高校会计档案管理信息化的现状、问题与对策

2018-01-24林岩

山西档案 2018年2期

文 / 林岩

信息技术的发展为高校会计档案管理信息化提供了必备的技术基础。许多高校已经建立会计信息系统，并将其运用到会计核算和会计档案管理中，逐渐取代传统的会计工作模式。高校会计档案反映着高校在日常运行中的经济事务资料，是实现高效财务审计的关键，能够为高校的发展提供有效的决策依据。推进高校会计档案管理信息化是实现高校管理现代化的重要手段之一。

一、高校会计档案管理信息化的现状

我国会计信息化建设始于1980年代，经历了会计电算化、会计档案电子化、会计档案管理电子化三个阶段。2010年底国家档案局会同财政部就会计档案电子化开展了座谈和调研，2012年开始在部分公司试点。2016年1月1日国家财政部、档案局颁布的《会计档案管理办法》，提出要实现会计凭证流程的电子化。这标着着我国会计档案管理进入无纸化管理模式。

高校会计档案管理信息化起步与企业相比较晚，但经过近几年的发展，高校会计档案管理信息化取得了良好的成绩。从硬件方面来看，高校会计档案工作中影像技术、ORC技术、条形码和多媒体等新型技术覆盖率达100%；[1]实现了从客户机/服务器的模式向浏览器/服务器的转变。在网络建设上，所有高校都实行了会计档案管理局域网，形成了垂直化、立体化的会计档案管理系统，并拥有会计办公自动化软件，实现软件管理和操作。在制度上，各高校相继出台了规范会计档案管理信息化相关细则，不断完善信息化管理流程。但是，高校会计档案信息化程度不高，仍然处于系统运转、软件维护、数据归档等初级阶段；会计档案管理信息化发展速度缓慢；没有形成系统性、历史性的档案管理，管理中只重视财务性的经济事务中的文书管理，忽视档案文件、工作协调文件管理。

二、高校会计档案管理信息化中存在的问题

（一）重视程度不够

一是领导层面重视程度不够。他们没有意识到会计档案管理信息化的重要性和潜在价值，在政策、财务预算中扶持力度不够。不少高校出台了会计档案信息化管理制度，但是仅仅局限于会计信息化管理中的程序管理，没有落实到会计档案管理信息化具体流程和监管中，更没有投入充裕的资金保障会计档案管理信息化的配套设施建设。

二是高校会计档案管理人员整体意识淡薄。一方面会计档案管理人员没有做到与时俱进，观念传统落后。部分人员认为，档案管理工作只需保证档案信息化归档、完整，保障高校教学、科研正常运转就行。另一方面，会计档案自身的特殊性，要求会计档案信息化管理人员必须成为具备相应的会计理论、档案管理、法律法规和信息化管理的复合型人才。缺乏系统的培训导致管理人员前瞻性不足。

（二）客观性不强

首先，相关法律法规不完善。目前只能通过2003年《电子文件归档与管理办法》、2016年《会计档案管理办法》来规范高校会计档案管理信息化。上述文件仅规定了会计档案管理信息化的基本要求，无法满足高校会计档案管理信息化的特殊性，更没涉及管理中存在问题及防范措施。缺乏法律法规的指引，高校就很难制定统一的管理规范来加强会计档案管理。其次，会计档案管理信息化目标不明确。“统一领导、分级管理”的模式尚未真正落实，在思想和行动上没有真正意识到会计档案信息化的重要性[2]。缺乏统一领导、分级配合的机制来协调档案数字化、流程化的数字库建设。信息化建设目的性不明确，仅仅处于满足信息化归档、管理上，档案利用效率不高。最后，监督机制不明确。主管部门和高校审计部门缺乏明确的监督体制。由于监督的缺失导致会计档案管理信息化只是流于表面形式。

（三）安全度不高

信息化管理是在网络环境中进行，缺乏行之有效的网络安全保障，涉及的安全隐患很多。目前，高校缺乏专门的人才维护和管理会计档案局域网管理，直接影响着高校会计档案安全。高校会计档案管理信息化主要依靠局域网、电子档案管理系统、客户云端等。网络系统受到攻击将使整个系统瘫痪，在暴露档案信息的同时影响档案管理正常运行[3]。现在，大多数高校财务管理人员还未摆脱传统模式的束缚，过于重视流程管理，忽视安全管理。另外，会计信息化软件更新速度快，人为非法篡改会计档案管理信息更方便，都严重威胁到信息化管理的安全。

三、加强高校会计档案管理信息化的对策

（一）增强领导与财会人员重视程度

一是增强高校领导层对会计档案管理信息化的重视程度。学校领导在推动高校会计档案管理信息化中起着重要作用。高校决策层不仅要加强会计档案管理人员信息化培养，更要提高自身意识。这要求他们树立科学的会计档案管理信息化观念，充分认识档案管理工作在学校管理中的重要性；立足全局，加强财务预算在信息化建设中的倾斜力度，增加用于会计档案管理信息化中的经费投入；建立配套电子会计档案管理场所和硬件设施。例如，合理配置计算机硬件、软件系统，配套扫描仪、刻录机、扫码机等输入设备，及时更新会计档案管理软件和互联网输出设备，方便操作及查阅。

二是提升财会人员的重视程度。这要求强化建设中国特色社会主义档案事业的使命感和责任感。新时代背景下，高校会计档案管理人员需要和网络、计算机、输入设备、输出设备等打交道，这对会计档案管理人员提出了更高要求[4]。一方面高校需要正确引导会计管理人员适应时代发展，勇于承担时代赋予的历史责任，摒弃传统观念，发扬脚踏实地、严谨细致的工匠精神，扎实开展会计档案工作；另一方面需要提升财会人员自我约束意识，明确档案管理的重要性。高校会计档案管理信息化不仅是解决传统档案管理复杂程序的有效手段，而且是实现会计档案流程化、标准化、效率化的重要途径。通过明确靶向、强化责任，可以让财会工作人员积极参与到会计档案信息化建设中来。

（二）完善建设体系保障客观性

首先，建立健全会计档案信息化管理制度。高校要根据现有的法律法规，结合企业现代化会计信息档案管理现状，将会计档案管理信息化工作纳入学校战略规划中，制定管理目标、明确责任，逐步完善会计信息化管理制度。例如，建立和完善《高校会计档案工作人员职责》《高校会计档案信息化管理规范》《高校会计信息化档案移交、销毁制度》等，规范档案数字化建设的流程和使用方式，确保会计档案信息化工作有章可循、有制可依。

其次，将会计档案管理信息化纳入绩效考核，确保会计档案层级管理落地生根。这要求会计档案管理人员、高校相关部门能够积极参与到信息化建设中去。高校会计档案信息化建设归根到底是实现数据库建设，其涉及种类多、数量大、部门多。这要求针对高校会计档案信息化建设的特点，成立创建机构，以学校党委书记或者校长为第一负责人，通过绩效配置来协同各部门积极参与；制定相应的绩效标准和评价标准，对于在信息化构建中有突出贡献的个人和部门实行绩效奖励，反之做出相应惩罚；确保高校各部门、个人工作开展与会计档案信息化建设步调一致，实现数据收集、归档、整理、传输、查阅的科学化、规范化；建立高校会计档案目录库，通过会计档案信息化处理，实现档案有效利用。

最后，不断强化会计档案管理的审计力度。会计档案管理信息化的日益深入需要建立相应的审计制度，明确审计范围和目标。具体管理中，高校应该成立专门的会计档案管理信息化审计部门，严格依照国家相关法律法规和高校内部制度，根据相应评价指标定期进行内部审计，对实际管理情况进行测试，分析审计数据，查找管理漏洞，明确会计档案管理信息化的发展方向。一方面确保会计档案管理信息化各项制度、流程落到实处，另一方面保证高校会计档案管理信息化的正确航向。审计部门要直接向会计档案信息化建设第一责任人负责，直接汇报审计监督结果，确保审计结果阳光化。

（三）培养复合型人才保障安全性

先进技术和设备需要配套专业人员保障技术的有效运行，人员的综合素养和专业技能决定着会计档案管理信息化的速度和质量。目前，我国高校中传统的会计档案管理人员年龄层次偏大、文化层次偏低，缺乏计算机操作理论和网络安全意识，面对信息化建设仅仅局限在保管和查阅上[5]。但会计档案管理信息化需要高层次的复合型人才以确保运行的有效性和安全性。这要求他们既能熟练掌握计算机网络管理技术，明确档案管理的重要性，也能精通会计档案数据统计分析。一是强化会计档案管理人员走出去，加强知识理论储备。实现全员计算机熟练操作，熟悉国家会计档案管理相关法律法规，掌握数字化、网络化等信息化基础。针对年轻有上进心的职员，根据实际需要，有针对性地送出去参加专业理论培训，强化会计档案管理信息化综合素养，把培训理论运用到实际工作中去。二是采取引进来战略。严格把握会计档案管理人员入口关，引进一批与时俱进、适应信息化管理的新型档案管理人才，实现会计档案信息化研究型、管理型人才队伍建设，确保会计档案日常管理工作中严格遵守网络规范、安全流程，杜绝人为修改档案的现象发生。

另外，我们要做好会计档案管理信息化网络安全建设，严格根据《电子文件归档与管理规范》，推广适应高校会计档案信息化建设的软件系统，实行安全巡查专人负责制，实现运行期间定期检查，利用正版杀毒软件定期修复系统漏洞，确保硬件运行安全。在保证信息安全的同时，我们要实现应急预防机制，建立数据后台备案，对备案信息实行网络隔离，保证网络安全事故发生时不影响会计工作正常运行。会计档案管理信息化的安全性要求财会人员不仅有扎实的专业技能，而且具备坚定的政治理念和高度的责任心，以精益求精的踏实作风实现安全工作的常态化。