电子文件档案管理系统设计与实现

魏燕

[摘要]在我国经济与社会快速发展的今天，信息技术的应用已经与我国民众的工作、生活紧密结合在一起，而由于档案管理工作无论是对国家机构还是企业单位都有着非常重要的意义，这就使得档案管理的信息化一直是我国近年来各档案管理部门的重要研究课题。为此本文就电子文件档案管理系统的设计与实现进行了具体研究，希望这一研究能够在一定程度上为我国政府与企业档案管理工作的更好展开带来帮助。

[关键词]电子文件档案；管理系统；设计实现

前言

随着计算机信息技术的快速发展与网络技术的快速进步，我国各行各业为了追上时代发展的脚步，都开始追求自身产业的全面信息化，在这种理念下政府与企业单位自然就对自身档案管理信息化予以了较高的重视。在我国很多企业与单位之中，积年累月留存的档案往往数量较为庞大，这就为其档案管理工作的展开带来了不小的影响，为此本文就电子文件档案管理系统的设计与实现进行了具体研究，希望这一研究能够结合电子文件档案管理具备的保存方便、查询快捷、不易丢失、高效管理等优点，推动我国档案管理工作的整体进步。

一、电子文件档案管理系统相关技术概要

（一）Web技术

在我国互联网发展中，Web技术向来在其中发挥着极为重要的作用，而分布、浏览、查询网络信息等三方面功能也是Web技术自诞生初便确立的主要服务内容。在我国当下的Web技术中，超文本传送协议和超文本标记性语言是其本身具备的使用标准，而其本身具备的方便快捷，简单易懂、个人参与，信息交互、无界限检索，跨平台操作等特点，也使得其自身能够较好的应用于电子文件档案管理系统中。

（二）B/S结构技术

C/S结构技术是我国很长一段时间计算机信息领域最常用也最典型的计算机结构体系，不过由于其自身存在的适用范围小、兼容性差、不适用于不同的开发工具等特点，B/S结构技术才是我国的当下计算机信息领域中的主流。B/S结构技术通过对C/S结构技术的改进，将以往的客户端变为了浏览器，这就使得电脑负载大大简化、系统维护工作量大大降低，这些特点使得B/S结构技术已经受到了我国广大民众的肯定。

（三）三层架构体系

在本文所进行的电子文件档案管理系统的设计与实现研究中，笔者选择了微软所推荐的由上中下表示层、业务逻辑层与数据访问层的三层架构体系，这种概念上将整个系统分为三层的逻辑概念分法，使得客户端与数据库不直接产生联系，而是能够通过业务逻辑层建立连接，实现与数据库的交互、值得注意的是，这一三层架构体系存在着增加中间环节而导致的系统性能降低等特点，这一特点需要引起我们重视。

（四）ASP技术

ASP技术也是本文进行的电子文件档案管理系统的设计与实现研究中应用的重要技术形式，其也可以被称为动态服务器页面。作为一种简单的编程工具，动态服务器页面广泛地被用于我国各种动态网站的设计中，用以实现站点服务器的交互应用。

（五）SOA技术

所谓SOA技术，指的是面向服务的体系结构，笔者将其视为服务提供者和服务使用者之间使用的一种软件系统结构。在本文所设计的电子文件档案管理系统中，笔者通过SOA技术实现了复杂服务封装、服务的重复利用、相互操作功能等三方面的应用，这使得整个系统的需求互换功能得到了较好满足。

（六）sQLserver数据库技术

SQLserver属于一种结构化查询语言，而这一查询语言所构成的数据库技术则采用客户机/服务器体系结构，这就使得SQLserver数据库技术具备着优化用户界面、扩展编程工具、较强包容性、支持Web技术、提供数据储存功能等多方面的优势。

二、电子文件档案管理系统需求分析和开发流程

（一）电子文件档案管理系统需求分析

结合某市档案管理局的实际档案管理情况，笔者为这一电子文件档案管理系统设计了系统登录模块，个人设置模块，档案管理模块，系统管理模块等四大模块，结合这些模块我们就能够了解到这一系统对系统的登录、个人信息的完善、信息化档案管理、系统管理等方面内的需求，而操作简单、易学美观、系统易维护等操作方面的需求也是这一系统的需求。此外，严格控制权限范围、强加数据保护功能、监控用户操作信息等三点是这一电子文件档案管理系统对于安全提出的需求。

（二）电子文件档案管理系统的开发流程

结合上述电子文件档案管理系统的需求，我们可以确定这一系统的设计与实现需要严格遵循实用性、稳定性、安全性、长远性等四方面原则，而结合这四方面原则笔者就能够将整个系统的开发分为档案收集、档案制作、档案归档等三个部分。具体来说，档案收集主要通过接收档案、整理分档、下发到部门、制成电子档案、提交保管处等流程实现；而档案制作则需要依次通过保管处接收电子档案、分类著录、与纸质文档核对、确认保存等流程实现；档案归档步骤包含的内容较多，检测鉴定、歸档整理、编写归档说明、存人光盘、复制光盘、光盘标识等都属于其开发流程。值得注意的是，如果档案进行了更新等步骤，整个归档工作就需要重新展开。

三、电子文件档案管理系统开发设计

在本文所研究的这一电子文件档案管理系统中，笔者对这一系统寄予了强化相关管理制度、实现随时查阅功能、建立安全的信息系统这三方面的总体目标与设计实现原则，而结合这一内容我们就可以进行具体的电子文件档案管理系统开发设计。

（一）系统主要模块设计

为了能够较好的完成这一电子文件档案管理系统的开发设计，笔者将这一系统主要分为了系统登录模块、个人设置模块、档案管理模块和系统管理模块等四大模块，其中系统登录模块主要负责检验登陆系统用户信息与不同用户权限的给予；个人设置模块主要负责个人信息设定和密码修改；档案管理模块负责档案著录和编辑、档案资料查阅、数据管理；而系统管理模块则负责重置系统原始信息。endprint

（二）权限管理设计

为了保证这一电子文件档案管理系统具备较高的安全性与可靠性，笔者为不同用户准备了系统管理权限、档案库管理权限和普通权限等三种权限，其中系统管理权限是整个系统的最高管理权限，这一权限可以管理整个系统的所有功能；而档案库管理权限则属于中级管理权限，具备借阅审批、档案审核、档案修改、档案删除、档案归档等权限；普通用户会获得普通权限这一整个系统的最低权限，这一权限只能进行档案查询，档案借阅，档案归还等操作。

（三）数据库设计

上文中笔者提到，本文所进行的电子文件档案管理系统设计与实现应用了SQLerver数据库技术，而通过这一技术形式，笔者建立了著录信息表、用户权限表、用户登录信息表等数据表。在这一电子文件档案管理系统的具体设计中，笔者确立了用户数据、部门数据、档案数据、档案库数据等四方面的实体，并将整个系统的数据架构分为了表示层、业务逻辑层、数据访问层三层，这三层分别负责系统和用户的之间交互、用户操作要求处理与数据提取以及对数据的增添、删除、修改、查找。而在这一数据库设计的数据表设计中，查阅信息表、用户权限表、著录信息表是这一数据库必备的数据表，三种数据表依次包含系统管理员、著录、数据备份、数据删除；系统管理员、普通用户、用户名、密码；文件名，并列名，责任者等信息。

四、电子文件档案管理系统实现

（一）系统登录模块的实现

对于整个电子文件档案管理系统来说，系统登录模块是进入系统的第一步，这里笔者参考了经典的登录模块设计思路，使用者需要设定自身的登录名，职位，联系方式，操作权限完成注册，这样才可以输入账号、密码、验证码进入系统。值得注意的是，注册账号环节输入的信息必须保证真实有效才能完成账号的注册。

（二）个人设置模块的实现

个人设置模块仍旧采用我国主流的个人设置模式，由于姓名，职务，性别，年龄等信息会受到系统的验证，所以这一个人设置模块将主要负责管理员权限的授予与登录密码的修改。

（三）檔案管理模块的实现

在档案管理模块的实现中，这一模块需要实现档案的整理、利用与管理，介于篇幅原因，笔者只对档案的利用进行详细论述。档案的利用主要通过用户输入关键字完成档案检索后，自动提交相关档案信息实现，笔者还为其设计了一项或多项关键词查询功能，这就使得其能够更好的应用于档案利用服务中。

（四）系统管理模块的实现

系统模块由权限管理、基础数据、系统工具、系统样式等四个模块组成，笔者为权限管理选择了分组模式进行权限分配的模式，这样就能够较好地实现权限分配，避免泄密等问题出现。

结论

在本文就电子文件档案管理系统的设计与实现研究中，笔者以某市档案管理局为例，为其设计了具体的电子文件档案管理系统，在这样系统实现后的具体测试中，该系统的页面测试、内容测试、数据库测试都取得了较好的成果，由此可以看出笔者设计的电子文件档案管理系统所具备的实际应用价值。endprint