榆林市杨伙盘煤矿档案管理的探索与实践

文/李晓艳

榆林市杨伙盘煤矿十分重视档案工作，不断完善档案管理基础设施，健全档案管理机制，提升档案管理水平，打造档案管理数字化模式，深入开发档案信息资源，为领导决策和职能部门工作提供档案信息服务，档案目标管理达到陕西省AAA级标准

档案是企业重要信息资源。企业加强档案管理对于日常生产和战略发展具有重要的基础支撑作用。榆林市杨伙盘煤矿自建矿以来，十分重视档案工作，先后制定了切合实际的档案管理制度，配备具有丰富工作经验的档案管理人员，成立档案鉴定领导小组等组织机构，购置专业档案管理软件并建立了案卷级、文件级目录数据库，确保全矿档案信息资源的完整、安全和有效开发利用。截至目前，该矿综合档案室共保管有建矿以来形成的文书、地质、基建、设备、人事、会计、特殊载体档案共计11190卷（件）。2017年9月，该矿档案目标管理经过评审验收，达到陕西省AAA级标准。

一、完善档案管理基础设施

杨伙盘煤矿是地方国有煤炭生产企业，建于1995年5月，现有职工160人，年生产能力为400万吨。2006年，该矿成立综合档案室。2008年，按照《煤炭工业企业档案分类规则（试行）》《科学技术档案案卷构成的一般要求》及《国家重大建设项目文件材料归档要求与档案整理规范》，对形成的全部档案进行了系统整理。同年，该矿档案室晋升为陕西省AA级综合档案室。

2012年，该矿按照《档案室建设设计规范》《档案室建设标准》的精神，新建了档案室库房、办公室、查阅室，其中库房面积94平方米，办公室、查阅室各32平方米。

2013年至2016年，该矿共投入50余万元配备了密集架、灭火器、温湿度计、防盗门、中央空调、吸尘器、计算机、扫描仪、复印机、照相机、摄像机、网络版档案管理软件等设备，做到档案管理设施齐全，库房容量及柜架装具充足，管理到位，档案存放达到“八防”要求。

2017年，该矿投资20万元配置了网络版档案管理软件，2台电脑，1个服务器，4台扫描仪，进一步完善了档案管理的基础设施。

二、健全档案管理体制机制

2006年档案室成立后，杨伙盘煤矿明确了由主管办公室工作的副矿长分管、办公室主任具体负责、专职档案管理人员从事日常管理的档案工作体制。煤矿主要领导坚持不定期检查督促档案工作，主管领导定期检查档案安全情况。在具体管理实践中，档案工作形成了“四个纳入”管理体系，即档案工作纳入煤矿发展规划，纳入年度工作计划、总结，纳入领导议事日程，纳入相关人员的岗位职责。

在档案管理人员的配备上，该矿坚持档案人员必须具备大专以上学历，且能胜任档案工作。目前专职档案员为中共党员，本科学历，并取得档案馆员任职资格。该矿积极支持档案专职人员进行专业继续教育，先后选派档案专职人员参加了陕西省档案局、榆林市档案局业务培训班6次，并获得结业证书。

近年来，该矿按照《中华人民共和国档案法》的要求，先后制定出台《档案库房管理制度》《档案保密制度》《档案鉴定销毁制度》《四同步、四参加制度》《声像档案管理制度》《杨伙盘煤矿电子文件归档制度》《档案室局域网管理制度》《档案接收制度》《档案查借阅制度》《档案统计制度》《档案利用制度》《档案安全管理制度》《档案管理人员工作职责》《档案工作突发事件应急预案》《档案安全责任制》等规章制度，使档案管理工作做到了有章可循、依章办事。

三、提升档案管理业务水平

杨伙盘煤矿档案专职人员在“四同步、四参加”的基础上，对属于煤矿接收范围的文书档案、科技档案（地质类、基建类、设备类）、会计档案、人事档案、特殊载体档案集中统一管理，并对各部、室、队的档案工作进行监督、检查指导。编制了《杨伙盘煤矿档案分类大纲》《杨伙盘煤矿档案编号方案》《杨伙盘煤矿档案归档与不归档范围》《杨伙盘煤矿档案保管期限表》《杨伙盘煤矿档案立卷说明》，规范了档案的整理、鉴定、移交等环节，使文件的收集、整理、归档工作纳入有关工作程序。目前，室藏档案门类齐全，结构合理，且各门类档案归档率达到100%，完整率、准确率达到98%以上。

按照《机关档案工作业务建设规范》的要求，档案室在归档文件材料、字迹材料、案卷目录、卷内目录、归档文件目录、备考表、归档章、单位印章使用、档号编制及各门类载体档案整理过程中，严格执行国家和行业相关标准，认真组织实施，严把每个环节，深抓每个细节，努力做到分类科学，整理规范，符合要求。同时，该矿按照文件材料的形成规律及时归档，保证了归档文件的齐全、完整、准确，各类档案的案卷质量均达到了标准要求。

对到期档案进行鉴定和开放的同时，该矿坚持对破损档案进行裱糊和扫描，对组织鉴定后需要销毁的档案按规定程序造册登记并销毁。该矿还建立了档案的接收、销毁、利用、库房设备、案卷目录登记等统计表册，并按时完成档案的统计上报工作。

该矿认真组织职工学习宣传《档案法》《陕西省档案管理条例》等档案法规，订阅《陕西档案》，教育引导全体职工掌握档案业务知识，提升档案业务技能。

四、打造档案管理数字化模式

杨伙盘煤矿按照《纸质档案数字化技术规范》的要求，聘请专业团队，对永久保管、利用频繁的纸质档案进行数字化加工，极大地提高了煤矿档案的查准率、查全率和利用效率。在数字化处理过程中，严格遵守从档案实体库提卷后，首先拆卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料，然后进行数据采集。档案采集同时对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理，校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。然后由专人再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，完成档案装订还原，对电子数据进行归档，为档案的利用提供准确可靠的数据信息。目前，录入案卷级目录4307条；文件级目录34393条；全文扫描200505页，其中文书永久20284页，科技档案图纸10177 张（页）。

该矿根据室藏档案的特点编制了案卷目录、全引目录、分类目录、专题目录及库房档案存放索引等配套齐全的检索工具，提高了档案的利用效率。编制了煤矿《大事记》《组织沿革》《全宗介绍》《基础数字汇集》《档案利用效果实例汇编》等编研资料，为煤矿提高档案的利用效率打下了坚实基础。