着各地新馆陆续建成投入使用，多年散存各单位的档案急需移交进馆，同时随着机构改革的推进，大量档案也将移交进馆，我省正处于档案移交进馆的高峰期。各地应把握住这个时机，统筹兼顾，精心谋划，在综合档案馆建立档案整理及数字化中心，规范配备必要档案装具、计算机、扫描仪、数字档案管理软件、档案数字化加工软件等，集档案整理、数字化、移交接收和业务指导等功能于一体，采取服务外包、提供机关档案工作人员使用等方式，为机关档案移交进馆和数字化提供支撑，在保障档案移交进馆的同时，加快推进档案数字化。

（三）加强队伍建设，夯实档案信息化人才支撑

一是引进人才。要主动向党委政府和相关人事部门强调档案信息化工作的重要性，利用增加编制、调整人员的时机，引进、招聘档案信息化专门人才，重点是大专以上学历的计算机专业人才，逐渐改变过去将档案部门作为安置领导亲属场所的现象，为信息化人才队伍建设奠定基础。

二是加强培训。应加强档案部门业务人员数字档案馆建设一般知识培训，尤其注重对其进行信息化条件下开展档案工作的思维培养，并强化有关操作技能训练，并能熟练应用于岗位工作，尽快从传统手工管理模式下的档案工作人员，转变为适应新时代要求的档案工作人才。每个档案馆应着力培养至少1名数字档案馆建设的骨干业务人员，使其能够全面掌握数字档案馆建设内容和要求，熟悉档案业务规范和标准，能熟练操作和管理数字档案馆软硬件系统，具备较强的规划和方案编制、项目申报及项目实施管理能力。

三是借智发展。要加强档案系统内外的人才交流与合作，通过“借智、借力、借台”，采取购买服务的方式，建立起形式灵活的档案信息化建设机制，让信息化前沿技术与档案工作实践经验得到充分交流，促进信息技术在档案领域的深度融合与应用，并在建设过程中培养本馆的专业技术人员。

同志们，新时代要有新气象，更要有新作为。让我们更加紧密地团结在以习近平同志为核心的党中央周围，以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，真抓实干，积极作为，加快推进数字档案馆建设，推动全省档案工作战略转型，为决胜全面建成小康社会、全面建设社会主义现代化国家作出新的更大贡献。