提升档案管理质量推动档案工作创新发展

文/张 静

新时期企业档案管理要围绕大局做好创新工作：一是完善三项机制，提升档案管理质量；二是结合三种方法，丰富档案编研资源；三是搭建三个平台，创新档案服务形式；四是强化三种意识，提升档案队伍素质

党的十九大以来，以习近平同志为总书记的党中央提出了新时代中国特色社会主义思想，做出了新时期各项工作必须全面深化改革的战略部署。档案工作作为现代企业管理的重要组成部分，如何肩负起时代的责任，如何适应新形势的要求，如何创新发展档案工作，更好地为企业发展服务、为职工群众服务，是目前摆在档案工作者面前的重要课题。本文现结合自身工作实际，就企业档案管理工作如何提升质量，围绕大局做好创新工作谈谈认识，不妥之处，仅供参考。

一、完善三项机制，提升档案管理质量

企业档案涉及上级与下级、段内与段外、群体与个人等方方面面，维护着企业改革发展进程中每个阶段的原始凭证和基础资料。档案管理工作的质量，直接关系到企业的合法权益。因此，档案管理必须紧密围绕铁路工作“强基达标、提质增效”的目标，坚持规范各项工作标准，完善管理制度和工作流程，带动和促进档案工作的全面推进。一是完善组织考评机制。坚持把档案管理工作纳入段年度重点工作整体规划，共同设计、共同实施、共同验收、共同考评。主动适应新常态、新形势的工作要求，细化部门、岗位职责，明确具体分工，责任到人。加强各级组织对档案工作的支持和协调，形成一级抓一级，层层抓落实，事事有人管，人人负责任的工作格局，为促进档案工作的规范化管理提供有力的组织保障。二是完善档案管理机制。严格执行档案集中统一管理制度，严禁任何未经授权的部门和个人私自保管各类档案。逐步规范档案收集、整理、保管、借阅使用、鉴定销毁等各个工作环节的操作流程，做到档案收集资料充分、手续齐全、整理规范、内容完整、期限划分精准，档案交接有手续、借阅有审批、归还有记录、鉴定销毁有依据，确保档案管理全过程有法可依、有章可循、有据可查。对涉密信息、财务数据、人事管理等实行“三专”制度，即专卷入档、专卷保存和专人管理，确保档案信息安全。三是完善设备管理机制。严格执行标准化档案室设备管理规定,对配置的防盗门、防盗窗、报警器、灭火器、温度计、湿度计等设施设备定期进行检查和保养，确保设施正常使用。定期为档案柜更换防虫防霉药品,定期检查有无虫蛀、霉烂情况,延长档案寿命，全面达到防盗、防火、防潮、防虫、防尘、防霉等档案保管的环境要求。加强档案专用计算机防火墙和网关的设置及维护，对涉密移动存储设备进行严格登记，定期进行软件杀毒和电子档案数据备份，确保档案信息的保密和安全。

二、结合三种方法，丰富档案编研资源

企业档案是企业重要的信息资源，随着新时代档案服务功能的增强，档案编研资源只有得到大范围的充实，才能满足不同群体对档案信息的深层需求。新形势下铁路档案信息的编研工作必须充分发挥“交通强国，铁路先行”的引领作用，不断改进编研工作方法，完善档案内容，为企业改革发展提供多层次全方位的档案信息。一是通知收集与主动收集相结合。为了使档案更加完整、准确，在档案收集方面,多数档案资料主要采用通知方法进行收集，如：在收集文书档案时,提前在段局域网下发通知，规定上交文件资料的时间,要求限期办理。实际工作中，个别部门由于对档案工作不重视，忙于具体业务，不能按时上交或上交资料不完整，严重影响档案收集工作的整体推进。针对此类情况，必须采用主动上门收集的形式，对随时产生的资料、奖杯、奖牌及时汇总，对遗漏的资料督促及时补救，帮助整理及时收集，确保所收集的文件资料既完整、准确，又具有可靠的真实性。二是分散收集与集中收集相结合。根据集团公司和段年度重点工作部署，提前制定档案收集计划，明确各部门年度应归档的各类报表、各类文件,按照统一上报、分类整理、分批装盒、审验上架的程序，做好档案的集中收集工作。同时，针对段召开党代会、工代会、职代会等时间无法提前确定的事件，采用分散收集的办法及时收集相关文件材料和视频照片，随时产生、随时收集，确保无遗漏。运用分散收集与集中收集相结合的方法,可以使档案的收集资料更加充实、更加丰富、更加完整，具有很强的系统性和完整性。三是常规收集与特殊收集相结合。正常情况下,常规档案的收集、整理、保存等工作受规章制度、岗位盯控、部门监督的控制,档案内容收集相对及时和全面。而一些特殊档案内容,如：全国、总公司、省、市等组织机构下发的表彰决定，由于文件隶属关系不同，表彰决定一般直接颁发授奖个人留存，收集存在难度，而这些特殊档案又是人事部门和职工经常查阅的资料。因此，档案工作者必须在日常工作中时刻关注段阶段工作动态，通过各种形式和渠道，及时收集、整理各类档案资料，确保档案内容完整、真实有效。

三、搭建三个平台，创新档案服务形式

档案工作的最终目的就是服务。企业档案作为重要的参考凭证，能够为职工从事各种社会活动提供信息和证明，能够为企业在各阶段的改革决策、文化研究等工作领域提供参考借鉴。随着全球大数据时代的来临，为档案工作带来了前所未有的机遇和挑战，这就需要档案人员主动肩负起“为党管档、为民服务”的历史使命，不断对档案工作的方式进行改进，通过搭建多元化的服务平台，为企业和职工提供便捷高效的服务。一是搭建知识普及平台。在形式上，充分利用宣传栏、列车园地、职工微信群等各种载体，通过图文并茂的形式普及档案知识及其重要意义，积极营造认识档案、关注档案、走进档案的学习氛围。在方法上，通过组织开展国际档案日主题征文、段史段情回顾、参观K165次英雄列车职工教育基地等主题教育活动，引导广大干部职工认识档案价值、增强档案意识。在内容上，定期组织学习《档案法》、《档案管理条例》，开展知识答题竞赛、座谈研讨，引导各方参与并关注档案工作，形成共建档案、共享档案的工作格局。二是搭建日常宣传平台。借鉴“厉害了，我的国”主题教育系列片展示档案工作的新模式，充分利用段打造企业文化名片的契机，以段举办的职工文化活动节、西客职工星光大道和西客出彩人舞台等活动为平台，大力宣传改革开放以来，铁路客运事业改革发展的历程，讲述档案背后有关铁路发展的典型故事，使广大职工深刻认识新时代铁路档案在“存凭、留史、资政、育人”上的突出作用，增强职工的自豪感和归属感。三是搭建网络查阅平台。积极探索大数据时代档案工作的新趋势和新形式，有效利用职工群众广泛关注、使用率高的局域网、手机APP、微信等新媒体平台，把全段大事、要事按照发生日期，及时跟踪，整理发表,让职工方便了解段情,知晓段事。如：利用互联网+的思维，在西客公众号上，建立年度大事记、组织沿革、实物档案信息浏览等相应模块，主动发声、及时发声，积极与职工进行网上互动，提供方便、快捷的档案查阅服务，有效地发挥档案资源的价值和作用。

四、强化三种意识，提升档案队伍素质

企业档案作用的发挥与档案工作者的综合素质密不可分。随着铁路事业的不断推进，铁路各级组织和广大职工对档案管理工作有了更高的期盼和要求。因此，档案工作者必须以“不忘初心、牢记使命”主题教育活动为动力，全面提高自身的政治素质、理论素养和业务能力，在工作中突出重点、体现特色、发挥作用，才能适应新形势、新任务、新挑战的需要。一是强化政治意识。档案工作是维护党和国家历史面貌的重要事业，要求档案人员必须把学习习近平新时代中国特色社会主义思想作为工作重点，通过经常性的学习，提高自己的政治敏锐性和政治理论素养，始终与党中央保持高度一致。通过学习不断提升自己业务水平，把自己的行为举止、规范融入到实际工作中，做到正确履职，坚持原则，据实立档，据实用档，把维护档案文献原貌、保护档案文献的安全放在工作首位。二是强化进取意识。面对科技高速发展的时代，档案工作要做到科学化、标准化、规范化管理，要求档案工作人员必须强化机遇意识、参与意识和创新意识，日常以集中培训与自学相结合，学习借鉴与工作相结合，不断完善和充实合理的专业知识结构，更新和丰富档案边缘学科知识，做到自我发展，自我完善，与时俱进，从而更好地为企业改革发展服务，体现档案工作在企业管理中的应有地位和价值。三是强化保密意识。保守机密是档案工作必须遵循的重要原则，是档案工作者义不容辞的责任。档案人员必须以法治思维和法治方式去处理问题和推进工作，严格遵守保密纪律,落实专人专管制度,做到“两不、两紧、两严”:即不该说的不说、不该问的不问,手紧、门窗紧,执行制度严、库房管理严,确保在任何场所和对任何人不谈论档案内容、不随意携带档案,防止发生泄密事件。