建设项目文档控制研究

文/王小亚

大型煤化工建设项目是集石油化工、电力、铁路等行业的综合性大型建设项目，涉及行业、专业及人员多而复杂。只有从项目立项、审批、招投标、勘察、设计、采购、施工、监理及竣工验收的全方位、全过程进行文件控制及档案管理，才能确保项目档案通过行政管理部门的验收，保证工程建设项目顺利移交生产

建设工程项目文档控制是项目从申报到实施，通过文档控制人员建立并实施有序、可控及可追溯的稳定控制体系，采用科学的方法和手段，对项目产生的各类文件进行全生命周期规范、准确、高效地动态控制和科学管理。文控工作分为前期策划、过程控制和交付归档三个阶段，不同阶段的工作重点和要求也不同。

一、建设项目文档控制基本要求

根据国家有关规定和建设项目档案管理的特点，项目文件控制和档案管理的原则是，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。

1.对项目文件控制和档案实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准，建立健全统一的建设项目文件控制和档案工作制度及业务规范。所有参加项目建设的设计、施工、监理单位，都必须按照建设单位的统一要求，并接受建设单位的业务监督、指导和考核。

2.建立各级项目文件控制和档案管理网络；要明确职责分工，在建立网络的基础上，要保持网络人员的相对稳定。

3.项目档案实行“过程同步归档”的原则，从工程前期到竣工验收移交，实现文件在各阶段过程中归档。

4.项目档案工作要在建设单位的统一管理和组织协调下，按“谁发生、谁经办、谁负责”的原则进行归档。工程前期文件、工程管理文件由建设单位相关部门统一汇总整理；施工文件由施工单位编制整理，建设项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的材料，交总包单位汇总、整理、编制；凡有分包的，由各分包单位负责收集、积累、系统整理全部文件交工文件；监理文件由监理单位负责编制整理。

二、建设项目文档控制的主要措施

1.对建设项目文件和档案工作实施全过程控制

项目建设单位应建立建设项目档案工作的“四同时”制度，即在项目立项时，就开始进行文件材料的收集、积累和整理工作；签订勘测、设计、施工、监理等协议（合同）时，要对工程项目文件归档的质量、份数和移交工作提出明确要求；在检查工程进度与施工质量时，要同时检查工程归档文件的收集、整理情况；进行单位、分部、分项工程质量等级评定和单项工程验收时，要同时验收应归档文件材料的完整和准确，以及案卷整理质量。

建设单位在签订勘测、设计、施工、监理等协议（合同）时，要在合同中对工程项目归档文件的质量、份数和移交提出明确要求，这就要求各承包商的文控和档案人员要了解各项目所签合同中，对竣工文件的要求，按照要求来进行建设项目档案的相关工作。要求各承包商的档案管理人员列为关键人员，不得随意更换档案人员。

2.实施建设项目文件归档的经济制约措施

实施建设项目文件归档的经济制约措施，各项目采用工程进度款或工程尾款的一定比例作为项目文件归档的控制措施，以确保交工技术文件归档的完整、准确、系统。

3.施工、监理单位对建设项目档案工作的控制措施

各施工、监理单位都要针对所建设的项目，明确分管文件控制和档案工作的领导，明确专、兼职文件控制和档案人员，并实施“四纳入”制度，即将施工、监理文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入施工、监理的计划管理工作，纳入施工管理及考核范围，纳入有关领导和工程技术人员的岗位职责，纳入经济责任制。做到谁经办，谁积累、整理、归档，分工责任明确。

三、项目文件控制组织机构

项目文件控制组织机构是具备文控和档案的专门机构（文控部或文档中心），这是文档一体化控制管理的前提，也是档案最终归档的有力保障。文控部门负责对文控档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导。在行政上实行公司统一领导、统一管理，业务上统一培训和指导，在程序上统一制定、实行专业标准和规范。

目前，项目管理流行矩阵式管理模式，即在文控业务隶属项目部的管理机构下，业务上接受公司文控档案部门的指导和监督。

项目文控部门职责是进行项目前期的文控策划，参与项目合同的文控部分的谈判，参与文控系统开发定制，建立数据库文件分类平台，编制文控程序及项目相关方面的培训计划。

1.项目部各装置（或单元及单体）文控管理人员的动态配置

项目前期，文控负责的文件管理主要涉及可行性研究及政府相关前期报批文件，流程简单、文件数量相对较小，大多数文控兼职秘书可以完成，文控需要一名就可满足需要，在项目基础设计阶段，设计技术研究、开发量大，文件版次变化多。到详细设计阶段，各专业设计文件大量往来，设计、采购专业的请购询价、设计与施工图纸传递信息巨大，管理难度逐步加大，文控人员应增加到3名以上，进行设计、施工、采购分专业管理。

施工安装阶段到项目工程中交阶段，施工、采购、设计变更交叉进行，厂商文件大量开始接收，开车准备工作以及消防、安全、环保等专项审批报验陆续开始。这个阶段，各装置项目组文控人员担负文件接收、传递、整理等大量工作。从文件查找、催缴、整理、分类、排列、组卷、装订、编目任务更加繁重，大量文件需要整理移交和归档，电子文件录入工作量达到最大，应专门配备5名以上文控人员，并配备档案方面的专业人员进行指导监督。

2.文控工程师与专业工程师及秘书的管理职责区分

秘书负责日常文秘管理事务；专业工程师负责本部门设计、施工采购文件编制、修改，履行签署手续，完成后统一交由文控工程师正式编号发布、保存；文控工程师负责外部文件的接收、转发、审批、保存及统一管理。因此，必须强调文件的编号、发放、接收、保存、管理、借阅、归档，应由文控工程师为主的统一归口管理，三者职责不能混乱。

四、项目运行阶段文档的控制管理措施

工程项目文档控制的主要内容分为：项目前期文件、项目管理性文件、设计文件、商务采购文件、厂商文件、施工文件、监理检测文件、开车试生产文件、专项验收审批文件（消防、安全、职业卫生、环保、档案专项验收）等。

在项目文件接收、整理分发、存储管理的过程中，须特别动态控制的文件的有效性、文件的完整性、文件内容准确性。对文件的版次状态、电子版的更新状态、文件的特征描述、文件的分类状态、收发时间、分发状态、审批流程进行控制管理，也是文档控制的关键点。

1.前期政府审批文件：统一由项目部文控部门收集整理归档。管理的要点是按照时间、问题分类，按照文书档案的整理方式进行积累，应及时扫描录入到电子文档平台，便于管理利用。

2.设计文件主要包括：基础（初步）设计、详细设计、竣工图设计等。设计文件的提交管理、审核的任务非常大，要求在文件出版提交之前，设计部门提出设计文件的成册表、编号规则、专业分类规定、版次规定、设计变更出版规定、电子文件交付规则等等。由文控部门统一接收，设计经理签署审核签字，方可接收。保证设计文件交付的完整，审核依据条件的准确。

3.厂商文件的控制管理：随着EPC/E+P+C/EPCM等多种承包形式的多样化，给厂商文件的管理造成了很大困难。但管理的要点是采购商务合同签订之前，采购合同中必须约定采购厂商文件的成册表，严格约束文件的目录、内容、形式、电子版、图纸等，杜绝采购文件的千差万别。

4.施工文件和监理检测文件虽然庞大，但控制的要点在过程检查和签署认证，提前按照行业规定的交付内容进行成册表约束。控制的关键是对文件的原件、过程检查记录、报验审批等内容。

五、文件控制和档案验收其他相关问题的解释

1.根据以往项目的经验，影像文件的管理比较滞后，应由项目部专人负责收集整理归档。

2.项目工程进度付款需文控中心确认签字，从而控制交工文件的归档进度。

3.施工图加强项目组各专业审查设计人员的力量，降低不合格图纸移交。

4.设备厂商随机资料应在设备到货前和到货时，将所有随机资料验收交付文控中心，文控中心不签字不能验收。

5.在施工中加强日常实体工程检查的同时，要对文件加强验收签署，杜绝后期造假补缺。

6.实现文档与工程同步验收的关键是：工程资料实现分期分阶段验收。对于前期文件、设计文件等，在本阶段结束后，纸质归档；对于商务、采购、施工等项目管理性文件，在项目结束后，纸质归档；对于施工文件、设备厂商资料及监理检测等资料，在项目中交后3个月内，纸质、电子同时归档。

7.原件归档原则和电子文件格式规定：原则上，归档文件只要求1份原件，签字和签章应齐全；如果原件丢失，需出具证明。对于往来传真件或OA、PIP等管理系统形成的电子原件也可归档。由于有归档纸质文件印证效力的保证，电子文件的归档格式不予限制。