高校校友档案服务平台的设计与应用研究

林 坚/浙江工商大学

校友档案管理最基础也是最核心的工作当属校友信息、校友数据等的存储与查询。构建校友档案管理系统并在校史馆、校友办等场所投入使用，能在校庆等重要时间节点，提高高校的亲和力，唤起记忆共鸣点，为校友与学校之间建立起一座长期沟通的“感情桥梁”。受传统档案服务观念的影响，高校在档案服务平台开发与应用方面存在不足。为提供多元化、个性化的档案服务，促进档案服务工作的提升与完善，开发符合高校发展要求的档案管理系统辅助日常工作、提高高校档案管理的信息化水平，具有现实意义。

目前，市场上尚无成熟的校友档案管理系统可供使用，即使有，也很难满足各高校的个性化需求；此外，由于校友档案信息多样、数据分类复杂，若外包给公司进行个性化定制，将需要很高的成本，且海量的数据安全得不到保障。通过自主研发既能实现既定目标也能大幅度地降低成本，而且数据安全也有一定保障。为此，笔者所在的浙江工商大学就校友档案服务平台——校友档案综合查询展示系统的构建与应用进行了有益尝试。本文所指的“校友”，既包括浙江工商大学历届毕业生，也包括在职和已经离职的教职工。

1 功能架构

校友档案综合查询展示系统是我校档案馆依托本校信息技术专业师生的力量，自主研发的管理校友档案、为校友提供档案服务的多功能平台。我们希望通过这一系统，为广大校友提供更优质的服务，提升校友档案管理信息化水平，并更好地展示学校的办学理念与办学成就。

1.1 校友数据库系统

前期，我们对我校1943年以来13万余名毕业生的原始档案进行数字化处理，实现“存量数字化”，实现批量导入、资料匹配、统计分析等诸多任务流程，构建起储存有海量校友档案的数据库，为同类业务的延伸和其他部门信息共享提供支撑。

数据库设计结构分为信息输入、校友信息数据库、信息输出、应用四个子系统，其中信息输入子系统包含校友信息采集、系统更新、批量导入校友数据等功能；校友信息数据库子系统包含校友分组、校友标签、校友变更记录、校友数据统计分析、数据备份等功能；信息输出子系统包含校友信息查询、校友抽样等功能；应用子系统包含校友生日提醒、群发短信、群发邮件、标准文档打印、校友数据导出、学籍档案纪念册制作等功能，还可以根据需求添加一些功能。

具体来说，信息输入包括Excel批量添加校友、Excel批量更新校友资料、Excel批量更新校友照片功能。校友信息数据库包括多条件查询校友、校友分组（校友分组能分配管理员独立管理）、使用标签对校友分类、设置特殊校友、校友数据一键备份、生成标准的校友简历文档（word版本）以备保存和打印、校友抽样等功能，此外还有校友统计分析功能，该功能还能随机抽取一定数量的校友用于校友调查和校友统计分析，并通过图表展示统计结果。信息输出包括视频管理（如视频分类增删）、文档增删、照片管理（如相册增删、照片增删）等功能，且视频、文档、照片都支持多文件上传及关键词搜索。应用包括短信群发功能，即通过校友搜索、校友分组、校友抽样或校友标签筛选出符合条件的校友并群发短信；邮件群发功能，即通过校友搜索、校友分组、校友抽样或校友标签筛选出符合条件的校友并群发邮件；校友生日功能，提醒当前日期过生日校友，并可查询任意一位校友的生日，还可给过生日的校友发送祝福短信或祝福邮件；数据接口功能，添加、查询、更新校友接口，且第三方程序可以通过该接口添加校友、查询校友信息、操作校友信息。

1.2 校友触屏查询系统

基于Intranet和Internet与校友数据库系统实现同步对接，该系统主要用于校友查询自己或其他校友信息，能通过姓名、专业、入学年份等关键词进行查询，如已毕业的校友查询当年就读时的个人信息和班级毕业照；此外还支持打印校友信息，以及将毕业照发送到校友邮箱等；与校友数据库管理系统集成后，可以自动同步更新校友数据；提供在线制作学籍档案纪念册功能，已毕业的校友登录后可下载自己的学籍档案，根据自己的喜好及当年学校的照片模板，设计属于自己的学籍档案纪念册。

1.3 校史馆多媒体宣传APP

通过多媒体VR技术打造虚拟校史馆，使之成为记载学校历史、弘扬办学传统、彰显办学理念、展示办学成就的宣传平台，起到以校史育人、以高校文化凝聚校友的作用。具体而言，通过运用现代技术让虚拟校史馆具有更多视觉上的冲击力，并使得校史展出更加生动有趣、不枯燥。

1.4 信息资源库

（1）校友资源库：包括近13万全日制和成教校友的基本情况及学籍档案，以及400位著名校友、杰出校友的重要信息。（2）知名教师资源库：汇聚本校知名教师信息，如浙江省特级专家、国家“万人计划”哲学社会科学领军人才、“新世纪百千万人才工程”国家级人选、国家“千人计划”入选者、教育部“新世纪优秀人才支持计划”入选者、全国文化名家暨宣传文化系统“四个一批”人才、省部级有突出贡献中青年专家、浙江省宣传文化系统“五个一批”人才入选者、浙江省高等学校“钱江学者”特聘教授、浙江省“千人计划”入选者、享受政府特殊津贴人员、浙江省“151人才工程”重点资助培养人员、浙江省“151人才工程”第一、第二层次人选的信息。（3）学生风采资源库：包括学生历年科技创新资料作品及获奖情况。（4）教职工基本信息库：包括姓名、工号、照片、在职部门、离退休情况。（5）历任领导资源库：包括历任主要校领导及现任领导的简介与照片。（6）学校庆典资源库：包括校庆照片及视频。（7）商大荣耀资源库：包括教职工历年科研获奖证书。（8）领导关怀资源库：收集了各级各类领导来访视察的照片、题词，特别是征集了2004年时任浙江省委书记习近平同志视察浙商大的照片。（9）影像记忆资源库：包括历届学生毕业照。（10）商大纪事资源库：包括学校历年大事记。此外还有商大校志资源库，收录有学校建校100周年出版专著的电子版。

2 应用成效

校友档案综合查询展示系统运用互联网技术，充分考虑了信息公开与隐私保护的原则；系统具有强大的功能，包括毕业合影照查询展示、校友个人照片查询展示、校友学籍档案查询展示、校友毕业后个人成就展示（相关信息与校友办对接，定期采集）、校友学籍档案纪念册制作及虚拟校史馆展示，能满足校友多元化利用需求，同时整体设计美观大气、操作简便；系统自主开发，并设置了数据校验功能和分级保密功能，保证了海量档案数据的安全。

系统的构建实现了校友档案管理工作信息化，如在线进行校友数据添加和批量导入、校友资料查询和统计分析、校友信息变更查询等，并通过校友触屏查询系统让已毕业的校友查询当年就读时的个人、班级、教师以及学校等的历史信息，为校友与母校之间建立起一座长期沟通的“感情桥梁”。系统受到了学校的肯定和校友的欢迎，它的价值在于完善了校友档案资源建设、拓展了高校档案馆的文化教育功能并提升了档案馆的新形象，同时开创了高校档案工作远程服务、虚拟服务的新局面。

大数据时代给档案工作带来了巨大挑战，高校档案信息服务工作的发展前景喜人，但仅仅依靠高校档案馆的力量去实现，所投入的物力成本巨大、培养技术人才的周期过长。因此高校档案馆需要新思维、新理念、新技术，参与大协同、大共享才能获得新发展。高校档案馆要拓宽视野、解放思想，借助本校信息技术力量，边摸索边实际应用，这样也不会错过大数据时代的黄金发展时期。开发校友档案综合查询展示系统时，我们发动利用勤工俭学的学生采集海量数据，再由信息技术专业的师生和档案馆工作人员设计架构并进行搭建，既降低了成本，也给师生提供了研究和学习实践的机会，并保证了校友档案信息的绝对安全。此外，该系统受到多家高校认可，如中国计量大学在自行开发校友档案管理系统时，借鉴了我们的创意及部分技术；浙江商业职业技术学院主动参考我们的工作经验并请我们提供技术支持，合作开发学院校友档案管理系统。