信息化背景下公证档案管理创新的路径探索

文·邵莹莹

公证制度是世界各国通行的一项重要法律制度。公证具有法定证明力，可以预防矛盾纠纷，能够有效保障当事人合法权益，在服务党和国家工作大局，服务供给侧结构性改革、服务防控金融风险、推进产权保护法治化、完善多元化纠纷解决机制等方面发挥了重要作用。随着公证目标群体的激增、市场需求量的持续提高以及行业内部竞争的升级，加之信息化传播、网络化分享的流行与普及，公证档案行业也需要全面审视信息化背景下引发的产业变革，合理转变发展思维、稳步进行技术更新，建立起对潜在安全风险的防控机制，提高服务质量和公信力，探索出公证档案服务发展新路径。由此才能充分利用信息化所带来的变革契机，实现公证档案管理的创新发展，从而助力做精做优公证，让社会更好地知道公证、认可公证、信任公证、运用公证。

一、信息化背景下创新公证档案管理的必要性

（一）公证服务的需求量持续增大，创新管理机制才能赢得市场主动权、扩大竞争优势

2016年我国公证机构办证总量达到了1403.7万件，较2015年增加了172.4万件，同比增幅为15.9%，已经连续3年保持了15%以上的较高增幅。而随着社会对于公证服务需求量的不断增加，公证档案行业自身长期存在的体制不顺、业务渠道单一、整体质量参差不齐等弊病开始迅速显现，在很大程度上干扰了行业的有序、高效运转。因此，基于重新确立发展主动权、提高自身竞争优势的考量，公证档案行业必须正视信息化发展这一时代潮流，合理引入以信息化为主导的发展理念与模式，进一步提升公证档案的社会认知度与影响力，充分增强公众信任度，为整个行业的长效化发展奠定坚实的受众基础。

（二）公证档案机构面临多重考验，必须借助管理创新进行运营优化、拓展生存空间

信息化在引发媒介传播革命的同时，也极大影响了民众对于社会生态的固有认知，使得寻求效益的短期最大化成为当前主流的社会意识之一。在这一背景之下，公证档案行业自身的公正性、法定证明效力以及矛盾预防与纠错的功能，也开始由于自身定位的局限性，长期以来不为民众所了解以及行业内部改革遇阻等因素，遭受到了一定程度上的舆论批评，影响了整个行业的良好形象。所以，公证档案行业必须顺应信息化这一发展潮流，科学进行发展理念的调整、管理机制的改革，并加强大众化宣传，引导民众正确、全面地了解与传播公证档案文化，使得社会和民众认可、接纳公证制度，由此也能推动行业去寻求更为广阔的发展空间。

（三）公证档案行业谋求长效发展，需紧跟信息发展潮流、创新现有的服务管理机制

以互联网、移动互联网、数字化多媒体为技术支撑点和运作主平台，驱动民众进行资源分享、互助合作，是信息化发展有别于传统发展范式的突出特性。而由于受限于行业属性、社会功能，公证档案行业并未及时意识到信息化发展对于自身的影响，在发展理念革新、制度改革跟进上，已经显得相对滞后，令整个行业的综合效益呈现出了明显的锐减趋势。从推动行业可持续发展的立足点出发，公证档案行业必须全面审视信息化时代的新格局、新趋势，及时转变原有的发展观念，合理引入基于信息化运营的档案分类与密级划分等的管理模式，完善现有的配套服务机制，驱动整个行业实现创新式、多元化发展。

二、信息化背景下阻碍公证档案管理创新的难题

（一）电子信息化传播成为主流，公证档案应进一步加强资料的归档、使用

电子文件形式逐渐取代传统纸质存储样式，是信息化对于原有的档案信息传播形态的显著革命。近年来，公证档案行业也加快了全面实现电子化存档、联网化传输的升级速度。然而由于各地经济发展水平不一、财政支持政策差异化明显，因此在档案资料的归档与使用上，并未完全形成规范、高效的电子信息化管理，松散的非联网作业模式仍旧占有一定的比例。这种效率较低、错误率较高的作业方式，容易令公证档案管理显得混乱、无序，当然无法提供便捷、高效的归档与使用服务。

（二）网络化分享方式快速流行，公证档案需考虑对潜在安全风险的充分防控

分享精神是互联网文化的核心内涵之一，同时也是信息化发展的重要理念。借助互联网、移动互联网，民众可以突破时间与空间的限制，随时下载、存储以及传播各类信息资源，其中就包含各类公证档案。而随着分享方式的流行开来，以档案资源分享为主题的网络社区开始集中涌现，其在降低民众获取档案资源难度的同时，也由于缺乏约束、管理，而让各类网络盗窃、诈骗、入侵等有机可乘。当前公证档案管理的联网作业已经成为常态，分享方式的大行其道、良莠不齐，则让行业面临着数据被非法监测、违法盗取以及恶意篡改等一系列潜在的安全风险。

（三）信息共享利用深入人心，公证档案要科学处理公益性与盈利性的交互关系

以信息资源的共享为纽带去聚合各方优势，充分降低投入成本、完成收益的最大化获取，是信息化发展模式一贯强调的重要诉求。在信息化浪潮的推动之下，公证档案行业也开始寻求跨行业合作来释放自身潜力。而作为重要的社会事业机构，如果过于倾向公益性，则会导致公证档案行业缺乏基本的收入保障。同样，一味注重盈利性，又与公证档案行业的社会定位、责任背道而驰。因此，公证档案行业必须既要考虑如何维持机构的正常运转、履行自身促进社会公正的基本职责，又要充分扩大市场、提高综合收益，才能维持整个行业的长效化发展。

三、信息化背景下推进公证档案管理创新的对策

（一）构建动态信息评估机制，拓宽公证业务与服务渠道

应当充分利用信息化在数据监测、传输、处理上的突出优势，逐步建立规范、高效的公证档案信息评估制度，实时捕捉市场需求变化、同步调整管理策略。在此基础之上，合理地将业务、服务扩展到金融、知识产权保护、司法辅助等领域上来，加强资产收购、并购、重组等交易公证档案的储备，加快对知识产权流转、权利救济等的公证档案整理与归类，同时也要强化在第三方司法援助上的公证档案存档、校对，稳步推进形成业务丰富、服务配套的发展新形态。

（二）推动档案管理的信息联动，增强部门间的协同合作

要借助信息化技术和平台对现有的公证档案管理制度进行优化与升级，推广智能、便捷、互助的管理模式，充分提高公证档案在登记、归档、借阅、查询等各个环节上的操作效率。公证档案管理机构的各个部门利用信息化管理网络，也可以更为科学地进行工作量的规划、分配，依托信息化机制进行实时交流、纠错沟通以及反馈处理，进一步提高在信息存档、传输以及分级上的容错率，增强各部门之间的联合协作能力，提升公证档案管理的实效性。

（三）优化信息化作业培训，打造分享、互助的公证队伍

需明确在行业内部普及信息化培训、实训的发展导向，通过组建专业性、长期性的学习与考核机制，组织公证档案管理人员深入了解、灵活使用各类信息化作业工具，辅助其进行公证档案的审核、制证、发证、归档、查阅、监督等，有效降低审查、核实的错误率。通过公开的在线测试、联网考核以及投票评比，配合公证员执业准入、奖惩激励以及退出制度的落实与完善，着力培养出职业素养优异、专业技能过硬以及综合能力突出的公证队伍，严管公证质量，努力开创公证档案工作新局面。

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[1]朱玉笙.基于信息化建设的公证档案管理问题[J].卷宗，2017（31）：22-23.

[2]李文航.公证档案信息化建设存在的问题与对策[J].黑龙江档案，2014（05）：41-43.

[3]杨晓斌. 浅析我国档案数字化建设的落实及发展[J].黑龙江科技信息，2015（29）：277.