信息时代工程设计档案管理服务模式的创新实践

2018-01-23袁渊

山东档案 2018年1期

文·袁渊

设计单位的工程设计档案是从事工程设计技术活动的成果。首先，它是为具体工程项目提供设计文件，作为施工的必要条件。其次，它是可提供开发利用的设计技术资源，对内可参考复用，对外可供技术转让和交流。因此，保存工程设计档案是为了满足生产建设需要并向社会提供服务。明确工程设计档案这一特点，我们在档案管理工作中必须克服技术封锁、保护主义，变“死档案”为“活资源”。面向社会、技术市场，及时、准确、方便、有效地提供档案资料，让工程设计档案最大限度地发挥参考作用、经济效益。

中石化石油工程设计有限公司信息中心早在20年前开发了《图档管理系统》，勘察设计文件全文在线人工接收归档，脱机保存一式三份，实现了目录级向全文级检索的历史性转变。2007年，公司综合管理信息系统一体化平台上线运行。一体化平台集项目管理、人力资源、综合办公、经营管理、协同设计、技术质量管理、综合图档管理、设计支持等综合信息管理系统于一体，内容涉及公司所有部门的全部业务领域，充分把握了公司各层面设计、科研及管理人员的实际需要，最大程度地减轻公司职工的工作量，提高了工作效率和工作质量。通过该系统可对公司各个部门的电子文档进行规范管理，对档案管理中心及时掌握本单位项目存档动态，收集档案信息等工作的落实发挥了积极作用，也在构筑数字化档案方面开始了新的尝试。当前，设计科研档案管理工作者如何在纸质与电子档案的变革中，建立与之相适应的服务模式，是摆在我们面前的时代命题。

一、信息时代工程设计档案管理的特点

（一）勘察科研设计档案馆藏模式由传统单一的纸质档案向电子档案转化

过去，纸质图纸和文件一直是信息传递的主要载体和媒介。随着计算机网络的出现和应用产生了电子档案。电子文件是依赖计算机数字设备、传输和处理的文件，电子档案是电子文件归档保存的形式，它必须满足档案的一切要求，这种电子档案真正实现了海量存储。

（二）勘察科研设计档案正在逐步实现信息化

由于电子设备更新换代比较快，档案网络建设也参差不齐，从而制约了档案文件的存储条件。随着信息技术的发展，根据勘察设计科研自身的需要、特点及条件进行局域网和二级网的连接。

（三）勘察设计科研档案服务模式多样化

主要表现在：从档案实体管理向档案信息管理转变，管理范围扩大化，管理方法智能化，由此带来的服务模式的多途径拓展。但仍有部分档案工作者观念陈旧，“重收集轻开发”“重保管轻利用”，满足于“闭架式借阅”“你查我调”等传统做法。

二、信息化道路上所遇困难和取得成就

中石化石油工程设计有限公司在档案信息发展过程中已经走过了风风雨雨的12年，这也是克服困难逐步推进科学发展的12年。

一是在思想上对档案信息化要求不迫切。虽然很多档案工作者认为档案信息化是大势所趋，是档案走向信息化管理的重要步骤，但是行动上却没有迫切感和使命感。

二是在技术上存在难题。信息建设是一项技术含量高的工作，由于档案人员掌握的信息技术不多，技术力量薄弱，会受到方方面面的制约，目前已出现青黄不接的局面。档案人员老化，知识结构偏低等问题开始暴露出来，这也影响了档案信息化建设的进程。

2007年，公司信息管理一体化平台上线运行，实现了设计、审批、归档、发布利用的一体化。运用该系统管理电子文件加快了公司各项管理的数字化进程，推动了档案信息的存储海量化、技术标准化、管理科学化、资源共享化、信息动态化。

综合管理信息系统一体化平台在适应公司信息化建设要求和公司档案工作实际中不断完善和提高。该系统旨在利用计算机和网络技术建立虚拟电子档案库，将企业中的各类数据、图纸、文档以电子数据形式存储，利用应用软件系统对其进行分类、编目，并提供智能的检索手段，供设计人员、管理人员方便地检索、利用已完成的项目图档，以提高设计效率和设计质量。档案管理人员可以利用软件系统提供的归档工具，对档案资料进行分类、编目和批量或单个档案文件入库等操作。实现档案信息由静态向动态，离散孤立向系统化、知识化的转化。

2009年6月，公司的前沿科技文档安全系统正式开通。应用统一的安全策略、用户管理和加密技术对设计院内部（新疆分院、西南分院、北京分院）工程设计文档、标准规范、典型文件、部门机密文件、定额价格、财务报表、体系文件等重要电子文档进行透明加密。

前沿科技文档安全系统的实施，对设计院在工程设计工作中积累的设计图纸、质量标准、计算说明书、各类办公文件以及财务、经营等重要电子文档进行严格保护，更进一步强化全体员工的信息安全意识，完善信息系统管理制度，为信息系统安全运行提供有力支持。

三、实现信息时代创新服务模式的具体措施

（一）以人为本，提高档案工作者的素质

档案工作人员的自身素质高低直接决定了其创新精神状态。首先，档案工作者在思想上要更新服务理念，为勘察设计科研工作保驾护航。其次，要不断提高档案工作者的业务技能。在信息时代，培养和造就一支高素质的创新型档案干部队伍，就是要努力培养适合档案管理数字化和现代化需要的复合型人才，使他们既掌握信息理论和信息知识，又能熟练地应用数字化技术、多媒体技术及档案专业技能，这是档案干部队伍建设的时代之需、当务之急。

（二）创新工作方式，健全工作规范

在信息时代，网络已经成为信息交换最便捷、快速的途径。科研设计人员迫切要求能够在网络共享中寻找到自己需要的数字化档案信息。档案数据库的信息服务工作内容，也应从传统的纸质档案管理转向以网络信息资源为主。因此，首先要加强纸质档案数字化建设的步伐，将馆藏档案进行全面数字化处理，以数字记录方式存储到光盘、磁盘、服务器等各类存储器中。

（三）创新服务手段，满足勘察设计科研的需要

一是及时更新网上信息，提供档案信息动态服务，满足专业人员需求。目前，勘察设计文件实现了全息存储、网络授权检索，蓝图、科技图书、标准规范、文书档案、归档项目实现了网上目录级动态检索。档案人员自发制作维护综合档案室主页，该主页囊括了档案法规、管理制度、工作动态、日常档案资料查询、光盘期刊查询、公司内部出版费用查询等主要功能，成为公司对外联络和服务窗口。

二是采取多种形式，主动为用户提供优质服务。近年来，随着创建国内一流工程公司目标要求的提高，档案管理中心不断转变传统观念，在做好日常管理工作的同时，变被动服务为主动服务。利用现代化管理手段，采取网络传输、电话调卷、腾讯通、邮件发送等多种形式，为用户提供专题服务、预测服务和跟踪服务，收到良好的效果。