企业档案管理的问题、对策与归档整理新方法

文/齐 琳

企业档案的规范化管理应从做好公文制发着手，推行按件整理，健全管理制度，开展信息化建设。文书档案要严格按照新《规则》进行归档整理，工程技术档案要拟定合理的分类计划，明确分工与要求，确保工程技术档案齐全、完整与准确

企业档案是企业生产经营管理和科技创新研发的历史记载，主要包括文书档案、人事档案、会计档案、工程技术档案等。在这些档案中，工程技术档案与文书档案所占比重较大，但是二者之间又存在很多不同之处。本文基于笔者多年从事企业档案管理的实践，对现阶段企业档案管理存在的问题与如何规范管理，以及文书档案和工程档案管理新方法进行探讨，供业界参考。

一、企业档案管理存在的问题

1.对档案管理工作的重视偏低

档案管理工作与企事业单位其它类型的工作相比，是一项默默无闻的工作，相当一部分管理人员包括高层领导干部对档案工作的重要性认识不足，对档案管理认知还停留在抄抄写写、装装订订、应付查阅等简单的事务性工作。但实际上，人事档案反映的是企业职工的工作经历、业务能力等方面的原始记录；会计档案反映企业的财务运行状况；文书档案反映企业的历史发展等。另一方面，档案为监督部门的监督检查工作提供原始依据，这就使得档案管理工作具有重要作用。目前绝大数企业已经建立了档案管理系统，但分类不详、管理不规范等现象仍存在，严重影响档案管理水平。

2.档案管理工作人员素质有待提高

随着信息化建设的发展，档案管理工作人员的自身素质在很大程度上影响着一个企业的档案管理工作以及信息化建设，这就要重视档案管理信息化人才培养。从档案管理工作者的专业素养和综合素养的现状来看，档案管理人员的现代化专业能力较弱，大部分管理人员没有经过专业知识培训，这种情况下，即使引进先进的管理设备，也很难得到充分的利用与发挥。

3.档案管理工作基础薄弱

各个历史时期对档案管理的要求不同，规格不统一，造成了档案基础较差的局面。很多单位的拟稿纸仍为16开的办公用纸，而印制成的文件却大都使用A4纸，这就降低了装订成册后的视觉效果，也不便于文件编号及查阅，严重制约了档案管理的规范化。

4.档案管理工作的硬件设施配备不足

企业越发展，档案数量越多，管理的难度也就越大，但有的企业却对档案管理的投入不多，缺乏硬件设施。有的档案室狭小潮湿，“六防”设备不配套，甚至缺少必备的专用工具，个别单位没有专用档案室，这与档案管理的规范化是格格不入的。在这方面，大企业比小企业好，老企业比新企业好，国有企业比民营企业好。

二、企业档案的规范管理

1.做好公文制发，是档案规范管理的首要条件

档案是由承办完毕的文件直接转化来的，公文制发得怎样，不仅决定公文本身的质量，而且影响日后档案的质量。因此，规范档案管理要首先从公文制发做起：用纸的质量要好，幅面尺寸符合规定；横排横写，左侧装订；签发手续齐全，审批权限正确；字迹牢固清晰，未使用易褪色的墨水；文种合理，格式规范；落款明确，日期无误，等等。在这一系列过程中，档案管理工作者虽不直接参与公文制作，但负有监督、查验、建议的权利，及时发现公文制作中的质量问题，为文书档案管理规范化奠定坚实的基础。

2.实行按件归档，是档案规范管理的必由之路

传统的档案管理方式是按卷整理，即将年度内同类型文档全部装订成册，按文件编目录，按顺序编号，装订为一卷。这种做法，日后借阅、复印某一文件时，难以拆单取出，查阅不便且容易造成文件纸张损伤。按件归档势在必行，归档时每件编号，同年同类同事由文件序号连续，录入电子目录，查、借阅时，检索文件号、文件题名关键字或者发文日期，即可直接找到，方便快捷，亦不会造成文件损伤。

3.建立健全制度，是档案规范管理的根本保证

档案管理工作者要认真学习《中华人民共和国档案法》，领会其精神实质，制定本单位的档案管理制度，如收集制度、整理制度、鉴定归档制度、保管保密制度、借阅查阅制度等。有条件的单位还应该建立档案阅览室，并把人事档案和其他档案的阅览室分设，以达到保密要求。

4.开展信息化建设，是档案规范管理的必然趋势

早在2002年，国家档案局就发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求电子文件形成单位和接收单位做好电子档案的管理工作。作为档案管理工作者，必须与时俱进，认真学习计算机和信息化管理知识，掌握档案管理软件系统，健全文书档案和其他档案数据库，加强档案的开发和利用，从而更好地服务于领导决策，服务于企业发展。

三、企业文书档案与工程档案归档整理新方法

工程档案与文书档案都属于档案的范畴，二者的共同点是基本属性相同。在一个企业发展进程中，工程档案与文书档案都是对企业经营管理活动的真实反映，具有很大的保存利用价值。不过，二者的区别在于其产生的活动领域各不相同，再加上形成载体有所不同，因此，文书档案与工程档案的归档整理方法也不尽一样。

（一）文书档案归档整理方法

1.收集档案资料

上呈下传形成的企业文件资料往往会在各部门之间传阅，在传阅过程中，如果没有对文件资料进行有效监管保存，往往会导致文件遗失或出现不合理的流动，对企业的文书档案收集整理产生不良影响。因此前提条件就是确保档案的完整性，保证有完好的档案才可以进行有序的分类保存，为今后的运用和查阅提供保证。特别是企业会议记录以及人事变化和相关统计报表等，更是企业需要重点归档整理的档案材料。对于一些领导和业务部门仍在使用的文件，可以使用复印件而将原件妥善保存。通过使用复印件，能够有效防止文件丢失或者发生损坏现象。

2.文件分类、排列

企业在不断发展进程中，形成的文件资料越来越多，而且呈多样化发展。很多企业在对文件资料的整理上坚持“谁形成、谁整理”的原则，文件资料在哪个部门形成则需要由哪个部门进行整理，而且对每个部门的归档责任也有明确规定。在新《规则》中，则要求通过三级分类的方法进行分类。而在归档文件排列过程中，则应该根据新《规则》中“按时间结合事由排列”的要求，在对文档进行整理时不再以文档重要性原则作为衡量的标准。

3.档号编制

档案编号是以字符形式来标识档案，是档案的代码，其作用是对档案材料的排列顺序进行规范，能够标明该档案在全宗中的位置。在原《规则》当中没有对档案编号进行明确规定，所以各企业往往会结合自身的状况来制定档案编号规则，而这种情况容易导致档案编制的混乱。新《规则》对档案编制原则以及档号结构进行了统一的规定，做好档案编号编制工作，不仅为企业文件资料的查询提供方便，而且有利于企业档案进行统一格式管理。

4.文件装订

归档文件整理,是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化。《陕西省归档文件整理实施细则》明确了归档文件的具体整理方法：一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件（定稿过厚的，也可单独为一件）；正文与附件为一件（附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件）；文件附件处理单、拟办单或领导批示的签批条，应与文件同为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图表等可按其本来的装订方式，一册（本）为一件；来文与复文可作为一件。在文件归档过程中，应严格按照该细则进行归档整理。

（二）工程档案归档整理方法

1.工程档案收集

在对工程档案进行归档整理时，需要首先做好工程档案的收集工作。工程档案收集通常是在工程项目研发完成以后，对分散在各个单位的原始资料进行全面收集，然后进行归纳整理。在实际工作过程中，这些工程档案往往比较分散，各个单位的不同工作人员手中都有可能存有相应的工程资料，人员变动导致找寻困难，科技资料的完整收集就比较繁琐，需要耗费时间精力和耐心进行仔细收集。

2.工程档案分类整理

工程档案的归档整理，就是把搜集好的原始资料，根据其内容以及类别进行分类。首先需要拟定合理的分类计划，然后按规定进行整理，在拟定分类计划时，要严格依照上级规定以及企业的实际情况，确保分类计划的合理性和可操作性。工程档案归档整理包括四项内容：一是工程文件资料的归档工作要由形成工程文件材料的业务部门或业务人员承担；二是应明确相关业务部门或有关业务人员做好工程文件资料的日常管理，工程项目结束或告一段落后，将需要归档的工程文件资料收集齐全并校对准确，经主管领导审批后向档案室移交；三是归档的工程文件资料要做到线条、字迹清楚，图像清晰，载体质地优良，签署完备，不能用铅笔、圆珠笔或复写纸书写；四是归档的工程文件资料，必须进行规范整理，并编制归档目录一式两份。