浅谈医院科研档案的开发与利用

文·贾玉秀

医院科研档案是医院档案的重要组成部分，是医学科研人员在医学科学研究、学术活动中形成的具有保存价值的文字、数据、图表、声像等载体形式的文件材料[1]，是医学科技储备的重要形式，对保持医学科学的先进性、创新性，促进医院学科建设及发展具有举足轻重的作用。

一、医院科研档案概述

医院科研档案主要包括科研综合档案、科研项目档案、科研成果档案、学科及平台建设档案。科研综合档案包括上级科研机构及医院正式发布的关于项目立项、成果奖励、实验室及重点学科成立的红头文件及在科研管理活动中形成的文件材料；科研项目档案包括项目申报书、合同（任务）书、结题（验收）报告、报奖材料、奖励证书等与科研项目有关的各种材料；科研成果档案包括科研论文、著作、奖励等各种成果资料；学科及平台建设档案包括重点学科、实验室及科研平台申报书、考核材料。由于医学研究的特殊性，医院科研档案具有专业性强、形成周期长、学科交叉明显、载体形式多元化等特点。

二、医院科研档案开发利用问题分析

（一）医院科研档案管理机制不健全

《档案法》是规范我国档案工作、制定一切档案规章制度的基本依据，但随着全国档案管理工作的规范化、细致化，《档案法》需要进一步完善补充才能满足社会进步的需要，国家对于医学科研档案管理方面的法律条文更是有所缺失。与此同时，医院对于科研档案的归档内容、归档时间、管理人员资质要求等尚未形成健全的行之有效的管理体制和激励制度，档案管理人员缺乏主动性和责任感，不能很好地指导和协助医院科研人员做好科研文件的积累、整理和归档工作，使科研档案无法达到完整化、系统化，影响了科研档案的开发利用。

（二）医院科研档案建设资源匮乏

在科研档案建设过程中，需要一定的场地、物力、人力，包括软硬件设备，比如电脑、硬盘、档案管理系统等，以及科研管理和档案管理人员，并且要定期对硬软件进行维护，人员知识进行更新，因此就需要资金的不断投入。而医院年度预算重点往往放在医疗人才培养、医疗设备投入、医院环境建设上，科研档案的建设和管理容易被忽视。

（三）医院科研档案开发利用力度不够

医院对科研档案的开发利用意识相对薄弱。比起科研档案管理，多数医院更注重科研立项率、科研经费资助率及科研论文发表数量等[2]，而对于科研归档工作没有给予足够重视；临床人员在进行科学研究过程中，对数据资料收集不及时，或为方便使用自行留存，使原始档案资料不完整，科研档案质量问题及归档的不规范，影响了档案的开发利用[3]；档案的借阅使用多保留传统的管理和查阅模式，电子检索渠道尚未开通，科研档案也就无法被充分的开发利用。

三、医院科研档案开发利用对策研究

（一）重视科研档案管理工作，完善科研档案制度建设

医院层面应树立科研档案管理意识，院领导应加强对档案管理工作的重视程度，并将档案工作主体定位到临床科研人员，取得临床人员的支持和配合，使临床科研的档案收集工作变被动为主动。完善科研档案管理制度，明确科研档案归档范围、归档时间、开发利用价值、档案管理人员资质等，保证科研档案的完整性、系统性、规范性。在完善科研档案管理制度的同时，还要进一步完善保密制度，保证科研档案的安全利用，避免学术不端行为的发生[4]。

（二）加大医院科研档案建设投入，加强档案管理人员队伍建设

制定年度科研档案建设规划，做好投入预算，满足科研档案建设过程中场地建设、硬件、信息系统维护更新及人员培训的需要。档案管理人员应通过加强自身学习，掌握医学基础、科研管理、计算机应用等知识，医院可通过多种培训途径，提高专兼职科研档案管理人员的档案分类、组卷、归档、保密、开发利用等理论知识水平，以在科研档案开发利用过程中提供更便捷的服务。

（三）实现管理理念创新，提高医院科研档案管理水平

创新是各项事业保持竞争优势的保障，也是科学研究工作的灵魂[5]。在科研档案管理工作中，应进一步解放思想，更新管理理念，树立科研档案开发与利用的创新意识，充分发挥档案作用，实现档案价值。医院应加强科研档案开发利用的宣传力度，让临床人员认识和了解科研档案的利用价值； 利用档案信息系统做好科研档案信息资源的开发、编研工作，为科技人员开展医学研究提供科研信息资料。科研档案的归纳分析，可为医院在科研管理工作中提供决策依据，在制定科研投入、医院资源配备时做出合理与正确的决断。

（四）丰富科研档案服务内容，转变开发利用模式

随着信息技术的利用，归档内容日渐丰富和细化，比如一卷科研项目档案包括课题立项时间、项目负责人、项目编号、名称、项目下达单位、级别、起止时间、资助经费、中期考核材料、结题时间、完成水平。结构化和非结构化电子数据的储存技术逐步成熟，可收集医学各个领域知识和案例。同时，在医学科学研究过程中，注重原始数据、图片、模型的收集积累，并把与医院科研活动相关的所有资料纳入归档范畴，使医院科研档案有了更大的利用价值。档案中涉及的临床诊断方法、治疗方法等档案也是开发利用的重点内容。另外，将结合医疗案例的各种课题、管理方式、业务知识等进行综合整理，可为医院的发展历史记下浓重的一笔。一些科研成果、专利及新技术等科技信息可对科研决策、医疗诊断起到积极的指导作用。比如，可将医学科研档案中的资料汇集分析后，完成研究论文、申报发明专利或实用新型专利等研究成果，进而向临床推广应用，实现科研档案的成果转化，发挥科研档案价值。在信息共享的时代，在保证档案安全的前提下，应借助创新性网络或管理系统实现科研档案的远程利用、信息检索与共享，将医学科研档案信息从静态转变为动态，是科研档案开发利用的重要研究方向。

医院科研档案，不仅是科研成果的鉴定凭证，还是进行科研服务、申请专利的基础材料，在临床医学研究中具有重要利用价值。充分开发利用档案资源，发挥科研档案在医院医疗、教学、科研活动中的指导作用，对于提高临床诊疗水平，提升医院整体素质，促进医院的可持续发展具有重要意义。

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[1]徐水珠，姚登福，倪启超，等.医院科研档案管理[J].解放军医院管理杂志，2008，15（4）:345.

[2]陈洋华.医院科研档案管理的现状及对策分析[J].临床合理用药杂志，2010，3（15）:127-128.

[3]虞爱丽.新时期医学科研档案的特点及管理创新[J].中华医学科研管理杂志，2011，24（1）:58-60.

[4]郑富豪. 浅析临床医学科研档案保密与利用[J]. 办公室业务，2015，（11）:26-34.

[5]李钰铭，蒋歆昶.综合性医院科研档案管理工作现状及应对策略[J].医学信息. ，2014，（17）:13-13，14.